Google Forms is de snelste manier om een registratieformulier op te zetten zonder technische kennis. Je hebt het formulier in minder dan tien minuten klaar en de reacties stromen rechtstreeks in een Google Sheet.
Een nieuw formulier starten
Ga naar forms.google.com en klik op het plusteken voor een leeg formulier, of kies een sjabloon. Voor een eenvoudig registratieformulier begin je het best met een leeg formulier.
Geef het formulier bovenaan een duidelijke naam en een korte beschrijving. De naam wordt ook de titel die deelnemers zien, dus maak die herkenbaar, bijvoorbeeld "Aanmelding workshop 12 september".
Standaardvragen voor een registratieformulier
Een basisregistratieformulier bevat meestal deze velden:
- Naam (korte tekst, verplicht)
- E-mailadres (korte tekst, verplicht, met e-mailvalidatie)
- Telefoonnummer (korte tekst, optioneel)
- Aanwezigheid bevestigen (meerkeuze: Ja, Nee of Misschien)
- Dieetwensen of bijzonderheden (alinea, optioneel)
E-mailvalidatie instellen op een tekstveld
- Voeg een vraag van het type Korte tekst toe met de naam "E-mailadres".
- Klik op de drie puntjes (Meer) rechtsonder in de vraag.
- Kies Antwoordvalidatie.
- Stel in op Tekst en daarna E-mailadres.
- Typ een foutmelding, bijvoorbeeld "Voer een geldig e-mailadres in".
Let op: deze validatie controleert alleen of het ingevulde adres er geldig uitziet, niet of het echt bestaat. Wil je zeker weten dat het adres van de invuller komt, gebruik dan de optie E-mailadressen verzamelen verderop.
Vragen verplicht maken
Maak de cruciale vragen verplicht door de schakelaar Verplicht aan te zetten onderaan elke vraag. Deelnemers kunnen het formulier niet inzenden zolang een verplicht veld leeg is.
Hou het kort
Maak niet alle vragen verplicht. Bij te veel verplichte velden haken deelnemers af. Beperk verplichte velden tot wat je echt nodig hebt om iemand in te schrijven.
E-mailadressen verzamelen
Sinds de nieuwere instellingen biedt Google Forms drie opties voor het verzamelen van e-mailadressen. Je vindt ze via Instellingen, onder Reacties, bij E-mailadressen verzamelen:
- Niet verzamelen: er wordt geen adres bijgehouden (standaard voor een leeg formulier).
- Geverifieerd: de invuller moet inloggen met een Google-account en het gekoppelde adres wordt automatisch vastgelegd. Geschikt voor interne aanmeldingen binnen je organisatie.
- Invoer van respondent: de invuller typt zelf zijn adres. Forms voegt hiervoor automatisch een e-mailveld bovenaan toe. Geschikt voor externe gasten zonder Google-account.
Voor een evenement met externe deelnemers kies je meestal Invoer van respondent. Voor een puur intern formulier is Geverifieerd handig omdat je dan weet wie er werkelijk inschrijft.
Reacties koppelen aan Google Sheets
Koppel het formulier aan een Google Sheet zodat reacties automatisch worden bijgehouden:
Reacties naar Sheets sturen
- Ga naar het tabblad Reacties bovenaan het formulier.
- Klik op Koppelen aan Sheets (het groene Sheets-icoon).
- Kies Nieuwe spreadsheet maken of Een bestaande spreadsheet selecteren.
- Klik op Maken of Selecteren.
Elke inzending wordt nu automatisch als een nieuwe rij toegevoegd aan de Sheet. Je kunt de spreadsheet openen en de reacties sorteren, filteren of analyseren.
Bevestigingsmail instellen
Wil je dat indieners een kopie van hun antwoorden ontvangen, schakel dan eerst het verzamelen van e-mailadressen in (zie hierboven) en zet daarna de reactiebevestiging aan:
Bevestigingsmail aanzetten
- Ga naar Instellingen.
- Zet E-mailadressen verzamelen op Geverifieerd of Invoer van respondent.
- Zet onder Reactiebevestigingen de optie aan dat indieners een kopie van hun antwoord per e-mail krijgen.
Deelnemers ontvangen dan automatisch een bevestiging met hun antwoorden. Dat geeft vertrouwen en vermindert het aantal vragen aan de organisator.
Het formulier delen
Klik rechtsboven op de knop Verzenden. Je kunt op drie manieren delen:
- E-maillink: stuur het formulier rechtstreeks naar specifieke adressen.
- Directe URL: kopieer en plak de link in Chat, op je website of in een uitnodiging. Tip: zet de schakelaar URL inkorten aan voor een nettere link.
- Insluitcode: plaats het formulier rechtstreeks in een webpagina.
Vergeet het sluiten niet
Zet het formulier na de deadline op slot via het tabblad Reacties door Reacties accepteren uit te schakelen. Voeg eventueel een afsluitende boodschap toe, zoals "De inschrijving is gesloten, bedankt voor je interesse".
Kan ik het formulier alleen laten invullen door mensen met een Google-account?
Ja. Zet bij Instellingen de optie E-mailadressen verzamelen op Geverifieerd. Invullers moeten dan inloggen met een Google-account. Handig voor interne aanmeldingen. Voor externe gasten kies je Invoer van respondent of Niet verzamelen.
Hoe beperk ik het aantal deelnemers, bijvoorbeeld bij een vol evenement?
Forms heeft hiervoor geen ingebouwde teller. Je kunt het formulier handmatig sluiten zodra je het maximum bereikt door Reacties accepteren uit te schakelen. Voor een automatische limiet gebruik je een add-on zoals formLimiter of een Apps Script.
Kan iemand het formulier meerdere keren invullen?
Standaard wel. Wil je dat tegengaan, zet dan bij Instellingen de optie Reageren beperken tot 1 antwoord aan. Dat vereist wel dat de invuller is ingelogd met een Google-account.
Krijg ik een melding bij elke nieuwe aanmelding?
Ja. Ga naar het tabblad Reacties, klik op de drie puntjes en kies Meldingen ontvangen voor nieuwe reacties. Je krijgt dan een e-mail bij elke nieuwe inzending.
Kan ik mijn vragen achteraf nog aanpassen?
Ja, je kunt vragen toevoegen of wijzigen terwijl het formulier al live staat. Bestaande reacties blijven bewaard, maar wees voorzichtig met het verwijderen of hernoemen van vragen, want dat kan de kolommen in je gekoppelde Sheet door elkaar halen.