Organizational units (OU's) zijn de ruggengraat van beleidsbeheer in Google Workspace. Met een OU bepaal je welke services een groep gebruikers krijgt en welke instellingen voor hen gelden. Iedere Workspace-omgeving begint met een hoofd-OU op het niveau van je domein, en daaronder bouw je een boomstructuur op die past bij je organisatie.
Wanneer gebruik je OU's
Je gebruikt OU's om instellingen te differentiëren tussen groepen gebruikers. Denk aan een aparte OU voor stagiairs die geen externe e-mail mogen sturen, of een OU voor de directie waar extra beveiliging geldt. Alles wat je in de Admin Console per OU kunt instellen leent zich hiervoor: Gmail-routing, Drive-deelinstellingen, app-toegang, beveiligingsbeleid en meer.
Een veelgemaakte denkfout is OU's gebruiken om e-mail te distribueren of toegang tot een Drive te regelen. Daarvoor gebruik je Google Groups, niet OU's. OU's gaan over beleid, Groups gaan over communicatie en gedeelde toegang.
Boomstructuur en overerving
Een OU erft standaard alle instellingen van zijn bovenliggende OU. Pas je een instelling aan op een onderliggende OU, dan overschrijf je de overgeërfde waarde alleen voor die tak. Houd je structuur daarom zo plat mogelijk; diepe nesting maakt het lastig te overzien welke instelling waar vandaan komt.
Een OU aanmaken
Het aanmaken zelf kost een halve minuut. De voorbereiding, namelijk bedenken welke structuur logisch is, kost meer tijd en is belangrijker.
OU aanmaken stap voor stap
- Open de Google Admin Console en ga naar Directory > Organisatie-eenheden.
- Beweeg met je muis over de bovenliggende OU en klik op Nieuwe organisatie-eenheid maken. Je kunt ook linksboven op Toevoegen klikken.
- Geef de OU een duidelijke naam, bijvoorbeeld de afdelingsnaam. Het teken
/mag niet in de naam. - Controleer onder Bovenliggende organisatie-eenheid of de juiste ouder is gekozen; pas dit zo nodig aan via Bewerken.
- Klik op Maken. De OU verschijnt direct in de boom.
Gebruikers verplaatsen naar een OU
Een nieuwe OU is leeg tot je er gebruikers in plaatst. Ga naar Directory > Gebruikers, open de OU waar de gebruikers nu in zitten en vink één of meer gebruikers aan. Klik daarna op Meer > Organisatie-eenheid wijzigen, selecteer de doel-OU en klik op Doorgaan. Bevestig met Wijzigen. Het kan tot 24 uur duren voordat gewijzigde instellingen volledig zijn doorgevoerd, al gaat het meestal binnen enkele minuten.
Veel gebruikers tegelijk verplaatsen
Voor grote aantallen gebruik je de optie Gebruikers in bulk bijwerken boven aan de Gebruikers-pagina. Download de lijst met gebruikers als CSV, vul in de kolom voor het OU-pad het pad in (bijvoorbeeld /Sales, beginnend met een schuine streep), en upload het bestand. Handig bij een reorganisatie waarbij tientallen mensen tegelijk van OU wisselen. De voortgang zie je terug in je Taken-lijst.
Beleid toepassen per OU
Zodra je structuur staat, navigeer je naar de instelling die je wilt regelen, bijvoorbeeld Apps > Google Workspace > Gmail. Boven in beeld selecteer je de OU waarvoor de instelling moet gelden. Wijzig je iets op een onderliggende OU, dan zie je een markering dat de waarde afwijkt van de ouder. Met Overnemen zet je de instelling terug naar de geërfde waarde.
Leeg een OU voor je hem verwijdert
Je kunt een OU pas verwijderen als hij leeg is. Google vraagt je eerst alle gebruikers, onderliggende OU's, apparaten, gedeelde Drives en agendabronnen weg te halen. Verplaats de gebruikers dus eerst naar een andere OU (waarna ze de instellingen van die nieuwe OU krijgen) en verwijder de lege OU daarna via Meer > Verwijderen.
Praktische structuuradviezen
Houd je OU-structuur idealiter onder de vier niveaus diep. Spiegel niet blind je organogram; maak alleen een aparte OU als er ook echt verschillende instellingen nodig zijn. Een OU zonder afwijkend beleid voegt niets toe en maakt het beheer onnodig complex. Begin klein en voeg OU's toe wanneer een concrete beleidsbehoefte ontstaat.
Hoeveel OU's mag ik maximaal aanmaken?
Google ondersteunt een groot aantal OU's, ruim voldoende voor vrijwel elke organisatie. De praktische limiet ligt bij de beheersbaarheid, niet bij het systeem. Houd de structuur overzichtelijk.
Erven onderliggende OU's automatisch alle instellingen?
Ja. Een onderliggende OU neemt standaard alle instellingen van zijn ouder over. Pas je iets aan op de onderliggende OU, dan geldt die afwijking alleen voor die tak.
Kan een gebruiker in meerdere OU's tegelijk zitten?
Nee. Een gebruiker hoort altijd bij precies één OU. Wil je overlappende toegang regelen, gebruik dan Google Groups naast je OU-structuur.
Wat gebeurt er met instellingen als ik een gebruiker verplaats?
De gebruiker krijgt de instellingen van de nieuwe OU. Afwijkingen die op het niveau van de oude OU golden vervallen, tenzij dezelfde afwijking ook op de nieuwe OU is ingesteld.
Kan ik een OU verwijderen waar nog gebruikers in zitten?
Nee. Een OU moet leeg zijn voor je hem kunt verwijderen. Haal eerst alle gebruikers, onderliggende OU's, apparaten en gedeelde bronnen weg, en verwijder daarna de lege OU.