Met Google Groups bundel je gebruikers onder één e-mailadres. Stuur je een bericht naar dat adres, dan ontvangen alle leden het. Daarnaast gebruik je groepen om in één handeling toegang te verlenen tot gedeelde Drive-mappen, agenda's en andere bronnen. Voor beheerders is een groep daarmee een handig middel om verspreid beheer te voorkomen.
Groepen versus organisatie-eenheden
Een veelvoorkomend misverstand is dat groepen en organisatie-eenheden hetzelfde doen. Dat is niet zo:
- Een organisatie-eenheid bepaalt welke instellingen en beleidsregels voor een gebruiker gelden, en een gebruiker zit in precies één OU.
- Een groep dient vooral voor communicatie en toegang, en een gebruiker kan lid zijn van meerdere groepen tegelijk.
Meer over de structuur van instellingen lees je in Organisatie-eenheden instellen in Google Workspace.
Een groep aanmaken in de Admin-console
Groepen beheer je in de Google Admin-console onder Directory > Groepen. Om hier groepen te beheren heb je het beheerdersrecht voor Groepen nodig.
Zo maak je een nieuwe groep aan
- Open Directory > Groepen en klik bovenaan op Groep maken.
- Geef de groep een naam en een e-mailadres, bijvoorbeeld
marketing@jouwdomein.nl. Voeg eventueel een omschrijving toe en klik op Volgende. - Kies een toegangstype: Openbaar, Team, Alleen aankondigingen of Beperkt. Elk type stelt vooraf in wie berichten mag sturen en wie de leden en gesprekken mag bekijken.
- Pas eventueel losse rechten aan door cellen in de tabel aan of uit te zetten. Het toegangstype wordt dan Aangepast.
- Klik op Groep maken om te bevestigen.
Kies een herkenbaar, blijvend e-mailadres. Het adres is meteen het verzendadres van de groep, dus iets als support@ of team-verkoop@ werkt prettiger dan een cryptische afkorting.
Functienamen boven persoonsnamen
Gebruik functienamen in plaats van persoonsnamen voor groepadressen. Een adres als facturatie@ blijft bruikbaar, ook als de medewerker achter die taak verandert.
Leden toevoegen en rollen toewijzen
Na het aanmaken voeg je leden toe. Leden kunnen verschillende rollen hebben binnen een groep:
- Eigenaar beheert de groep, inclusief leden en instellingen.
- Manager kan doorgaans leden en de meeste instellingen beheren.
- Lid ontvangt berichten en neemt deel, zonder beheerrechten.
Je kunt zowel losse gebruikers als andere groepen als lid toevoegen. Een groep binnen een groep (nesting) is handig voor grotere structuren, maar houd het overzichtelijk: te veel geneste groepen maken het lastig na te gaan wie wat ontvangt.
Toegang en deelname-instellingen
Per groep bepaal je wie wat mag. Denk aan instellingen zoals:
- Wie berichten naar de groep mag sturen (alleen leden, iedereen in de organisatie, of extern).
- Wie de ledenlijst en gesprekken mag bekijken.
- Wie zichzelf mag aanmelden of dat alleen een beheerder leden toevoegt.
Pas op met externe afzenders
Let goed op groepen die berichten van buiten de organisatie accepteren. Een te open groep kan ongewenste e-mail of spam binnenhalen. Beperk externe deelname tot groepen waar dat echt nodig is.
Een groep gebruiken voor gedeelde toegang
De kracht van groepen komt naar voren bij het delen van bronnen. Deel je een Drive-map of agenda met het e-mailadres van een groep, dan krijgen alle huidige en toekomstige leden automatisch dezelfde toegang. Voeg je later iemand toe aan de groep, dan heeft die persoon meteen toegang, zonder dat je elke bron opnieuw hoeft te delen.
Toegang via groepen voorkomt vergeten rechten
Verwijder je iemand uit de groep, dan vervalt ook de toegang die via die groep liep. Beheer toegang dus via groepen in plaats van per persoon, dan blijft het overzichtelijk en lekken er geen rechten weg.
Praktische tips voor beheer
- Documenteer kort waar elke groep voor dient, zodat collega-beheerders de opzet begrijpen.
- Controleer periodiek de ledenlijsten van groepen met ruime toegangsrechten.
- Ruim ongebruikte groepen op, maar controleer eerst of er nog gedeelde bronnen aan hangen.
- Gebruik consistente naamgeving, zodat groepen makkelijk vindbaar blijven in de Admin-console.
Met groepen voor communicatie en toegang en organisatie-eenheden voor beleid scheid je beide verantwoordelijkheden netjes. Dat houdt je beheer van Google Workspace logisch en schaalbaar.
Wat is het verschil tussen een groep en een organisatie-eenheid?
Een organisatie-eenheid bepaalt welke instellingen en beleidsregels voor een gebruiker gelden, en elke gebruiker zit in precies één OU. Een groep dient voor communicatie en toegang, en een gebruiker kan tegelijk lid zijn van meerdere groepen.
Kan een gebruiker lid zijn van meerdere groepen?
Ja. In tegenstelling tot organisatie-eenheden kun je een gebruiker aan zoveel groepen toevoegen als nodig is. Dat maakt groepen geschikt om per project, team of mailinglijst toegang en communicatie te regelen.
Welke toegangstypen kan ik bij het aanmaken kiezen?
Bij het maken van een groep kies je uit Openbaar, Team, Alleen aankondigingen of Beperkt. Elk type stelt vooraf in wie berichten mag sturen en wie de leden en gesprekken kan zien. Wijzig je een los recht, dan wordt het type Aangepast.
Wat gebeurt er met de toegang als ik iemand uit een groep verwijder?
De toegang die via die groep liep, vervalt automatisch. Bestanden, mappen en agenda's die je met het groepsadres deelde, zijn voor die persoon niet meer bereikbaar zodra het lidmaatschap stopt.
Kan ik een groep binnen een groep zetten?
Ja, dat heet nesting. Een geneste groep is handig voor grotere structuren, maar houd het beperkt. Te veel lagen maken het lastig te overzien wie welke berichten en toegang ontvangt.
Welke rechten heb ik nodig om groepen te beheren?
Je hebt het beheerdersrecht voor Groepen nodig, of een rol die dat recht bevat. Daarmee kun je in de Admin-console onder Directory > Groepen groepen maken, leden toevoegen en instellingen aanpassen.