Google Workspace opzetten voor een nieuw bedrijf is een van de eerste praktische stappen na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Met een eigen e-mailadres op je eigen domein, gedeelde agenda's en samenwerking in documenten kom je meteen professioneel over bij klanten. In dit artikel loop je de volledige opzet door, van het aanmaken van je account tot de beveiliging die je vanaf dag een goed wilt hebben staan.
Waarom Google Workspace voor een startend bedrijf
Als je net begint, wil je weinig gedoe en lage vaste lasten. Google Workspace levert je een e-mailadres op je eigen domein, zoals jij@jouwbedrijf.nl, plus Gmail, Agenda, Drive, Documenten, Meet en Chat. Alles werkt in de browser en op je telefoon, zonder dat je een server hoeft te beheren.
Eigen domein straalt vertrouwen uit
Een adres als info@jouwbedrijf.nl wekt veel meer vertrouwen dan jouwbedrijf@gmail.com. Klanten en leveranciers nemen je serieuzer en je e-mail komt minder snel in de spammap terecht.
Voor de meeste startende ondernemers is dit de snelste manier om professioneel online te zijn. Je betaalt per gebruiker per maand en schaalt mee terwijl je groeit.
Het juiste abonnement kiezen
Google biedt meerdere abonnementen. Voor een klein bedrijf zijn vooral Business Starter, Business Standard en Business Plus relevant. Het verschil zit vooral in opslag per gebruiker, vergaderfuncties en beheermogelijkheden.
| Abonnement | Opslag per gebruiker | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Business Starter | 30 GB | Kleine teams die vooral mailen en samenwerken |
| Business Standard | 2 TB | Teams die opnames in Meet en meer ruimte willen |
| Business Plus | 5 TB | Teams met extra eisen voor beveiliging en archivering |
De opslag is tegenwoordig gepoold over je hele organisatie, dus ruimte die de een niet gebruikt blijft beschikbaar voor de rest van het team. Bekijk de actuele prijzen en details op de pagina met licenties, want tarieven en acties wisselen.
Je kunt later altijd upgraden naar een hoger abonnement zonder je e-mail of bestanden te verliezen. Begin dus gerust klein en groei mee met je behoefte.
Account aanmaken en domein koppelen
Je maakt een account aan via de aanmeldpagina van Google Workspace. Tijdens de aanmelding geef je je bedrijfsnaam op, het aantal medewerkers en je domeinnaam. Heb je nog geen domein, dan kun je er direct een registreren. Heb je al een domein bij een andere partij, dan koppel je dat.
Workspace opzetten in zes stappen
- Ga naar de aanmeldpagina van Google Workspace en kies een abonnement.
- Vul je bedrijfsnaam en het aantal gebruikers in.
- Geef je domeinnaam op of registreer een nieuw domein.
- Maak je eerste beheerdersaccount aan met een sterk wachtwoord.
- Verifieer dat je eigenaar bent van het domein via een
TXT-record in je DNS. - Voeg je
MX-records toe zodat e-mail bij Google binnenkomt.
Het verifiëren van je domein en het instellen van de MX-records is het meest technische deel. Lees daarvoor het uitgebreide artikel Je bedrijfsdomein koppelen aan Google Workspace.
Wacht met overstappen tot de MX-records live zijn
Wijzig je MX-records pas wanneer alle medewerkers klaar zijn voor de overstap. Vanaf dat moment komt nieuwe e-mail binnen bij Google en niet meer bij je oude provider. DNS-wijzigingen kunnen tot 48 uur duren voordat ze overal zijn doorgevoerd.
Je eerste gebruikers toevoegen
Zodra je domein is geverifieerd, voeg je medewerkers toe in de Beheerdersconsole onder Directory en Gebruikers. Voor elke collega maak je een account aan met een eigen e-mailadres. Spreek een vaste naamconventie af, bijvoorbeeld voornaam@jouwbedrijf.nl, zodat adressen voorspelbaar blijven.
Een handige volgorde om een nieuwe gebruiker aan te maken:
- Open de Beheerdersconsole via admin.google.com en log in als beheerder.
- Ga naar Directory en Gebruikers en kies Nieuwe gebruiker toevoegen.
- Vul voornaam, achternaam en het e-mailadres in volgens je naamconventie.
- Laat de medewerker bij de eerste login zelf een wachtwoord kiezen.
- Deel de inloggegevens veilig met de nieuwe collega, bijvoorbeeld via een wachtwoordkluis en niet via een gewone e-mail.
Voor meer dan een paar medewerkers loont het om vooraf na te denken over groepen en organisatie-eenheden, zodat je instellingen per afdeling kunt regelen.
Beveiliging vanaf dag een
Een nieuw bedrijf is net zo'n aantrekkelijk doelwit voor aanvallers als een groot bedrijf. Zet daarom meteen de basisbeveiliging goed.
Zet tweestapsverificatie verplicht
Verplicht tweestapsverificatie voor alle gebruikers, te beginnen bij je beheerdersaccount. Zonder tweede factor is een gelekt wachtwoord genoeg om je hele bedrijf binnen te komen. Voor beheerders zijn passkeys of een hardwaresleutel de sterkste optie.
Stel daarnaast een herstel-e-mailadres en telefoonnummer in voor je beheerdersaccount, en bewaar de herstelcodes op een veilige plek buiten je inbox. Overweeg ook om minder rechten te geven aan dagelijkse accounts en een apart beheerdersaccount te gebruiken voor beheertaken.
Gebruik een apart beheerdersaccount
Log met je dagelijkse account in voor gewoon werk en gebruik een afzonderlijk superbeheerdersaccount alleen voor beheer. Raakt je dagelijkse account gecompromitteerd, dan blijven de beheerrechten van je bedrijf buiten bereik.
Hoeveel kost Google Workspace voor een startend bedrijf?
Je betaalt per gebruiker per maand. Business Starter is het voordeligst, terwijl Business Standard en Plus meer opslag en functies bieden. Je rekent alleen af voor het aantal medewerkers dat je echt hebt. Kijk voor de actuele tarieven op de officiële prijspagina van Google Workspace, want prijzen en acties veranderen regelmatig.
Kan ik mijn bestaande e-mail meenemen?
Ja, je kunt e-mail van een ander adres of een andere provider importeren naar Gmail. Tijdens de migratie blijft je oude mailbox bestaan tot alles is overgezet, zodat je niets kwijtraakt.
Heb ik technische kennis nodig om Workspace op te zetten?
De basis kun je zelf doen met de wizard. Alleen het instellen van de DNS-records voor je domein vraagt wat aandacht. Twijfel je, vraag dan je domeinprovider of een partner om hulp.
Kan ik later van abonnement wisselen?
Ja, je kunt op elk moment upgraden of downgraden. Je gegevens, e-mail en instellingen blijven behouden bij een wisseling.
Hoelang duurt het opzetten van Google Workspace?
Voor de basis reken je ongeveer een uur. Het verifiëren van je domein en het doorvoeren van DNS-wijzigingen kan daarna nog tot 48 uur duren voordat e-mail volledig via Google loopt.
Wat is het verschil tussen 30 GB en 2 TB opslag?
Business Starter geeft 30 GB per gebruiker, genoeg voor mailen en lichte samenwerking. Bewaar je veel grote bestanden of opnames van Meet, dan is de 2 TB van Business Standard comfortabeler.
Klaar voor groei
Met de basis op orde kun je doorgroeien. Denk aan gedeelde Drives voor projecten, teamagenda's en een gestructureerde onboarding voor nieuwe collega's. Lees verder in Nieuwe medewerkers onboarden in Google Workspace om je proces meteen goed in te richten.