Wat zijn tenant-brede instellingen
Tenant-brede instellingen zijn de basisconfiguratie van je Workspace-organisatie. Ze bepalen hoe Google Workspace zich presenteert en gedraagt als standaard voor alle gebruikers, tenzij je op OU-niveau (organisatie-eenheid) afwijkende waarden instelt. Je vindt het grootste deel van deze instellingen in de Admin Console onder Account en Accountinstellingen.
Accountinstellingen openen
Naar de accountinstellingen navigeren
- Ga naar admin.google.com en log in met een beheerdersaccount.
- Open het menu en navigeer naar Account en daarna Accountinstellingen.
- Kies het tabblad Profiel voor naam, taal, tijdzone en logo.
- Pas een instelling aan en klik op Opslaan per sectie.
Voor het wijzigen van deze waarden heb je het beheerdersrecht Domeininstellingen nodig. Heb je geen toegang tot een bepaalde sectie, controleer dan eerst je beheerdersrol.
Organisatieprofiel
Naam van de organisatie: de bedrijfsnaam zoals die verschijnt in Workspace-producten en in communicatie van Google. De naam is puur cosmetisch en heeft geen invloed op e-mailadressen of domeinen.
Taal: de standaard interfacetaal voor de Admin Console en voor nieuwe gebruikers. Let op: het wijzigen van de standaardtaal geldt alleen voor nieuw aangemaakte gebruikers. Bestaande gebruikers houden hun huidige taal en kunnen die zelf aanpassen.
Tijdzone: de standaard tijdzone voor nieuwe gebruikers en voor systeemprocessen zoals rapporten. Ook hier geldt: een wijziging treft alleen nieuwe accounts, bestaande gebruikers behouden hun eigen tijdzone.
Logo: upload je bedrijfslogo. Dit verschijnt in de Admin Console en in sommige Workspace-apps voor gebruikers.
Taal en tijdzone gelden alleen voor nieuwe gebruikers
Pas je de standaardtaal of tijdzone aan, dan worden bestaande accounts niet automatisch bijgewerkt. Wil je een hele organisatie of OU in één keer omzetten, dan moet je de bestaande gebruikers apart aanpassen, bijvoorbeeld via bulk-upload of de Admin SDK.
Communicatievoorkeuren
Onder de communicatievoorkeuren stel je in of je productaankondigingen, tips en nieuwsbrieven van Google wilt ontvangen. Dit heeft geen effect op functionele en operationele meldingen, zoals beveiligingswaarschuwingen of factuurberichten.
Productie versus testomgeving
Als je een test- of staging-tenant beheert naast je productie-omgeving, overweeg dan de organisatienaam te laten beginnen met een duidelijk prefix zoals TEST -. Zo zien beheerders direct in welke omgeving ze werken en voorkom je dat een wijziging per ongeluk in productie belandt.
Gegevenslocatie en dataregio's
Workspace slaat data standaard op in de wereldwijde datacenters van Google. Met de functie Dataregio's kun je, afhankelijk van je editie, je primaire ruhende data laten opslaan in een specifieke regio. Je vindt dit in de Admin Console onder Data, daarna Compliance en Dataregio's.
De keuzemogelijkheden zijn de Europese Unie (in de console aangeduid als Europa), de Verenigde Staten of Geen voorkeur. Voor AVG-doeleinden kiezen Nederlandse organisaties doorgaans voor de Europese Unie.
Niet in elke editie beschikbaar
Dataregio's is alleen beschikbaar in bepaalde edities, waaronder Enterprise Plus, Enterprise Essentials Plus, Education Standard, Education Plus en Frontline Plus. Je hebt bovendien het beheerdersrecht Dataregio-instellingen nodig. Controleer je licentie voordat je hierop rekent. De exacte editie- en functiedekking kan in de loop van de tijd wijzigen, raadpleeg de officiële Workspace-documentatie voor de actuele lijst.
Aangepaste gebruikersvelden
Via Directory en daarna Aangepaste velden voeg je organisatiespecifieke profielvelden toe aan alle gebruikers. Veelgebruikte voorbeelden:
- Medewerkersnummer.
- Kostenplaats.
- Contracttype (vast of tijdelijk).
- Pasnummer voor toegangscontrole.
Deze velden zijn beschikbaar in de gebruikersprofielen, via de Admin SDK en in diverse Workspace-apps. Plaats geen bijzondere persoonsgegevens in deze velden zonder een geldige grondslag, omdat ze breed leesbaar kunnen zijn binnen je organisatie.
Taalinstelling per OU
Je kunt de standaardtaal overschrijven per OU. Dat is handig voor internationale organisaties met vestigingen in verschillende landen.
Taal per OU overschrijven
- Open Account en daarna Accountinstellingen.
- Selecteer links de gewenste organisatie-eenheid.
- Overschrijf de taalinstelling voor die OU.
- Klik op Opslaan.
De taalinstelling in Accountinstellingen blijft de standaard. Individuele gebruikers kunnen hun eigen taal altijd zelf wijzigen via myaccount.google.com.
Wijzigingen documenteren
Houd bij welke tenant-brede instellingen je wijzigt en wanneer. Het beheerdersauditlog registreert wel welke beheerder iets veranderd heeft, maar legt niet altijd de vorige waarde vast. Een eenvoudig wijzigingenlogboek, bijvoorbeeld in een Google Sheet, is daarom waardevol als naslagwerk bij audits of incidenten.
Maak een vaste werkwijze voor wijzigingen
Spreek af dat elke tenant-brede wijziging eerst in een testtenant wordt geprobeerd, vervolgens wordt vastgelegd in je wijzigingenlogboek en pas daarna in productie wordt doorgevoerd. Vermeld telkens de oude waarde, de nieuwe waarde, de reden en de datum.
Waar vind ik de tenant-brede instellingen in de Admin Console?
In de Admin Console onder Account en daarna Accountinstellingen. Het tabblad Profiel bevat de organisatienaam, taal, tijdzone en het logo. Dataregio's staan los daarvan onder Data en Compliance.
Kan ik het primaire domein wijzigen via Accountinstellingen?
Ja, dat kan via de domeininstellingen in je account. Dit is een ingrijpende actie met gevolgen voor inlognamen en weergave, dus plan die vooraf grondig en test waar mogelijk.
Heeft de organisatienaam invloed op e-mailadressen?
Nee. E-mailadressen zijn gekoppeld aan je domeinen, niet aan de organisatienaam. De naam is enkel cosmetisch en verschijnt in producten en communicatie van Google.
Waarom verandert de taal van bestaande gebruikers niet?
De standaardtaal en tijdzone gelden alleen voor nieuw aangemaakte accounts. Bestaande gebruikers behouden hun eigen instelling en moeten apart worden aangepast, bijvoorbeeld via bulk-upload of de Admin SDK.
Kan ik meerdere logo's instellen voor verschillende sub-organisaties?
Niet standaard. Het logo-veld ondersteunt één logo voor de hele organisatie. Voor whitelabel-scenario's per OU heb je aanvullende configuratie of een aparte oplossing nodig.
Zijn er instellingen die ik niet kan terugzetten?
De meeste instellingen zijn omkeerbaar. Het wijzigen van het primaire domein en het verwijderen van domeinen hebben echter onomkeerbare gevolgen, dus die plan je zorgvuldig.