Waarom interne certificering werkt
Certificering geeft het leertraject een doel. Medewerkers die weten dat ze aan het einde een certificaat kunnen behalen, hebben een concreet motief om trainingen af te ronden. En een behaald certificaat is erkenning: iets tastbaars voor de geleverde inspanning.
Bovendien geeft een certificeringsprogramma het adoptietraject een formeel eindpunt. Na behaling is de medewerker een gecertificeerd Workspace-gebruiker. Dat is een markering die je in het functioneringsgesprek kunt opnemen.
Maak het haalbaar voor iedereen
Interne certificering is geen selectie-instrument maar een erkenningsinstrument. Ontwerp het niveau Basis zo dat elke medewerker het haalt na de standaard training.
Drie niveaus
Niveau 1: Workspace Basis
Vereisten: volledige basistraining gevolgd en kennistoets behaald (minimaal 80 procent).
Toetsonderwerpen:
- Gmail: e-mail opstellen, labels, zoeken, archiveren
- Drive: bestand opslaan, delen, versiegeschiedenis
- Meet: een vergadering starten en deelnemen
- Agenda: een uitnodiging sturen, beschikbaarheid checken
Niveau 2: Workspace Gevorderd
Vereisten: niveau 1 behaald, afdelingsspecifieke training gevolgd en de gevorderde kennistoets behaald.
Toetsonderwerpen:
- Docs: samenwerken, opmerkingen, suggestiemodus
- Sheets: formules, filters, delen
- Chat: ruimtes beheren, @mentions, taken
- Agenda: ruimtes en resources, terugkerende afspraken, afwezigheid
Niveau 3: Workspace Pro
Vereisten: niveau 2 behaald, zelfstandige verdieping en een praktijkbeoordeling door een champion.
Het Pro-niveau is bedoeld voor champions en powerusers. De beoordeling verloopt via een praktijkopdracht, bijvoorbeeld een werkproces beschrijven en optimaliseren met Workspace-tools, gevolgd door een gesprek met de IT-lead.
Toets bouwen in Google Forms
Zo maak je een kennistoets in Google Forms
- Ga naar
forms.google.comen maak een nieuw formulier aan. - Klik op het tandwiel Instellingen en zet Quiz aan (de optie "Maak hier een quiz van").
- Voeg per onderwerp 5 tot 8 meerkeuzevragen toe. Gebruik realistische scenario's, geen pure definities.
- Stel bij elke vraag het juiste antwoord in via Antwoordsleutel en ken punten toe (1 punt per vraag).
- Voeg per antwoord een feedbacktekst toe die na inzending verschijnt, handig voor leerdoeleinden.
- Bepaal onder Instellingen wanneer de score zichtbaar wordt: zet Cijfer vrijgeven op direct of na handmatige controle.
- Koppel het formulier aan een Google Sheet via het tabblad Reacties zodat resultaten automatisch worden geregistreerd.
- Beperk de deellink tot ingelogde gebruikers in je domein onder Instellingen bij Reacties.
Toon geen antwoorden voor de deadline
Zet de score pas vrij nadat iedereen de toets heeft gemaakt, of gebruik onbeperkte herpogingen. Direct cijfer vrijgeven combineren met meerdere pogingen laat het juiste antwoord lekken bij een tweede poging.
Certificaat genereren
Maak een certificaattemplate in Google Slides:
- Formaat: A4 liggend
- Opmaak: naam organisatie, logo, en de tekst "Gecertificeerd Google Workspace-gebruiker op niveau 1, 2 of 3"
- Certificaattekst: "Dit certificaat bevestigt dat [NAAM] de Workspace-certificering Basis, Gevorderd of Pro heeft behaald op [DATUM]"
- Handtekening van de IT-lead of HR-manager
Na het behalen van de toets vul je naam en datum in het template in, exporteer je het als PDF en stuur je het via Gmail naar de medewerker. Wordt het volume groot, dan kun je dit later automatiseren met Apps Script (bijvoorbeeld een mail-merge die het Slides-template kopieert, de naam invult en als PDF verstuurt).
Registratie en opvolging
Het gekoppelde Sheet bij de Forms-toets bevat automatisch alle resultaten. Maak een extra tabblad voor de certificaatregistratie:
| Medewerker | Afdeling | Niveau 1 datum | Niveau 2 datum | Niveau 3 datum |
|---|---|---|---|---|
| A. de Vries | Finance | 15 feb 2026 |
Deel dit Sheet (alleen lezen) met HR voor de personeelsdossiers.
Promotie van het programma
Kondig het certificeringsprogramma aan bij de go-live:
- Leg in de go-live-communicatie de drie niveaus uit.
- Vermeld dat niveau 1 wordt bijgehouden in het functioneringsgesprek.
- Stuur na drie maanden een reminder naar wie nog geen niveau 1 heeft behaald.
- Publiceer maandelijks de namen van nieuwe certificaathouders in de interne nieuwsbrief.
Houd de drempel laag
Een korte toets met duidelijke feedback motiveert meer dan een lange examenvorm. Mik op 20 tot 30 vragen per niveau en plan de toets zodat een medewerker hem in een half uur afrondt.
Wat als een medewerker de toets niet haalt?
Zorg voor onbeperkte herpogingen. Certificering is een leerdoel, geen selectieprocedure. Stuur bij een mislukte poging een persoonlijke terugkoppeling via de champion.
Moet het certificeringsprogramma verplicht zijn?
Niveau 1 kun je verplichten als onderdeel van de onboarding. De niveaus 2 en 3 houd je bij voorkeur vrijwillig, met sterke motivatie zoals erkenning, het functioneringsgesprek en de champion-rol.
Kunnen externe medewerkers ook deelnemen?
Zolang ze een Workspace-account in het domein hebben kan dat. Voor gastaccounts of externen zonder account heb je een aparte aanpak nodig.
Hoe houd ik het programma actueel als Workspace-functies veranderen?
Plan een jaarlijkse review van de toetsvragen en het certificaattemplate. Wie al gecertificeerd is hoeft niet opnieuw te toetsen, tenzij er ingrijpende wijzigingen zijn.
Kan ik de scores automatisch laten registreren?
Ja. Koppel het formulier via het tabblad Reacties aan een Google Sheet. Elke inzending verschijnt dan automatisch als rij, inclusief de behaalde score, zodat je opvolging in datzelfde bestand kunt bijhouden.
Welk slagingspercentage is verstandig?
Voor niveau Basis werkt 80 procent goed: hoog genoeg om kennis te borgen, laag genoeg om haalbaar te blijven. Voor de gevorderde toets kun je iets strenger zijn, maar combineer dat altijd met herpogingen.