De vergadering is afgelopen, je hebt netjes opgenomen, maar de opname is nergens te bekennen. Dat geeft begrijpelijk stress als er belangrijke inhoud op staat. In de meeste gevallen is de opname niet verloren, maar nog onderweg of op een plek waar je niet kijkt. Loop de controles hieronder op volgorde langs.
Geef de verwerking de tijd
Een opname is niet direct beschikbaar. Google moet de video eerst verwerken voordat hij in Drive verschijnt, en bij lange of zware vergaderingen kost dat tijd.
Verwerkingstijd is normaal
Voor een korte vergadering is de opname vaak binnen vijf tot vijftien minuten klaar. Bij lange sessies kan de verwerking flink langer duren, in uitzonderlijke gevallen tot een dag. De organisator en de persoon die de opname startte krijgen een e-mail zodra de opname klaarstaat, dus wacht eerst op die melding.
Kijk in de juiste Drive
De opname komt altijd in de Drive van de organisator van de vergadering, in de map Meet Recordings onder Mijn Drive. De link wordt gestuurd naar de organisator en naar de persoon die op opnemen klikte. Was jij geen van beiden, dan staat het bestand bij iemand anders.
De opname terugvinden
- Bepaal wie de opname startte. Dat is meestal de organisator van de vergadering.
- Laat die persoon in zijn Drive de map Meet Recordings openen onder Mijn Drive.
- Was de vergadering via Agenda gepland, open dan het agenda-item en kijk bij de bijlagen. De opnamelink wordt daar toegevoegd.
- Zoek in Drive op de datum of op de naam van de vergadering.
Doorzoek de hele Drive
Typ in de zoekbalk van Drive het woord recording of de vergaderdatum. Soms staat het bestand niet netjes in de map Meet Recordings maar wel ergens anders in de Drive, bijvoorbeeld na een handmatige verplaatsing.
Controleer de licentie en instellingen
Als er helemaal geen opname is gemaakt, kan het zijn dat de opnameknop wel zichtbaar was maar de functie achter de schermen niet beschikbaar. Dit gebeurt als de licentie van de organisator opnemen niet toestaat, of als de beheerder opnemen heeft uitgezet. Opnemen is alleen beschikbaar in bepaalde Workspace-edities, dus controleer of de organisator de juiste licentie had op het moment van de vergadering.
Pas op bij verwijderde accounts
Is het account van de organisator inmiddels verwijderd, bijvoorbeeld na uitdiensttreding, dan kan de opname mee verdwenen zijn. Verwijder accounts van vertrekkende medewerkers daarom pas nadat belangrijke opnames zijn overgezet naar een gedeelde Drive.
Herstellen via beheer
Lijkt de opname echt weg, dan heeft de beheerder nog opties. In de Admin-console kan een verwijderd Drive-bestand worden hersteld tot 25 dagen nadat de prullenbak is geleegd. Let op: de beheerder herstelt per gebruiker en per datumbereik, niet één los bestand, dus geef de juiste periode mee. Heeft de organisatie Google Vault, dan kan een opname die onder een bewaarbeleid valt daar worden teruggehaald, ook als hij uit Drive is verwijderd.
Neem dus contact op met je Workspace-beheerder en geef de datum, de organisator en de naam van de vergadering door. Met die gegevens kan de beheerder gericht zoeken en eventueel herstellen.
Voorkom het probleem voortaan
Spreek af dat de organisator opnames meteen verplaatst naar een gedeelde Drive van het team. Daar zijn ze niet gebonden aan één persoonlijk account en blijven ze bewaard bij personeelswisselingen. Stel via Vault een bewaarbeleid in voor opnames die je langer moet bewaren.
Hoe lang moet ik wachten voordat ik me zorgen maak?
Wacht zeker een uur na de vergadering, en bij een lange sessie nog langer. Komt de e-mail met de link dan nog niet, controleer dan de Drive van de organisator en neem daarna contact op met de beheerder.
De opname stond er gisteren, nu is hij weg. Wat nu?
Controleer eerst de prullenbak van Drive. Staat hij daar niet, laat de beheerder via de Admin-console een verwijderd bestand herstellen, mogelijk tot 25 dagen nadat de prullenbak is geleegd.
Krijgen alle deelnemers de opname?
Nee, standaard krijgen de organisator van de vergadering en de persoon die de opname startte de link. Anderen moeten het bestand gedeeld krijgen.
Waar staat de opname precies?
In de map Meet Recordings onder Mijn Drive van de organisator. Bij een via Agenda geplande vergadering wordt de link ook aan het agenda-item toegevoegd.
Kan ik een opname herstellen na het verwijderen van een account?
Alleen als de opname onder een Vault-bewaarbeleid valt of binnen de hersteltermijn van het account viel. Vraag dit direct na bij je beheerder.
Waarom is er helemaal geen opname gemaakt?
Mogelijk stond opnemen uit, of had de organisator geen licentie die opnemen toestaat. Controleer de Workspace-editie en de opname-instelling met je beheerder.