Gedeelde notities in Google Keep
Google Keep ondersteunt het delen van notities met andere Google-gebruikers. Gedeelde notities synchroniseren bij alle deelnemers, waardoor Keep prima dienst doet als lichtgewicht gedeelde takenlijst of brainstordocument. Voor korte, snel wijzigende lijsten is dat vaak handiger dan een volledig Google Doc.
Notitie delen
Open de notitie die je wilt delen. Klik op het personicoon (Medewerker toevoegen) in de werkbalk onderaan de notitie. Voer het e-mailadres van de medewerker in en klik op Opslaan.
De medewerker ontvangt een e-mailmelding met een link naar de notitie. Na het openen verschijnt de notitie automatisch in zijn of haar Keep.
Een notitie delen in vier stappen
- Open de notitie en klik op het personicoon (Medewerker toevoegen).
- Typ een e-mailadres of de naam van een Google Groep.
- Herhaal dit voor extra deelnemers.
- Klik op Opslaan om het delen te bevestigen.
Delen met een Google Groep
Naast losse personen kun je een notitie delen met een Google Groep. Voer in het deelvenster het groeps-e-mailadres in. Iedereen die lid is van de groep krijgt dan bewerkrechten op de notitie. Dat is handig voor een vast team of een huishouden, omdat je nieuwe leden niet per notitie hoeft toe te voegen.
Gezamenlijk bewerken
Alle deelnemers kunnen de notitie bewerken en wijzigingen synchroniseren nagenoeg realtime. Keep laat niet zien welke specifieke persoon een wijziging heeft gemaakt, en er is geen versiegeschiedenis zoals in Google Docs.
Geen alleen-lezen delen
Je kunt alleen delen met gebruikers die een Google-account hebben. Er is geen optie voor alleen-lezen toegang: elke medewerker kan de notitie bewerken. Wil je iets alleen laten lezen, exporteer de notitie dan naar Google Docs en deel dat Doc met kijkrechten.
Kies het juiste hulpmiddel
Gebruik gedeelde Keep-notities voor korte gezamenlijke lijsten zoals boodschappen of vergaderpunten. Heb je versiebeheer, opmaak of opmerkingen nodig, dan is Google Docs de betere keuze.
Gedeelde notitie herkennen
In je Keep-overzicht herken je een gedeelde notitie aan het avatar-icoon van de andere deelnemers onderaan de notitiekaart. Zo zie je in een oogopslag welke notities je met anderen deelt.
Medewerker verwijderen
Open de notitie en klik op het personicoon. Klik op de X naast de naam van de medewerker om die persoon te verwijderen. De notitie verdwijnt dan uit zijn of haar Keep. Inhoud die de medewerker eerder heeft toegevoegd, blijft wel in de notitie staan.
Zelf een notitie verlaten
Wil je een notitie verlaten die met jou is gedeeld, klik dan op het personicoon, klik op je eigen naam en vervolgens op de X. De notitie verdwijnt uit jouw overzicht maar blijft bestaan bij de eigenaar en de overige deelnemers.
Labels en herinneringen bij gedeelde notities
Labels en herinneringen zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. Elke deelnemer kan zijn eigen labels en herinneringen aan de gedeelde notitie koppelen, onafhankelijk van de anderen.
Let op de deellimiet
Google hanteert een limiet op massaal delen: je kunt binnen 24 uur een beperkt aantal notities aan medewerkers toevoegen (rond de 250). Bereik je die grens, dan verschijnt de melding dat delen tijdelijk niet beschikbaar is. Voor normaal gebruik loop je hier vrijwel nooit tegenaan.
Hoeveel mensen kan ik toevoegen aan een gedeelde notitie?
Er is geen gepubliceerde harde limiet voor het aantal medewerkers per notitie. Wel geldt een dagelijkse limiet op het aantal notities dat je in 24 uur kunt delen (rond de 250).
Kan ik delen met een hele groep tegelijk?
Ja. Voer in het deelvenster het e-mailadres van een Google Groep in. Alle leden van die groep krijgen dan bewerkrechten op de notitie.
Kan ik een gedeelde notitie naar een Drive-map verplaatsen?
Nee, Keep-notities staan niet in Drive-mappen. Je kunt een notitie wel exporteren naar Google Docs en het resulterende bestand in een Drive-map plaatsen.
Ontvangen medewerkers een melding bij elke wijziging?
Nee, Keep verstuurt geen automatische melding bij elke wijziging. Deelnemers zien aanpassingen zodra ze de notitie openen.
Kan een medewerker de notitie voor iedereen verwijderen?
Nee, alleen de eigenaar kan de notitie definitief verwijderen. Een medewerker kan de notitie wel bewerken en zichzelf eruit verwijderen.
Wat gebeurt er als de eigenaar zijn account verwijdert?
Zodra de eigenaar zijn Google-account verwijdert, verdwijnt de gedeelde notitie voor alle deelnemers.