Automatische rapportlevering instellen
Met de planner van Looker Studio hoef je nooit meer handmatig een rapport door te sturen. Je configureert het eenmalig en de ontvangers krijgen automatisch de nieuwste data, op het tijdstip dat jij kiest.
Veelvoorkomende toepassingen:
- Elke maandag de wekelijkse sales-KPI's naar het salesteam.
- De eerste werkdag van de maand een maandoverzicht naar het management.
- Dagelijks een operationeel dashboard naar de operations-lead.
Wie kan een aflevering plannen
Je kunt alleen een aflevering instellen als je eigenaar of bewerker bent van het rapport, of als je expliciet planningsrechten hebt gekregen. De persoon die de planning aanmaakt staat altijd zelf in de ontvangerslijst en kan zichzelf er niet uit verwijderen.
E-mailaflevering configureren
In de huidige versie van Looker Studio plan je een aflevering via de knop Delen, niet meer via een apart menu Bestand. De optie heet Aflevering plannen.
Zo plan je een automatische e-mail
- Open het rapport dat je wilt plannen.
- Klik rechtsboven op Delen en kies Aflevering plannen.
- Vul bij Aan de e-mailadressen van de ontvangers in, gescheiden door komma's. Je eigen adres staat er automatisch al bij.
- Kies bij Pagina's welke rapportpagina's worden meegestuurd, of laat alle pagina's staan.
- Kies het format:
PDFvoor een visueel snapshot ofCSVvoor de ruwe data uit de tabellen en grafieken. - Stel de startdatum en het tijdstip in.
- Kies bij Herhalen de frequentie: dagelijks, wekelijks of maandelijks.
- Klik op Plannen.
Custom-frequentie vereist Looker Studio Pro
Een eigen ritme zoals "elke dinsdag en donderdag" of "om de twee weken op vrijdag" kies je via de optie Custom. Die optie, en het tijdelijk pauzeren van een schema, zijn alleen beschikbaar voor rapporten met een Looker Studio Pro-licentie. Met de gratis versie heb je dagelijks, wekelijks en maandelijks.
Wat de ontvanger krijgt
Elke geplande e-mail bevat standaard twee dingen: een voorbeeld van de eerste pagina(s) van het rapport en een link om het volledige, actuele rapport te openen. Daarbovenop komt de bijlage die jij hebt gekozen.
| Aspect | PDF-bijlage | CSV-bijlage |
|---|---|---|
| Inhoud | Visuele snapshot van de gekozen pagina's | Ruwe data uit de tabellen en grafieken |
| Geschikt voor | Klanten, archivering, leesbare rapportage | Verder verwerken in Sheets of Excel |
| Opmaak | Behoudt grafieken en layout | Alleen waarden, geen opmaak |
| Interactief | Nee, statisch op moment van genereren | Nee, ruwe export |
De link in de e-mail wijst altijd naar de live versie van het rapport. Ontvangers met toegang en een Google-account kunnen daar zelf filteren en doorklikken. Wil je dat externen het rapport zonder login kunnen openen, deel het rapport dan vooraf zo dat iedereen met de link toegang heeft.
Voorbeeld toont maximaal 5 pagina's
Het voorbeeld in de e-mailbody bevat maximaal de eerste 5 pagina's van je rapport. De PDF-bijlage bevat wel alle pagina's die je hebt geselecteerd. Houd hier rekening mee bij lange rapporten: zet de belangrijkste samenvatting vooraan.
Meerdere schema's per rapport
Je kunt meerdere afleveringsschema's aanmaken voor hetzelfde rapport, elk met eigen ontvangers, pagina's, format en frequentie. Bijvoorbeeld:
- Elke maandag een wekelijks overzicht naar het salesteam (PDF).
- De eerste maandag van de maand een maandoverzicht naar de directie (PDF van alleen de samenvattingspagina).
- Dagelijks een data-export naar een analist (CSV).
Specifieke pagina's selecteren
Bij Pagina's in het afleveringsvenster kies je precies welke rapportpagina's worden meegestuurd. Handig als je een rapport met tien pagina's hebt, maar de maandmail alleen de samenvatting hoeft te bevatten. Zo blijft de bijlage klein en relevant.
Bestaande schema's beheren
Open opnieuw Delen > Aflevering plannen om je geplande leveringen te beheren. Klik bij een schema op Meer en kies Bewerken om ontvangers, pagina's of frequentie aan te passen. Verwijderen doe je via Schema verwijderen.
Verwijderen is definitief
Een verwijderd afleveringsschema kun je niet herstellen. Wil je een levering tijdelijk stopzetten zonder hem kwijt te raken, gebruik dan de pauze-schakelaar. Die is alleen beschikbaar met Looker Studio Pro. Heb je geen Pro, maak dan eerst een notitie van de instellingen voordat je verwijdert.
Problemen met e-maillevering oplossen
E-mails komen niet aan? Controleer eerst de spammap van de ontvanger en voeg het afzenderadres van Looker Studio toe aan de allowlist van je e-mailsysteem.
Is de PDF leeg of missen er grafieken? Dat gebeurt meestal als de databron tijdelijk niet bereikbaar was op het moment van genereren. Wacht op de volgende levering of stuur handmatig een test.
Een test sturen kan via het afleveringsvenster: gebruik de optie om de levering direct te versturen, zodat je niet hoeft te wachten op het geplande tijdstip.
Leveringen draaien op de credentials van de planner
Geplande e-mails gebruiken de databron-credentials van de persoon die het schema heeft aangemaakt. Verliest die persoon de toegang tot de databron, of wordt het account verwijderd, dan kunnen de leveringen zonder duidelijke melding stoppen. Controleer periodiek of je actieve schema's nog draaien.
Kan ik als ontvanger me uitschrijven voor een geplande e-mail?
Niet rechtstreeks vanuit de e-mail. Vraag de eigenaar of beheerder van het rapport om je van de ontvangerslijst te halen. De persoon die het schema heeft aangemaakt staat altijd zelf op de lijst en kan zich er niet uit verwijderen.
Hoeveel ontvangers mag ik toevoegen?
Maximaal 50 e-mailadressen per schema, inclusief jezelf. Heb je meer mensen, maak dan een tweede schema aan of werk met een mailinglijst-adres.
Kan ik een vast datumbereik aan de aflevering koppelen?
Looker Studio gebruikt het standaard datumbereik dat in het rapport is ingesteld op het moment van versturen. Zet de standaardperiode bijvoorbeeld op "Afgelopen maand" als je elke maand een rapport over de vorige maand wilt.
Wat is het verschil tussen de PDF- en CSV-bijlage?
PDF is een visuele snapshot met grafieken en layout, geschikt voor klanten en archivering. CSV bevat alleen de ruwe data uit de tabellen en grafieken, handig om door te verwerken in Sheets of Excel.
Werkt de planner ook als ik niet ben ingelogd?
Ja. De planner draait serverside bij Google. Je hoeft op het geplande tijdstip niet zelf ingelogd te zijn.
Kan ik een eigen leverritme instellen, zoals elke dinsdag en donderdag?
Dat kan via de optie Custom, maar die is alleen beschikbaar met een Looker Studio Pro-licentie. Zonder Pro heb je de keuze uit dagelijks, wekelijks en maandelijks.