Veel gebruikers schrikken van de melding "This account is managed by your organization". Het klinkt als een waarschuwing, maar het is gewoon een mededeling dat je account hoort bij een organisatie die het beheert via Google Workspace. Je ziet de melding vaak bij het inloggen in Chrome, in de instellingen van je Google-account of bij het toevoegen van het account aan een nieuw apparaat.
Wat de melding precies inhoudt
Een beheerd account valt onder een Workspace-domein, bijvoorbeeld dat van jouw bedrijfsnaam. De beheerder van dat domein kan beleid instellen voor beveiliging, apps, apparaten en gegevens. Dat is wat "managed by your organization" betekent.
Beheerd versus persoonlijk account
Een persoonlijk Gmail-account dat eindigt op gmail.com beheer je volledig zelf. Een Workspace-account met een eigen domein, zoals naam@bedrijf.nl, wordt beheerd door de IT-afdeling of beheerder van dat domein.
Wat een beheerder wel en niet kan
De zorg van veel gebruikers is privacy. Het is goed om te weten wat een beheerder daadwerkelijk kan. Een beheerder beheert het account, maar leest niet zomaar je losse berichten zonder reden of beleid.
Houd persoonlijke zaken gescheiden
Een beheerder kan beveiligingsbeleid afdwingen, je wachtwoord resetten, je account suspenderen, apps toestaan of blokkeren en in bepaalde gevallen via Google Vault of de Admin Console bij data komen. Gebruik een beheerd account daarom niet voor strikt persoonlijke zaken.
Concreet kan een beheerder onder meer 2-stapsverificatie verplichten, bepaalde apps blokkeren, apparaten beheren en je account uitschakelen wanneer je uit dienst gaat. Dit hoort bij het normale beheer van een zakelijke omgeving en geldt voor iedere medewerker met een Workspace-account.
Waarom je dit ziet op je eigen apparaat
De melding verschijnt ook wanneer je een beheerd account toevoegt aan je persoonlijke telefoon of browser. Dat komt doordat het beheerbeleid van de organisatie meereist met het account, niet met het apparaat zelf. Verwijder je het account weer, dan verdwijnt de melding op dat apparaat.
Scheid werk en privé op je telefoon
Wil je werk en privé scheiden op je telefoon, gebruik dan een werkprofiel op Android of een aparte gebruiker. Zo blijft het beheer beperkt tot de werkomgeving en raakt het je privé-apps niet.
Wat te doen als je dit onverwacht ziet
Zie je deze melding bij een account waarvan je dacht dat het persoonlijk was, dan is het account ooit toegevoegd aan een Workspace-domein. Neem contact op met de beheerder van dat domein om te begrijpen waarom en welk beleid geldt.
Controleren wie je account beheert
- Ga naar
myaccount.google.comen log in. - Kijk bovenaan of er staat dat het account door een organisatie wordt beheerd.
- Open Gegevens en privacy om te zien welk domein het account beheert.
- Neem bij twijfel contact op met de beheerder van dat domein.
Kan mijn werkgever mijn e-mails lezen?
Een beheerder kan via beheertools bij data, maar doet dit doorgaans alleen binnen vastgesteld beleid of bij onderzoek. Voor strikt persoonlijke communicatie gebruik je een eigen account.
Kan ik het beheer zelf uitschakelen?
Nee. Alleen de beheerder van het domein kan het beheer wijzigen of het account vrijgeven. Een knop om dit zelf uit te zetten bestaat niet.
Is mijn account gehackt als ik dit zie?
Nee, het is een normale mededeling bij zakelijke accounts en geen teken van een inbraak.
Wat gebeurt er met mijn data als ik uit dienst ga?
De beheerder kan je account suspenderen of verwijderen en data overdragen of archiveren volgens het bedrijfsbeleid.
Waarom zie ik dit ineens in Chrome?
Chrome toont de melding zodra je inlogt met een beheerd account, omdat het profiel dan onder het beleid van je organisatie valt. Log je uit of gebruik je een ander profiel, dan verdwijnt de melding.