Een pilot-uitrol laat een kleine groep eerst met Google Workspace werken voordat de hele organisatie overstapt. Zo ontdek je problemen op kleine schaal in plaats van met iedereen tegelijk. Een goede pilot bespaart bij de brede uitrol enorm veel gedoe. In dit artikel laten we zien hoe je een pilot plant en uitvoert.
Waarom een pilot loont
De verleiding is groot om na een geslaagde test meteen iedereen over te zetten. Maar een test in een lab is iets anders dan echt werk van echte mensen. Een pilot brengt de praktijk in beeld: rare workflows, integraties die je vergeten was, en gewoontes die mensen lastig kunnen loslaten.
Door eerst een kleine groep echt te laten werken, ontdek je deze zaken op een schaal die je kunt overzien. Loopt iets mis bij vijf procent van je organisatie, dan los je het op en gaat de rest soepeler. Loopt hetzelfde mis bij honderd procent tegelijk, dan heb je een crisis.
Een pilot is een generale repetitie
Een pilot is meer dan een technische test. Het is een generale repetitie voor je hele uitrol, inclusief de communicatie, de training en de support. Behandel de pilot dan ook als een mini-versie van de echte uitrol, niet alleen als een technische proef.
De juiste pilotgroep kiezen
De samenstelling van je pilotgroep bepaalt hoeveel je leert. Kies niet alleen de techneuten, want die lopen nergens tegenaan en geven je een te rooskleurig beeld. Kies een representatieve dwarsdoorsnede van je organisatie.
- Meerdere afdelingen. Neem mensen uit verschillende afdelingen mee, zodat je verschillende workflows test. Een verkoopafdeling werkt anders dan een financiële afdeling, en beide moeten werken.
- Verschillende vaardigheden. Neem ook een paar minder digitaal vaardige mensen mee. Juist zij brengen de problemen aan het licht die je brede groep ook zal ervaren.
- Een betrokken sponsor. Een leidinggevende die de pilot zichtbaar steunt, helpt de groep gemotiveerd te houden en signaleert blokkades vroeg.
Een goede pilotgroep is vaak vijf tot vijftien procent van je organisatie. Groot genoeg om representatief te zijn, klein genoeg om te overzien.
Succescriteria bepalen
Een pilot zonder vooraf bepaalde succescriteria eindigt altijd in een discussie of het geslaagd is. Bepaal daarom vooraf wanneer je tevreden bent. Dat maakt de evaluatie objectief.
Denk aan concrete, meetbare criteria zoals:
| Criterium | Voorbeeldnorm |
|---|---|
| Adoptiegraad | Minimaal 80 procent van de pilotgroep werkt dagelijks in Workspace |
| Tevredenheid | Gemiddeld een 7 of hoger in de afsluitende enquête |
| Openstaande blokkades | Geen onopgeloste problemen die werk verhinderen |
| Supportlast | Aantal supportvragen daalt zichtbaar in de laatste week |
Een pilot plannen en uitvoeren
- Stel een representatieve pilotgroep samen uit meerdere afdelingen.
- Bepaal vooraf concrete succescriteria, zoals adoptiegraad en tevredenheid.
- Bereid de pilotgroep voor met training en duidelijke verwachtingen.
- Draai de pilot enkele weken en bied actief support.
- Verzamel feedback via enquêtes en gesprekken, en kijk naar de gebruikscijfers in de Admin-console.
- Evalueer tegen je criteria en verwerk de lessen in het plan voor de brede uitrol.
Een werkbare planning beslaat vaak zo'n zeven weken:
| Week | Activiteit |
|---|---|
| Week 1 | Pilotgroep selecteren en succescriteria vastleggen |
| Week 2 | Training en voorbereiding van de pilotgroep |
| Week 3 tot 5 | De pilot draaien met actieve support |
| Week 6 | Feedback verzamelen en evalueren |
| Week 7 | Lessen verwerken en de brede uitrol voorbereiden |
Feedback verzamelen en lessen meenemen
Tijdens de pilot is feedback goud waard. Verzamel het actief en op meerdere manieren. Een enquête geeft je cijfers, gesprekken geven je het verhaal erachter. Combineer beide voor een compleet beeld.
Houd een problemenlijst bij
Houd tijdens de pilot een lijst bij van elk probleem dat opduikt en hoe je het hebt opgelost. Die lijst wordt je basis voor de kennisbank en de veelgestelde vragen bij de brede uitrol. Problemen die de pilotgroep tegenkwam, komt de rest ook tegen, dus een kant-en-klaar antwoord scheelt later veel werk.
Sla de evaluatie niet over
Sla de evaluatie niet over om tijd te winnen. De hele waarde van een pilot zit in de lessen die je eruit haalt. Een pilot draaien en daarna gewoon doorgaan zonder de feedback te verwerken, is verspilde moeite. Neem de tijd om echt te leren voordat je breed uitrolt.
Wie doet wat
Een pilot loopt soepeler als de rollen helder zijn verdeeld:
- Beheerder (admin). Zet de pilotomgeving op, biedt support aan de pilotgroep en houdt de technische problemen en oplossingen bij. De beheerder vertaalt de bevindingen naar configuratie-aanpassingen.
- IT-manager. Stelt de pilotgroep samen, bepaalt de succescriteria en leidt de evaluatie. De IT-manager beslist op basis van de pilot of de organisatie klaar is voor de brede uitrol of dat er eerst meer werk nodig is.
Veelgestelde vragen
Hoe groot moet een pilotgroep zijn?
Vaak vijf tot vijftien procent van je organisatie. Groot genoeg om representatief te zijn voor verschillende afdelingen en vaardigheden, klein genoeg om goed te kunnen begeleiden en overzien.
Hoe lang moet een pilot duren?
Meestal enkele weken. Kort genoeg om vaart te houden, lang genoeg om voorbij de eerste onwennigheid te komen en echte werkpatronen te zien. Drie tot vier weken is voor veel organisaties een goede duur.
Wie kies ik voor de pilotgroep?
Een dwarsdoorsnede, niet alleen de techneuten. Neem mensen uit verschillende afdelingen en met verschillende digitale vaardigheden mee, zodat je een realistisch beeld krijgt van wat de hele organisatie zal ervaren.
Welke succescriteria zijn handig?
Meetbare criteria zoals adoptiegraad, tevredenheid in een enquête, het aantal openstaande blokkades en de supportlast. Leg ze vooraf vast, zodat de evaluatie objectief blijft.
Wat als de pilot tegenvalt?
Dat is precies waarvoor een pilot dient. Beter nu ontdekken dan bij de brede uitrol. Analyseer wat misging, los het op en draai eventueel een tweede ronde voordat je breed uitrolt.
Lees ook change management en een trainingsplan voor de aansluitende stappen.