Vrijwilligers als bijzondere gebruikersgroep
Vrijwilligers zijn geen betaalde medewerkers, maar zodra ze via Workspace toegang krijgen tot organisatiedata gelden dezelfde beveiligingsregels. Tegelijk zijn vrijwilligers een flexibele groep: ze komen en gaan, hun beschikbaarheid varieert en ze werken vaak vanaf eigen apparaten.
Een doordachte inrichting zorgt ervoor dat vrijwilligers snel bij wat ze nodig hebben, terwijl de beveiliging op orde blijft.
Privacy hoort in de onboarding
Elke vrijwilliger die persoonsgegevens van anderen verwerkt, denk aan donateurslijsten of contacten van hulpbehoevenden, moet bewust omgaan met de AVG. Neem privacy-bewustzijn standaard op in het onboardingproces.
Accounts aanmaken voor vrijwilligers
Maak voor elke vrijwilliger een account aan via Admin Console, onder Directory en Gebruikers. Gebruik een naamconventie die consistent is met de rest van je organisatie, bijvoorbeeld voornaam.achternaam@jouwstichting.org.
Wijs vrijwilligers toe aan een aparte Organizational Unit (OU), bijvoorbeeld Vrijwilligers. Met een eigen OU kun je:
- Gericht beleid toepassen, bijvoorbeeld beperktere toegang tot Drive of het uitschakelen van bepaalde apps.
- Vrijwilligersaccounts in een keer terugvinden en beheren.
- Rapportages genereren per gebruikersgroep.
Geen native vervaldatum in Workspace
Workspace heeft geen ingebouwde knop om een account op een toekomstige datum automatisch uit te schakelen. Plan het offboarden zelf, bijvoorbeeld met een herinnering in Agenda of een Apps Script dat accounts na een einddatum opschort. Reken er niet op dat een account zichzelf op tijd sluit.
Onboarding-workflow
Maak een onboarding-document in Docs met in elk geval:
- Uitleg over de gebruikte tools en welke app waarvoor dient.
- Hoe je inlogt en Workspace opent.
- Privacyregels: wat je wel en niet mag doen met de data die je tegenkomt.
- Een contactpersoon voor technische vragen.
Deel dit document als link in de welkomstmail die je verstuurt bij het aanmaken van het account. Voor grotere groepen kun je de welkomstmail automatiseren met een Mail Merge in Gmail of een Apps Script; voor enkele vrijwilligers volstaat een handmatige mail.
Vrijwilligersaccount aanmaken en onboarden
- Ga in Admin Console naar Directory en Gebruikers en klik op Gebruiker toevoegen.
- Vul naam en e-mailadres in en wijs het account toe aan de OU
Vrijwilligers. - Stel een tijdelijk wachtwoord in en vink aan dat de vrijwilliger dit bij de eerste login moet wijzigen.
- Stuur een welkomstmail met de loginlink en een verwijzing naar het onboarding-document.
- Voeg de vrijwilliger toe aan de relevante Google Chat-ruimte en de gedeelde Drive.
- Noteer een einddatum in je eigen administratie of Agenda als de vrijwilliger voor een afgebakend project werkt.
Roosterplanning voor vrijwilligers
Maak een aparte Google Agenda aan voor vrijwilligersactiviteiten en deel die met alle vrijwilligers, zodat iedereen ziet wanneer er iets plaatsvindt.
Voor het inschrijven op diensten of activiteiten werkt een Google Form prettig. Vraag bijvoorbeeld:
- Welke activiteit wil je ondersteunen?
- Op welke datum of data ben je beschikbaar?
- Heb je specifieke vaardigheden of wensen?
De antwoorden komen binnen in een gekoppelde Sheet. Gebruik voorwaardelijke opmaak om in een oogopslag te zien waar nog plekken open staan.
Houd de inschrijving licht
Hoe korter je formulier, hoe meer vrijwilligers het invullen. Vraag alleen wat je echt nodig hebt voor de planning en stel verdiepende vragen pas tijdens een kennismaking.
Communicatie en coordinatie
Gebruik Google Chat voor snelle afstemming binnen vrijwilligersgroepen. Maak een ruimte per project of activiteit. Chat-ruimtes zijn handig voor:
- Aankondigingen van de coordinator.
- Vragen van vrijwilligers.
- Informele uitwisseling van praktische informatie.
Houd e-mail voor formele communicatie, zoals bevestigingen, documenten en officiele mededelingen.
Offboarden bij vertrek
Wanneer een vrijwilliger stopt, schort je het account op in plaats van het meteen te verwijderen. Alle toegang wordt geblokkeerd, maar mail, documenten en agenda blijven bewaard. Zo kun je de data rustig overdragen aan een collega voordat je het account definitief verwijdert.
Wat als een vrijwilliger zijn wachtwoord vergeet?
Als beheerder reset je het wachtwoord via Admin Console onder Directory en Gebruikers. Zoek de gebruiker op, kies Wachtwoord opnieuw instellen en laat de vrijwilliger het direct wijzigen.
Hoe deactiveer ik een vrijwilliger die stopt?
Zoek de gebruiker op in Admin Console en kies Gebruiker opschorten. Alle toegang wordt ingetrokken, maar het account en de data blijven bewaard zodat je ze kunt overdragen. Pas daarna verwijder je het account eventueel definitief.
Mogen vrijwilligers hun persoonlijke Gmail-account gebruiken voor organisatiewerk?
Dat is sterk af te raden. Organisatiedocumenten en communicatie horen in het organisatieaccount. Bij een persoonlijk account heeft de organisatie geen controle en geen toegang meer bij vertrek.
Is er een limiet aan het aantal vrijwilligersaccounts?
De gratis Google Workspace for Nonprofits-editie biedt ruimte voor maximaal 2.000 gebruikers en 100 TB gedeelde opslag. Controleer je actuele aantal en verbruik via Admin Console onder Facturering.
Kan ik een account automatisch laten verlopen op een einddatum?
Niet met een standaardinstelling. Plan het opschorten zelf in, bijvoorbeeld met een herinnering of een Apps Script dat accounts na de einddatum opschort. Vertrouw niet op een automatische vervaldatum.
Hoe geef ik vrijwilligers alleen toegang tot wat ze nodig hebben?
Plaats vrijwilligers in een aparte OU en pas daarop beleid toe, zoals beperkte Drive-toegang of het uitschakelen van apps die ze niet gebruiken. Deel mappen en agenda's gericht in plaats van breed.