Een interne website bouwen met Google Sites geeft je team een centrale plek voor afspraken, documenten, agenda en handige links. Je hebt geen webdesigner of code nodig: je bouwt de site met slepen en neerzetten en deelt hem alleen binnen je organisatie. In dit artikel lees je hoe je een praktisch intranet opzet.
Waarom een intranet met Sites
Informatie raakt versnipperd over mailtjes, chats en losse documenten. Een interne website brengt het samen op een plek die iedereen kent. Nieuwe medewerkers vinden er hun weg, en veelgestelde vragen beantwoord je een keer goed op de site.
Google Sites zit in Workspace en werkt met slepen en neerzetten. Je kiest een opmaak, voegt secties toe en plaatst tekst, afbeeldingen en ingesloten inhoud zonder ook maar een regel code.
Bepaal de structuur
Een goede site begint met een heldere indeling. Bedenk welke onderwerpen je team het vaakst nodig heeft en maak daar pagina's voor.
Een interne site opzetten
- Open Google Sites via
sites.google.comen maak een nieuwe site aan. - Geef de site een duidelijke naam en kies een opmaak.
- Maak pagina's voor de hoofdonderwerpen, zoals Nieuws, Documenten en Contact.
- Vul de pagina's met tekst, links en ingesloten inhoud.
- Stel de navigatie in zodat pagina's logisch geordend zijn.
- Klik op Publiceren en deel de site met je organisatie.
Sluit bestaande inhoud in
Je hoeft niets dubbel te maken. Sluit een Drive-map, een Agenda of een document rechtstreeks in op een pagina. De inhoud blijft actueel, want hij komt live uit de bron.
Inhoud insluiten uit Workspace
De kracht van Sites zit in de integratie met de rest van Workspace. Een ingesloten gedeelde Drive toont altijd de actuele bestanden, een ingesloten Agenda toont de teamplanning, en een ingesloten formulier verzamelt aanmeldingen of feedback.
Wat je op een interne site zet, hangt af van wat je team het meest nodig heeft. Een veelgebruikte indeling:
| Pagina | Inhoud | Waarvoor |
|---|---|---|
| Nieuws | Aankondigingen en updates | Bedrijfsbrede communicatie |
| Documenten | Ingesloten gedeelde Drive met beleid en sjablonen | Snel de juiste versie vinden |
| Agenda en contact | Ingesloten teamagenda en wie-is-wie | Planning en bereikbaarheid |
Toegang beperken tot je organisatie
Een intern intranet hoort niet op het open internet te staan. Bij het publiceren kies je dat alleen mensen binnen je organisatie de site kunnen bekijken. Open daarvoor het venster Publiceren, kies bij de zichtbaarheid van de gepubliceerde site voor je organisatie of voor specifieke groepen, en bevestig.
Zet de site niet per ongeluk openbaar
Controleer bij het publiceren de zichtbaarheid. Kies dat alleen je organisatie de site mag bekijken, zodat interne informatie niet vindbaar is voor de buitenwereld. Houd er rekening mee dat een Workspace-beheerder via het Drive-beleid kan bepalen welke deelopties beschikbaar zijn.
In het kort doorloop je deze stappen, van plan tot onderhoud:
- Plannen: bepaal welke onderwerpen op de site horen.
- Bouwen: maak pagina's en vul ze met inhoud.
- Insluiten: voeg Drive, Agenda en formulieren toe.
- Beperken: deel alleen binnen je organisatie.
- Onderhouden: houd nieuws en documenten actueel.
De site actueel en levend houden
Een interne site heeft alleen waarde als de informatie klopt. Een intranet dat vol staat met verouderd nieuws en oude documenten verliest snel het vertrouwen van het team, en dan kijkt niemand er meer naar. Wijs daarom een of twee mensen aan die de site beheren en spreek af hoe vaak nieuws wordt bijgewerkt. Zet dynamische inhoud zoals de agenda en de gedeelde Drive ingesloten op de site, zodat die delen vanzelf actueel blijven zonder handwerk. Voor de vaste pagina's plan je een periodieke controle. Een site die merkbaar onderhouden wordt, nodigt uit om te gebruiken en aan bij te dragen, terwijl een verwaarloosde site juist mensen wegjaagt.
Een vindbare en logische navigatie
De waarde van een intranet staat of valt met hoe makkelijk mensen vinden wat ze zoeken. Een logische navigatie met heldere paginanamen helpt daar enorm bij. Groepeer verwante onderwerpen, gebruik begrijpelijke namen in plaats van interne jargon, en houd het aantal hoofdpagina's beperkt zodat het overzicht behouden blijft. Plaats de meest gebruikte informatie prominent op de startpagina, bijvoorbeeld het laatste nieuws en de belangrijkste documenten. Test de navigatie door een nieuwe collega te vragen iets op te zoeken; waar diegene aarzelt, kun je de structuur verbeteren. Een site die intuitief in elkaar zit, wordt vanzelf de plek waar mensen als eerste kijken.
Heb ik technische kennis nodig voor Google Sites?
Nee. Je bouwt een site met slepen en neerzetten. Je kiest een opmaak, voegt secties toe en plaatst inhoud. Er komt geen code aan te pas.
Kan ik documenten uit Drive op de site tonen?
Ja, je kunt een gedeelde Drive-map of een los document insluiten. De getoonde inhoud blijft actueel omdat hij rechtstreeks uit de bron komt.
Hoe houd ik de site alleen voor mijn team toegankelijk?
Bij het publiceren kies je dat alleen mensen binnen je organisatie de site kunnen bekijken. Zo is hij niet voor de buitenwereld vindbaar.
Wie kan de site bijwerken?
Je bepaalt zelf wie bewerkrechten krijgt. Wijs een of twee beheerders aan die de site actueel houden, zodat de inhoud betrouwbaar blijft.
Kan ik een formulier op de site zetten?
Ja, je kunt een Google Formulier insluiten op een pagina. Handig voor aanmeldingen, verlofaanvragen of het ophalen van feedback van collega's.
Werkt de site ook goed op mobiel?
Ja. Sites past de opmaak automatisch aan het scherm aan, zodat collega's de site ook op telefoon en tablet prettig kunnen bekijken.
Een thuisbasis voor je team
Met een interne site geef je je team een vaste thuisbasis voor informatie. Wil je belangrijke updates ook actief uitsturen, lees dan Een interne nieuwsbrief versturen via Google Workspace.