Honderden leerlingaccounts handmatig aanmaken is geen pretje, en gelukkig hoeft het ook niet. De Google Admin console biedt verschillende manieren om accounts efficient aan te maken en te beheren, van een eenvoudige bulkimport tot een volledig automatische koppeling met je administratie. In dit artikel zet ik de aanpak op een rij.
De juiste structuur eerst
Voordat je ook maar een account aanmaakt, denk je na over je organisatie-eenheden. Leerlingen horen in een eigen eenheid, gescheiden van docenten en personeel. Zo geef je leerlingen een eigen, vaak strenger beleid, en voorkom je dat instellingen voor personeel per ongeluk ook op leerlingen van toepassing zijn.
Veel scholen splitsen leerlingen verder uit per leerjaar. Dat maakt het instellen van beleid eenvoudig: de onderbouw krijgt strakkere webfiltering dan de bovenbouw, zonder dat je per leerling iets hoeft aan te passen.
Structuur eerst, accounts daarna
Een doordachte organisatie-eenheidstructuur is de basis van al je beheer. Investeer hier tijd in voordat je accounts aanmaakt, want achteraf duizenden accounts verplaatsen is veel meer werk dan het in een keer goed neerzetten.
Drie manieren om accounts te maken
Er zijn grofweg drie manieren om leerlingaccounts aan te maken, elk passend bij een andere schaal. Welke je kiest, hangt af van hoeveel accounts je tegelijk maakt en of je je administratie de bron van waarheid wilt maken.
| Methode | Wanneer kiezen | Schaal |
|---|---|---|
| Handmatig aanmaken | Losse leerling die instroomt | 1 tot enkele |
| CSV-bulkimport | Begin van het jaar of een hele klas tegelijk | Tientallen tot honderden |
| Koppeling met administratie | Administratie als bron van waarheid, automatisch synchroniseren | Hele school |
Een handmatig account maak je rechtstreeks in de Admin console. Een hele klas of jaarlaag doe je in een keer met een CSV-bestand. Een echt geautomatiseerde school koppelt het leerlingadministratiesysteem, zodat nieuwe leerlingen automatisch een account krijgen en vertrekkende leerlingen automatisch worden afgesloten.
Een klas in bulk aanmaken via CSV
- Bepaal de organisatie-eenheid waarin de leerlingen komen.
- Ga in de Admin console naar Menu, dan Directory en Gebruikers.
- Klik op Gebruikers bulksgewijs bijwerken en download de lege CSV-sjabloon.
- Vul de verplichte kolommen in: e-mailadres, een beginwachtwoord van minstens 8 tekens en het pad naar de organisatie-eenheid.
- Klik weer op Gebruikers bulksgewijs bijwerken, voeg het CSV-bestand toe en upload het.
- Controleer de import en wijs eventueel licenties toe.
Houd rekening met de limieten
Wijs je in dezelfde upload nieuwe licenties toe, dan is de bovengrens 200 gebruikers per bestand; zonder licenties ligt de grens veel hoger. Het kan tot 24 uur duren voordat nieuwe accounts overal in Workspace beschikbaar zijn.
Wachtwoorden en eerste aanmelding
Bij het aanmaken stel je beginwachtwoorden in. Een veelgebruikte aanpak is dat leerlingen bij de eerste aanmelding hun wachtwoord moeten wijzigen. Voor jonge leerlingen die nog niet goed met wachtwoorden overweg kunnen, kies je soms juist voor een vast wachtwoord dat de docent beheert.
Wachtwoordbeleid per leeftijd
Voor de onderbouw werkt een eenvoudig, door de docent beheerd wachtwoord vaak beter dan zelfgekozen wachtwoorden die leerlingen vergeten. Voor oudere leerlingen leer je ze juist sterke, eigen wachtwoorden te kiezen als digitale vaardigheid.
Beheer gedurende het jaar
Tijdens het schooljaar beheer je accounts continu. Een leerling die van school gaat, schors je of verwijder je. Een leerling die zijn wachtwoord kwijt is, geef je een reset. Een leerling die overstapt naar een ander leerjaar, verplaats je naar een andere organisatie-eenheid zodat het juiste beleid geldt.
