Een medewerker offboarden in Google Workspace is net zo belangrijk als het onboarden. Doe je het slordig, dan riskeer je dataverlies, openstaande toegang en onnodige licentiekosten. Met een vaste checklist verloopt het afscheid netjes en veilig. In dit artikel lees je de complete stappen die HR en IT samen doorlopen.
Waarom offboarding aandacht verdient
Een vertrekkende medewerker heeft toegang tot e-mail, bestanden en systemen. Blijft die toegang openstaan, dan is dat een beveiligingsrisico. Bovendien zit waardevolle informatie in zijn mailbox en Drive die het bedrijf moet behouden. Een vast proces zorgt dat je niets vergeet.
Openstaande toegang is een direct risico
De grootste fout bij offboarding is toegang laten openstaan na vertrek. Trek toegang in op of voor de laatste werkdag, zeker bij een onvrijwillig vertrek.
Toegang direct intrekken
De eerste stap is het afsluiten van toegang. Schors het account of reset het wachtwoord en beeindig actieve sessies, zodat de medewerker er niet meer bij kan. Schorsen is vaak beter dan meteen verwijderen, omdat de data dan bewaard blijft tijdens de overdracht.
Offboarding stap voor stap
- Schors het account op de laatste werkdag zodat toegang stopt.
- Beeindig actieve sessies en reset zo nodig het wachtwoord.
- Draag de e-mail over of stel een doorstuurregel in.
- Draag de bestanden in Mijn Drive over aan een collega of de manager.
- Stel een automatisch antwoord in dat naar het juiste contact verwijst.
- Verwijder het account na de overdracht en geef de licentie vrij.
E-mail en bestanden overdragen
Voordat je een account verwijdert, draag je de gegevens over. E-mail kun je doorsturen of overzetten, en bestanden in Mijn Drive draag je over aan een collega. Bestanden in gedeelde Drives blijven vanzelf bestaan, omdat die van het team zijn. Let op: verwijder je een account zonder de persoonlijke bestanden eerst over te dragen, dan worden die bestanden verwijderd.
Gedeelde Drives voorkomen dataverlies
Bestanden in een gedeelde Drive blijven bewaard ongeacht wie vertrekt. Stimuleer daarom dat belangrijk werk in gedeelde Drives staat en niet in iemands persoonlijke Mijn Drive.
Account afhandelen en licentie vrijgeven
Na de overdracht handel je het account af. Verwijderen geeft de licentie vrij en bespaart kosten. Wil je gegevens langer bewaren, dan kun je het account geschorst houden of bewaarbeleid gebruiken, al kost een geschorst account nog steeds een licentie.
Kies bewust wat je met het account doet. De onderstaande tabel zet de opties naast elkaar.
| Optie | Gevolg | Wanneer kiezen |
|---|---|---|
| Verwijderen na overdracht | Geeft de licentie vrij en bespaart kosten | Data is overgedragen, je hebt het account niet meer nodig |
| Geschorst houden | Bewaart toegang tot data maar kost een licentie | Je wilt later nog bij gegevens kunnen of twijfelt over de overdracht |
| Bewaarbeleid via Vault | Behoudt data voor compliance, ook na verwijderen | Wettelijke of interne bewaarplicht (juridische hold) |
Twintig dagen om een verwijderd account te herstellen
Verwijder je een account, dan kun je het binnen twintig dagen herstellen om alsnog data over te dragen. Daarna is het account en de bijbehorende data definitief weg. Twijfel je, schors dan eerst in plaats van verwijderen.
Rollen voor HR en IT
Offboarding lukt alleen als HR en IT op elkaar zijn afgestemd. Verdeel de taken vooraf:
- HR meldt het vertrek tijdig, bepaalt de laatste werkdag en zorgt voor het afscheid. HR geeft door welke gegevens bewaard moeten blijven.
- IT schorst het account, draagt data over, stelt het automatische antwoord in en handelt het account en de licentie af.
Het hele proces verloopt in vaste fasen:
- Melden: HR meldt het vertrek en de laatste werkdag.
- Afsluiten: IT schorst het account en stopt actieve sessies.
- Overdragen: draag e-mail en bestanden over aan een collega.
- Afhandelen: stel een automatisch antwoord in en verwijder het account.
- Vrijgeven: geef de licentie vrij om kosten te besparen.
Vrijwillig versus onvrijwillig vertrek
De manier waarop iemand vertrekt bepaalt hoe je de offboarding aanpakt. Bij een vrijwillig vertrek met een nette opzegtermijn heb je tijd om de overdracht rustig te regelen en kan de medewerker zelf helpen bij het overdragen van kennis en bestanden. Bij een onvrijwillig of plotseling vertrek ligt dat anders: dan trek je de toegang vaak meteen in, soms nog voor het gesprek, om risico's te voorkomen. Bepaal vooraf hoe je met beide situaties omgaat, zodat je niet hoeft te improviseren op een gevoelig moment. Een doordacht draaiboek voor het lastigere scenario voorkomt dat emotie of haast tot beveiligingsfouten leidt.
Kennis behouden bij vertrek
Met een vertrekkende medewerker dreigt waardevolle kennis te verdwijnen. Plan daarom bij een gepland vertrek een kennisoverdracht in: laat de medewerker zijn lopende zaken, contacten en bijzonderheden vastleggen in de kennisbank en zijn werk overdragen aan een collega. Loop samen de belangrijkste mappen en documenten door, zodat de opvolger weet waar wat staat. Hoe beter je deze overdracht regelt, hoe minder het bedrijf merkt van het vertrek. Koppel dit aan je gewone documentatieproces, zodat kennis niet alleen bij vertrek wordt vastgelegd maar gedurende het hele dienstverband, en een plotseling vertrek minder pijnlijk is.
Moet ik een account meteen verwijderen?
Niet meteen. Schors het account eerst zodat toegang stopt, draag de gegevens over en verwijder het daarna. Zo voorkom je dataverlies en geef je de licentie pas vrij als alles veilig is.
Wat gebeurt er met de e-mail van een vertrokken collega?
Je kunt de e-mail overzetten naar een collega of doorsturen naar een gedeeld adres. Stel daarnaast een automatisch antwoord in dat afzenders naar het juiste contact verwijst.
Blijven gedeelde bestanden bestaan na vertrek?
Bestanden in gedeelde Drives blijven bestaan, want die zijn eigendom van het team. Bestanden in de persoonlijke Mijn Drive moet je overdragen voordat je het account verwijdert, anders worden ze verwijderd.
Bespaar ik kosten door het account te verwijderen?
Ja, verwijderen geeft de licentie vrij. Een geschorst account blijft een licentie gebruiken, dus verwijder het na de overdracht om te besparen.
Kan ik een per ongeluk verwijderd account nog terughalen?
Binnen twintig dagen na verwijdering kun je het account herstellen en alsnog data overdragen. Na die termijn is het definitief weg.
Hoelang moet ik het account aanhouden voor de overdracht?
Houd het account zo lang aan als nodig om e-mail om te leiden en bestanden te controleren. Veel organisaties wachten een aantal weken voordat ze definitief verwijderen.
Netjes afscheid nemen
Met een vaste offboardingchecklist neem je veilig en zonder dataverlies afscheid. Een goede onboarding maakt offboarding makkelijker, omdat je dan weet welke toegang iemand had. Lees ook Nieuwe medewerkers onboarden in Google Workspace.