Waarom een contentkalender in Sheets
Een contentkalender in Google Sheets heeft drie voordelen boven een aparte tool: iedereen in je team heeft al toegang, je maakt precies de kolommen aan die jij nodig hebt en de data exporteer je eenvoudig naar rapportages in Looker Studio.
Voor teams die net beginnen met gestructureerde contentplanning is Sheets de perfecte laagdrempelige start. Later kun je altijd overstappen naar een specialistische tool en je Sheets-data exporteren als CSV.
Begin klein en houd het bij
Een eenvoudige kalender die je team echt bijhoudt is beter dan een uitgebreid systeem dat na twee weken verlaten wordt. Voeg pas kolommen toe als je ze daadwerkelijk nodig hebt.
De structuur van je contentkalender
Een effectieve contentkalender heeft deze kolommen:
| Kolom | Type | Doel |
|---|---|---|
publicatiedatum |
Datum | Wanneer gaat het live |
kanaal |
Dropdown | Blog, LinkedIn, Instagram, E-mail, YouTube |
format |
Dropdown | Artikel, Video, Infographic, Podcast, Carrousel |
onderwerp |
Tekst | De kernboodschap of titel |
trefwoorden |
Tekst | SEO-zoekwoorden |
auteur |
Dropdown | Teamlid verantwoordelijk voor creatie |
editor |
Dropdown | Wie reviewt |
status |
Dropdown | Idee, In productie, Review, Goedgekeurd, Gepubliceerd |
live_url |
URL | Link naar gepubliceerde content |
campagne |
Tekst | Bijbehorende marketingcampagne |
notities |
Tekst | Aanvullende context |
Contentkalender aanmaken
- Maak een nieuw Google Sheets-bestand en noem het Contentkalender [jaar].
- Voeg de bovenstaande kolommen toe in rij 1.
- Bevries de eerste rij via Beeld > Rijen blokkeren > 1 rij blokkeren.
- Maak dropdowns voor
kanaal,format,auteurenstatusvia Invoegen > Vervolgkeuzemenu (of via Gegevens > Gegevensvalidatie). - Pas voorwaardelijke opmaak toe op de kolom
status: groen voor Gepubliceerd, geel voor Review, lichtblauw voor In productie.
Voorwaardelijke opmaak voor overzicht
Stel kleurcodering in op de statuskolom zodat je team in een oogopslag ziet wat urgent is:
- Selecteer de gehele statuskolom.
- Ga naar Opmaak > Voorwaardelijke opmaak.
- Voeg regels toe op basis van Tekst is exact:
Gepubliceerdmet achtergrond lichtgroenReviewmet achtergrond geelIn productiemet achtergrond lichtblauwIdeemet achtergrond wit
Voeg een extra regel toe voor verlate content. Kies Aangepaste formule en gebruik =AND($A2<TODAY();$H2<>"Gepubliceerd") over de gehele rij met een rode achtergrond. Pas de kolomletters aan: hier staat A voor publicatiedatum en H voor status.
Let op je formuleseparator
In de Nederlandse Sheets-interface scheid je argumenten met een puntkomma (;), niet met een komma. Plak je een formule met komma's, vervang die dan voor je hem opslaat.
Filterweergaven per teamlid
Gebruik Filterweergaven zodat elk teamlid zijn eigen weergave heeft zonder de gedeelde weergave te verstoren:
- Ga naar Gegevens > Filterweergaven > Nieuwe filterweergave maken.
- Filter de kolom
auteurop jouw naam. - Sla de weergave op als Mijn content.
- Elk teamlid maakt zo zijn eigen filterweergave.
Op die manier ziet de redacteur alleen zijn reviewtaken, de socialmediabeheerder alleen de social content en de SEO-specialist alleen de blogteksten. Filterweergaven veranderen niets aan wat collega's zien.
Contentkalender als teamplanning
Voeg een tweede tabblad Capaciteit toe om te plannen wie wanneer beschikbaar is.
Gebruik daar de kolommen teamlid, week, beschikbare_uren, geplande_uren en vrije_uren. Met een COUNTIFS-formule tel je automatisch hoeveel stuks content elk teamlid per week heeft:
=COUNTIFS(Kalender!F:F;A2;Kalender!A:A;">="&B2;Kalender!A:A;"<"&B2+7;Kalender!H:H;"<>Gepubliceerd")
Hierin verwijst kolom F naar auteur en kolom A naar publicatiedatum op het tabblad Kalender. Trek geplande_uren af van beschikbare_uren om de vrije capaciteit per week te zien.
Integratie met Looker Studio
Verbind de contentkalender met Looker Studio voor managementrapportages. Handige overzichten zijn onder andere:
- Hoeveel content per kanaal is gepubliceerd per maand
- Content per auteur over de tijd
- Gemiddelde doorlooptijd van idee naar publicatie
Zorg dat je datumkolom een echt datumtype heeft, anders herkent Looker Studio hem niet als tijdsdimensie. Zie het artikel over marketing-analytics in Looker Studio voor de precieze instructies.
Hoe voorkom ik dat teamleden elkaars invoer overschrijven?
Gebruik bladbeveiliging om bepaalde kolommen, zoals publicatiedatum en campagne, alleen bewerkbaar te maken voor de contentmanager. Teamleden kunnen dan wel hun eigen statusupdates doen, maar de planning niet wijzigen. Je vindt dit onder Gegevens en daarna Bladen en bereiken beveiligen.
Kan ik de kalender als visuele kalenderweergave bekijken?
Niet standaard in Sheets. Je kunt Google Agenda als visuele laag gebruiken: exporteer de publicatiedatums naar Agenda via Apps Script en bekijk ze daar in een maandweergave.
Hoe koppel ik de kalender aan Google Docs-artikeldocumenten?
Voeg een kolom docs_link toe en plak daarin de Docs-URL van elk artikel. Zo navigeer je met een klik van de kalenderregel naar het bijbehorende document.
Kan de contentkalender automatisch gevuld worden vanuit een Forms-inzending?
Ja. Koppel een Google Formulier voor content-ideeen aan het tabblad Kalender. Elke inzending voegt automatisch een nieuwe rij toe die je vervolgens inplant.
Werkt deze kalender ook voor een groot team?
Tot enkele tientallen rijen per maand werkt Sheets prima. Wordt het drukker of werk je met veel goedkeuringsstappen, overweeg dan een specialistische tool en exporteer je Sheets-data als startpunt.