Wanneer bulk importeren gebruiken
Als je meer dan vijf gebruikers tegelijk wilt toevoegen, is de bulk-CSV-functie de meest efficiënte methode. Dit is typisch handig bij:
- Onboarding van een nieuwe afdeling of vestiging.
- Migratie vanuit een andere e-mailprovider.
- Aanmaken van testaccounts voor een pilot.
Voor grotere organisaties of terugkerende, geautomatiseerde imports is de Admin SDK Directory API of Google Workspace Migrate een betere keuze. Per bestand kun je tot 150.000 records verwerken (200 als je tegelijk licenties toewijst via de kolom New Licenses), met een maximale bestandsgrootte van 35 MB.
CSV-bestand downloaden
In tegenstelling tot een leeg sjabloon downloadt Workspace een CSV met de huidige gebruikersgegevens. Je vult onderaan simpelweg de nieuwe gebruikers aan, of past bestaande rijen aan.
Het CSV-bestand ophalen
- Ga naar admin.google.com.
- Klik in het menu op Directory en daarna Gebruikers.
- Klik bovenaan de gebruikerslijst op Gebruikers bulk bijwerken.
- Klik op Gebruikersgegevens downloaden in CSV-bestand.
- Open het bestand in Google Sheets of Excel om het te bewerken.
Het bestand bevat alle beschikbare kolommen. De meest gebruikte zijn:
| Kolom | Verplicht | Beschrijving |
|---|---|---|
| First Name | Ja | Voornaam |
| Last Name | Ja | Achternaam |
| Email Address | Ja | Primair e-mailadres |
| Password | Ja | Tijdelijk wachtwoord (minimaal 8 tekens) |
| Org Unit Path | Ja | OU-pad, bijvoorbeeld /Verkoop. Gebruik / voor de hoofd-OU |
| Change Password at Next Sign-In | Nee | TRUE of FALSE |
CSV correct invullen
Gebruik een spreadsheetapplicatie zoals Google Sheets of Excel en bewaar het bestand als UTF-8 CSV. Enkele aandachtspunten:
- E-mailadressen moeten uniek zijn en eindigen op een geverifieerd domein van je organisatie.
- Wachtwoorden moeten minimaal 8 tekens zijn.
- Het OU-pad begint altijd met een slash, bijvoorbeeld
/Afdeling/Subteam. Voor de hoofd-OU gebruik je enkel/. - Verander de kolomkoppen niet en verwijder geen verplichte kolommen, anders mislukt de validatie.
- Laat optionele velden leeg in plaats van een lege string met aanhalingstekens.
Let op de bestandscodering
Excel slaat CSV-bestanden soms op met een onjuiste BOM of met Windows-regeleindes. Mislukt de import zonder duidelijke reden, open het bestand dan in een teksteditor en sla het opnieuw op als UTF-8 zonder BOM.
CSV uploaden en import starten
Zo upload je het bestand
- Ga terug naar Gebruikers bulk bijwerken.
- Klik op CSV-bestand selecteren en kies je ingevulde bestand.
- Klik op Uploaden.
- Workspace valideert het bestand. Fouten worden per rij getoond.
- Los eventuele fouten op en upload zo nodig opnieuw.
Importresultaten controleren
Workspace verwerkt de import op de achtergrond. Je volgt de status live via het taakvenster rechtsboven in de Admin Console, en na afloop ontvang je een e-mail op het beheerdersadres met het resultaat.
Het resultaatbestand toont per rij of de aanmaak gelukt is of welke fout optrad. Veelvoorkomende fouten:
- Duplicate email: het e-mailadres bestaat al.
- Invalid domain: het domein is niet geverifieerd in Workspace.
- Invalid org unit: het OU-pad bestaat niet.
- Password too short: het wachtwoord voldoet niet aan het beleid.
Houd er rekening mee dat het tot 24 uur kan duren voordat nieuwe gebruikers toegang hebben tot alle Google-services en in de Directory verschijnen.
Wachtwoorden en toegang na de import
Belangrijk: gebruikers die je via CSV aanmaakt, krijgen geen automatische welkomstmail met hun inloggegevens. Je moet de inloggegevens zelf veilig delen, bijvoorbeeld via een apart kanaal of een wachtwoordmanager.
Zet Change Password at Next Sign-In op TRUE, zodat gebruikers bij de eerste inlog meteen een eigen wachtwoord moeten kiezen. Dat is sterk aan te raden, want het tijdelijke wachtwoord uit je CSV is dan maar één keer bruikbaar.
Wachtwoorden liever niet in de CSV
Wil je geen wachtwoorden in het bestand bewaren, gebruik dan na de import de bulk-wachtwoordreset in de Admin Console, of beheer onboarding via de Admin SDK Directory API. Verwijder lokale kopieën van het CSV-bestand zodra de import klaar is.
Geavanceerde profielvelden meegeven
Via de CSV kun je ook extra profielvelden vullen, zoals:
- Telefoonnummers (Work Phone, Mobile Phone).
- Adres- en locatiegegevens (Work Building, Work Floor).
- Secundaire e-mailadressen.
Een profielfoto kun je niet via CSV instellen; daarvoor heb je de API nodig. Workspace herkent de velden automatisch op basis van de kolomkop, dus pas die niet aan.
Hoeveel gebruikers kan ik tegelijk importeren via CSV?
Het maximum is 150.000 records per bestand, met een bestandsgrootte tot 35 MB. Wijs je in dezelfde upload licenties toe via de kolom New Licenses, dan geldt een lager maximum van 200 gebruikers. Voor grotere aantallen splits je het bestand of gebruik je de Admin SDK Directory API.
Krijgen nieuwe gebruikers automatisch een welkomstmail?
Nee. Accounts die je via CSV aanmaakt, ontvangen geen automatische welkomstmail met inloggegevens. Je moet de gegevens zelf veilig delen met elke gebruiker.
Kan ik bestaande gebruikers ook bulk bijwerken?
Ja, dezelfde functie werkt voor updates. Gebruikers worden geïdentificeerd op e-mailadres. Velden die je leeg laat, blijven ongewijzigd.
Wat als de import halverwege stopt?
Workspace verwerkt rijen onafhankelijk. Rijen die voor het stoppen al verwerkt zijn, blijven aangemaakt. Haal die uit je CSV en upload de rest opnieuw.
Kan ik via CSV ook gebruikers verwijderen?
Nee, verwijderen via CSV kan niet. Gebruik daarvoor de Admin Console of de Admin SDK Directory API.
Waarom verschijnt een nieuwe gebruiker niet meteen?
Na een geslaagde import kan het tot 24 uur duren voordat een account in de Directory zichtbaar is en alle services beschikbaar zijn. Wacht dit af voordat je de import als mislukt beschouwt.