Waarom Workspace voor non-profits
Non-profitorganisaties werken vaak met beperkte middelen en een mix van betaalde medewerkers, vrijwilligers en bestuursleden. Google Workspace biedt een betaalbaar, schaalbaar platform dat hierop aansluit. Via het Google for Nonprofits-programma zijn Workspace-licenties gratis of sterk gereduceerd beschikbaar.
Naast de kostenvoordelen biedt Workspace operationele voordelen: vrijwilligers kunnen thuis werken aan projectdocumenten, bestuursvergaderingen vinden plaats via Meet en fondsenwerving wordt ondersteund met gedeelde Sheets en Forms.
De gratis editie staat op Business Starter-niveau en is sinds 2024 uitgebreid: tot 2.000 gebruikers, 100 TB gedeelde opslag en toegang tot AI-functies zoals Gemini en NotebookLM, zonder dat je hiervoor betaalt.
Google for Nonprofits biedt naast Workspace ook toegang tot Google Ad Grants (maandelijks 10.000 dollar aan zoekadvertentietegoed), het YouTube Nonprofit Program en Google Maps-tegoed.
Vereisten voor het nonprofit-programma
Om in aanmerking te komen voor Google for Nonprofits moet je organisatie:
- Geregistreerd zijn als liefdadigheidsinstelling of non-profit in je land.
- In Nederland bij voorkeur een ANBI-status of vergelijkbare registratie hebben.
- Geen overheidsorganisatie, ziekenhuis of school zijn, want die vallen onder andere programma's.
- De aanvullende voorwaarden van Google for Nonprofits accepteren.
Sinds 2024 verloopt de verificatie van je non-profitstatus via Goodstack (voorheen Percent), niet meer via TechSoup. Goodstack controleert je juridische en programmatische gegevens en bevestigt vervolgens je status, zodat Google je aanvraag kan goedkeuren. De meeste aanvragen worden binnen drie tot vijf werkdagen beoordeeld. Houd je mailbox in de gaten, want Goodstack vraagt soms aanvullende documenten op.
TechSoup is niet meer de validatiepartner
Oudere handleidingen verwijzen vaak nog naar TechSoup als validator. Dat klopt niet meer: Google werkt nu samen met Goodstack. Volg dus de verificatiestap binnen je Google for Nonprofits-aanvraag en negeer instructies die je naar TechSoup sturen.
Aanmaken en inrichten van de Workspace-tenant
Na goedkeuring maak je een Google Workspace for Nonprofits-tenant aan. Kies je domein zorgvuldig: dit wordt de basis voor alle e-mailadressen en is later lastig te wijzigen.
Bij de inrichting is het belangrijk om direct goed te beginnen met drie onderdelen:
- Organisatiestructuur: Maak Organizational Units (OU's) aan die je organisatie weerspiegelen, bijvoorbeeld medewerkers, vrijwilligers en bestuur. Dit maakt het later makkelijker om per groep andere beleidsregels toe te passen.
- Groepen: Stel Google Groepen in voor communicatiestromen, zoals
bestuur@,vrijwilligers@ennieuwsbrief@. Hiermee stuur je in één keer e-mail naar alle leden van een groep. - Gedeelde drives: Maak gedeelde drives aan per project of afdeling, zodat documenten niet in persoonlijke drives blijven hangen en bij vertrek behouden blijven.
Workspace inrichten voor een kleine non-profit
- Vraag het programma aan op
google.com/nonprofitsen verifieer je status via Goodstack. - Maak na goedkeuring je Workspace-tenant aan en stel een super-admin in op een organisatie-e-mailadres, niet op een persoonlijk adres.
- Maak OU's aan: Medewerkers, Vrijwilligers en Bestuur.
- Maak Google Groepen aan voor je communicatielijsten.
- Maak gedeelde drives aan voor actieve projecten.
- Nodig medewerkers uit en wijs ze toe aan de juiste OU.
- Schakel tweestapsverificatie verplicht in voordat je breed uitrolt.
Vrijwilligers en externe medewerkers
Vrijwilligers krijgen doorgaans een eigen Workspace-account. Dat heeft voordelen, want ze kunnen overal werken en hun activiteit is herleidbaar. Het kost ook aandacht, want bij verloop moet je accounts tijdig opschonen.
Voor kortdurende vrijwilligers kun je overwegen om geen volledig betaald account aan te maken, maar te werken met een beperkt account dat alleen toegang geeft tot de bestanden en Meet-vergaderingen die nodig zijn. Documenteer per type vrijwilliger welk accounttype je gebruikt, zodat offboarding voorspelbaar blijft.
Plan offboarding vooraf
Spreek bij aanvang af hoe lang een vrijwilligersaccount actief blijft. Zet een terugkerende taak in je agenda om accounts van vertrokken vrijwilligers te schorsen en hun bestanden over te dragen naar een gedeelde drive.
Beveiliging en beheer
Ook met beperkte IT-capaciteit moet beveiliging op orde zijn. Begin met deze basis:
- Schakel tweestapsverificatie in als verplichting voor alle accounts.
- Stel wachtwoordbeleid in via Admin Console > Beveiliging > Wachtwoordinstellingen.
- Genereer accountherstelcodes voor de super-admin en bewaar die offline op een veilige plek.
- Review minimaal jaarlijks alle accounts en schort inactieve gebruikers op of verwijder ze.
Kan een vrijwilliger zijn persoonlijke Gmail-account gebruiken in plaats van een organisatieaccount?
Dit is sterk af te raden. Persoonlijke accounts bieden geen organisatiecontrole, je kunt geen DLP-beleid toepassen en bij vertrek houd je geen toegang tot de documenten die de vrijwilliger heeft aangemaakt.
Wie verifieert onze non-profitstatus, TechSoup of Goodstack?
Sinds 2024 is dat Goodstack (voorheen Percent). De verificatie verloopt binnen je Google for Nonprofits-aanvraag en duurt meestal drie tot vijf werkdagen. Instructies die je naar TechSoup sturen zijn verouderd.
Wat als we groeien en meer gebruikers nodig hebben?
De gratis editie ondersteunt tot 2.000 gebruikers op Business Starter-niveau. Heb je meer opslag, extra beveiliging of meer beheercontrole nodig, dan kun je tegen nonprofittarief upgraden naar Business Standard of Business Plus via je beheerdersdashboard.
Kunnen we Google Workspace combineren met onze eigen website?
Ja. Je gebruikt je domeinnaam voor zowel e-mail (via de Workspace MX-records) als je website (via andere DNS-records). Beide bestaan naast elkaar zonder conflict.
Moeten we een verwerkersovereenkomst afsluiten met Google?
Ja. Ook als non-profit ben je AVG-plichtig zodra je persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers of donateurs verwerkt. Accepteer het Google Data Processing Amendment via de Admin Console.
Is de gratis editie echt gratis, ook voor de AI-functies?
Ja. De gratis nonprofit-editie omvat onder andere Gemini en NotebookLM voor je gebruikers. Voor geavanceerdere AI- of beveiligingsfuncties kun je naar een betaalde editie upgraden tegen nonprofitkorting.