Het helpt om vooraf af te spreken wie welke taak doet:
- Beheerder: maakt accounts, beheert beleid en organisatie-eenheden, en reset wachtwoorden.
- Mentor of docent: signaleert wijzigingen en vraagt resets of verplaatsingen aan.
- Administratie: levert de actuele leerlingdata, idealiter via een koppeling.
Het einde van het schooljaar
Aan het einde van het jaar komt het grote schoonmaakwerk. Geslaagde of vertrekkende leerlingen verlaten de school, en hun accounts moeten netjes worden afgehandeld. Sommige scholen schorsen accounts eerst een periode voordat ze ze verwijderen, zodat er geen werk verloren gaat dat nog nodig blijkt.
Een veilige levensloop van een account ziet er zo uit:
- Account aanmaken en in de juiste organisatie-eenheid plaatsen.
- De leerling werkt het jaar, met eventuele resets en verplaatsingen.
- Aan het einde van het jaar: schorsen in plaats van direct verwijderen.
- Een bewuste bewaartermijn aanhouden.
- Daarna pas verwijderen, of doorzetten naar het nieuwe schooljaar.
Verwijder niet overhaast
Een verwijderd account neemt na de hersteltermijn alle bijbehorende data mee. Schors eerst en hanteer een bewuste bewaartermijn die past bij het privacybeleid en eventuele wettelijke verplichtingen van de school.
Naamgeving en e-mailadressen
Een detail dat je maar een keer goed hoeft te doen, is de opzet van e-mailadressen. Kies een consistent patroon, bijvoorbeeld voornaam en achternaam, of een leerlingnummer. Bedenk vooraf hoe je omgaat met dubbele namen en met leerlingen die van naam veranderen. Een doordacht patroon voorkomt rommelige adressen en maakt het voor docenten makkelijk om een leerling te vinden.
Houd ook rekening met de levensduur van een adres. Een leerling zit jaren op school, en zijn adres wordt gekoppeld aan al zijn werk en cursussen. Een adres dat je halverwege moet wijzigen, geeft gedoe met verloren koppelingen. Denk dus vooruit en kies een patroon dat de hele schoolloopbaan meegaat. Stem dit af met je administratiesysteem, zodat de bron van waarheid en de Workspace-omgeving dezelfde namen hanteren en je nergens dubbel hoeft bij te houden.
Met de juiste aanpak beheer je een school vol leerlingaccounts zonder eindeloos handwerk.
Kan ik een hele klas in een keer aanmaken?
Ja. Met een CSV-bulkimport maak je tientallen of honderden accounts tegelijk aan. Wijs je in dezelfde upload licenties toe, dan zit er een limiet van 200 gebruikers per bestand op.
Wat is de beste manier voor een grote school?
Een automatische koppeling met je leerlingadministratiesysteem. Zo lopen accounts mee met je administratie en hoef je instroom en uitstroom niet handmatig bij te houden.
Hoe reset ik een vergeten leerlingwachtwoord?
Open in de Admin console het account van de leerling en kies Wachtwoord opnieuw instellen. Je kunt afdwingen dat de leerling bij de volgende aanmelding een nieuw wachtwoord kiest.
Wat gebeurt er met het werk van een vertrekkende leerling?
Bij verwijderen verdwijnt de data na de hersteltermijn. Schors het account eerst en hanteer een bewuste bewaartermijn voordat je definitief verwijdert.
In welke organisatie-eenheid plaats ik leerlingen?
In een eigen eenheid, gescheiden van personeel, vaak nog uitgesplitst per leerjaar. Zo geldt het juiste beleid automatisch en hoef je niets per leerling in te stellen.
Hoe lang duurt het voordat nieuwe accounts werken?
Meestal direct, maar het kan tot 24 uur duren voordat een nieuw account overal in Workspace beschikbaar is en in de Directory verschijnt.