Automatische transcriptie in Google Meet schrijft het gesprek tijdens de vergadering volledig uit. Na afloop heb je een tekstdocument met alles wat er gezegd is, inclusief wie wat zei. Dat is handig voor notulen en voor collega's die de vergadering gemist hebben. In dit artikel lees je hoe je dit instelt, waar je het bestand terugvindt en welke voorwaarden gelden.
Wat doet transcriptie
De transcriptiefunctie van Google Meet zet het gesproken woord om naar tekst en bewaart dit als Google Docs-bestand. In tegenstelling tot ondertiteling, die alleen tijdens de vergadering op het scherm verschijnt en daarna verdwijnt, blijft een transcriptie bewaard. Het document vermeldt per spreker wat er gezegd is, zodat je later precies terugleest wie welke opmerking maakte.
Let op: transcriptie en automatische notities door Gemini zijn niet hetzelfde. Transcriptie schrijft het gesprek woord voor woord uit, terwijl Gemini een samenvatting met besluiten en actiepunten maakt. Je kunt ze prima combineren.
Beschikbaar in betaalde Workspace-edities
Transcriptie zit in Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, de Teaching and Learning Upgrade, Education Plus en Workspace Individual. Business Starter en gratis Google-accounts hebben de functie niet. Starten kan alleen op een computer, niet in de mobiele app.
Transcriptie starten tijdens de vergadering
Je start een transcriptie met een paar klikken vanuit de vergadertools. Afhankelijk van je versie heet de knop rechtsonder Activiteiten of Vergadertools, maar de stappen zijn verder gelijk. Deelnemers krijgen een melding dat het gesprek wordt uitgeschreven.
Transcriptie starten
- Klik tijdens de vergadering rechtsonder op Activiteiten of Vergadertools.
- Kies Transcriptie.
- Klik op Transcriptie starten en bevestig in het venster.
- Rechtsboven verschijnt voor alle deelnemers een Transcriptie-icoon als teken dat het gesprek wordt uitgeschreven.
- Klik op Transcriptie stoppen wanneer je klaar bent, of laat het doorlopen tot het einde van de vergadering.
Na afloop wordt het transcriptiebestand automatisch opgeslagen in de Drive van de organisator en gekoppeld aan de bijbehorende afspraak in Google Agenda. Het kan een paar minuten duren voordat het bestand klaarstaat.
Wie mag een transcriptie starten
Of jij een transcriptie kunt starten, hangt af van twee dingen: de instelling van je beheerder en het hostbeheer van de vergadering.
- Je beheerder bepaalt in de Admin-console of transcriptie überhaupt beschikbaar is. Dat staat onder Apps, Google Workspace, Google Meet, bij de Meet-video-instellingen, in te stellen per organisatie-eenheid.
- Staat hostbeheer uit, dan mag iedereen uit het domein van de host de transcriptie starten. Staat hostbeheer aan, dan kunnen alleen de host en co-hosts dit doen.
Het transcriptiebestand komt altijd terecht bij de organisator van de vergadering, niet bij iedere deelnemer.
Transcriptie terugvinden en delen
Het transcript belandt in de Google Drive van de organisator, in de map Meet Recordings (dezelfde map waar ook opnames in komen). Het bestand is daarnaast gekoppeld aan de bijbehorende afspraak in Google Agenda, zodat je het ook daar snel terugvindt. Je deelt het document net als elk ander Docs-bestand met collega's.
Maak snel je notulen
Open het transcript in Google Docs en laat Gemini het samenvatten tot de belangrijkste besluiten en actiepunten. Zo zet je een lang gesprek in enkele seconden om naar bruikbare notulen.
Transcriptie versus ondertiteling
Het verschil tussen transcriptie en ondertiteling is belangrijk. Ondertiteling toont live tekst op je scherm tijdens de vergadering en verdwijnt daarna. Transcriptie bewaart het hele gesprek als document. Wil je alleen meelezen tijdens de vergadering, gebruik dan ondertiteling. Wil je een blijvend verslag, gebruik dan transcriptie.
Informeer je deelnemers
Vertel deelnemers altijd dat de vergadering wordt getranscribeerd. Het vastleggen van wat mensen zeggen raakt aan privacy, en in veel situaties ben je verplicht hierover vooraf te informeren.
Let op de taal
Transcriptie werkt niet voor elke taal. Op dit moment ondersteunt Google Meet acht talen: Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans. Nederlands wordt voor de ingebouwde transcriptie nog niet ondersteund. Voer je een gesprek in het Nederlands en wil je toch een uitgeschreven tekst, dan kun je uitwijken naar Engels als vergadertaal of een externe transcriptiedienst gebruiken. Controleer de actuele lijst in de Google-help, want Google breidt de ondersteunde talen geregeld uit.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met opnemen?
Opnemen bewaart audio en video, transcriptie bewaart alleen de tekst van het gesprek. Een transcript is veel kleiner en sneller te doorzoeken dan een video-opname.
Werkt transcriptie in het Nederlands?
Nee, de ingebouwde transcriptie van Google Meet ondersteunt momenteel Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans. Nederlands zit er nog niet bij. Voor een Nederlandstalig verslag kun je een externe transcriptiedienst gebruiken.
Waar vind ik het transcript terug?
Het transcript staat in de Google Drive van de organisator, in de map Meet Recordings, en is gekoppeld aan de Agenda-afspraak. Het kan na de vergadering een paar minuten duren voordat het bestand klaarstaat.
Kan ik tegelijk opnemen en transcriberen?
Ja, je kunt tegelijk opnemen en transcriberen. Zo heb je zowel een video-opname als een doorzoekbare tekstversie van de vergadering.
Kan ik transcriptie starten op mijn telefoon?
Nee, het starten van een transcriptie kan alleen op een computer. In de mobiele app van Google Meet is deze optie niet beschikbaar.
Waarom zie ik de optie niet?
Dan heeft je editie de functie niet (zoals Business Starter of een gratis account), of je beheerder heeft transcriptie uitgeschakeld. Bij ingeschakeld hostbeheer kunnen bovendien alleen de host en co-hosts de transcriptie starten.
Met transcriptie heb je altijd een verslag van je vergaderingen. Combineer dit met automatische vergadernotities met Gemini voor een complete samenvatting.