Een dagelijks e-mailrapport automatiseren met Apps Script

Een dagelijks e-mailrapport automatiseren met Apps Script is het perfecte project om alle basistechnieken samen te brengen. Je leest data, vat die samen, giet het in een nette mail en laat een trigger het elke ochtend versturen, helemaal zonder dat je erbij bent. In dit artikel bouw je zo'n rapport stap voor stap op.

Het idee achter de automatisering

Het doel is een mail die elke werkdag om 07:00 in je inbox ligt met de belangrijkste cijfers van gisteren. De bouwstenen zijn: data lezen uit een spreadsheet, die data samenvatten, een leesbare HTML-mail bouwen en een tijdgestuurde trigger die het geheel start. Elk onderdeel ken je misschien al, hier knoop je ze aan elkaar.

In het kort doorloopt het script vier vaste fases:

Stap 1: de data lezen en samenvatten

Stel je hebt een blad met verkooporders, met per rij een datum, een bedrag en een status. Je leest de data en berekent de totalen:

function maakSamenvatting() {
  const blad = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Orders');
  const data = blad.getRange(2, 1, blad.getLastRow() - 1, 3).getValues();

  let totaal = 0;
  let aantal = 0;
  data.forEach(function(rij) {
    const bedrag = rij[1];
    const status = rij[2];
    if (status === 'afgerond') {
      totaal += bedrag;
      aantal++;
    }
  });

  return { aantal: aantal, totaal: totaal };
}

Let op de aanroep getLastRow() - 1: die zorgt dat je alleen de rijen met data leest en niet de kopregel. Staat er nog geen enkele orderregel, dan kan getLastRow() gelijk zijn aan de kopregel, vang dat in de volgende stappen af.

Stap 2: een nette HTML-mail bouwen

Een platte tekstmail leest niemand graag. Bouw een eenvoudige HTML-tabel zodat de cijfers eruit springen:

function bouwHtml(samenvatting) {
  return '<h2>Dagrapport</h2>' +
    '<table border="1" cellpadding="8" style="border-collapse:collapse">' +
    '<tr><th>Afgeronde orders</th><td>' + samenvatting.aantal + '</td></tr>' +
    '<tr><th>Totaalbedrag</th><td>EUR ' + samenvatting.totaal.toFixed(2) + '</td></tr>' +
    '</table>' +
    '<p>Gegenereerd op ' + new Date().toLocaleString('nl-NL') + '</p>';
}

Stap 3: het rapport versturen

Nu koppel je de samenvatting en de HTML aan een verzendfunctie:

function stuurDagrapport() {
  const samenvatting = maakSamenvatting();
  const html = bouwHtml(samenvatting);
  const ontvanger = 'team@cloud-captains.com';

  GmailApp.sendEmail(ontvanger, 'Dagrapport ' + new Date().toLocaleDateString('nl-NL'),
    'Bekijk dit rapport in een HTML-client.', {
      htmlBody: html,
      name: 'Rapportage Bot'
    });
}

De derde parameter is de platte-tekstversie, een terugval voor clients die geen HTML tonen. De opties htmlBody en name regelen de opgemaakte versie en de afzendernaam.

Stap 4: de trigger instellen

Tot slot zorg je dat het elke ochtend draait. Stel een dagelijkse trigger in en ruim eerst oude triggers op, zodat je niet per ongeluk twee mails per dag krijgt:

function installeerTrigger() {
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(t) {
    if (t.getHandlerFunction() === 'stuurDagrapport') ScriptApp.deleteTrigger(t);
  });
  ScriptApp.newTrigger('stuurDagrapport')
    .timeBased().everyDays(1).atHour(7).create();
}

Een tijdgestuurde trigger draait in het tijdvenster dat je met atHour() opgeeft, dus rond 07:00, niet op de seconde nauwkeurig. Dat is voor een ochtendrapport prima.

De volledige flow in één oogopslag

1. Lezen: haal de orderdata uit de spreadsheet met getValues().
2. Samenvatten: bereken aantal en totaal van de afgeronde orders.
3. Mailen: bouw de HTML en verstuur met GmailApp.sendEmail().
4. Plannen: laat een dagelijkse trigger het script om 07:00 starten.

Volgende stap

Dit project laat zien hoe sterk Apps Script wordt als je services combineert. Bouw verder met complexere rapportages of zet een goedkeuringsflow op met dezelfde technieken.