Gmail filters houden je inbox rustig door binnenkomende mail automatisch te sorteren. In plaats van handmatig elke nieuwsbrief, factuur of melding te verslepen, laat je Gmail dat werk doen op basis van regels die jij eenmalig instelt. Labels werken daarbij als gekleurde mapjes die je aan een bericht hangt, terwijl filters bepalen wat er met een bericht gebeurt zodra het binnenkomt.
Het verschil tussen filters en labels
Een label is een etiket dat je op een bericht plakt, bijvoorbeeld Facturen of Project/Klant-A. Een bericht kan meerdere labels tegelijk dragen, anders dan een klassieke map. Een filter is een automatische regel: zodra mail aan jouw criteria voldoet, voert Gmail de gekozen acties uit, zoals een label toepassen, archiveren of doorsturen. Filters en labels werken het beste samen.
Een filter maken
Je start een filter vanuit de zoekbalk. Daar geef je eerst je zoekcriteria op, en die zet je vervolgens om in een blijvende regel.
Zo maak je een filter in Gmail
- Open Gmail en klik op het filter-icoon (het trechtertje) rechts in de zoekbalk.
- Vul je criteria in, bijvoorbeeld
from:facturen@leverancier.nlbij Van of een trefwoord bij Bevat de woorden. - Klik op Zoeken om te controleren welke berichten matchen.
- Klik opnieuw op het filter-icoon en kies Filter maken.
- Vink de gewenste acties aan en klik op Filter maken om de regel op te slaan.
Veelgebruikte acties
Bij het maken van een filter kies je een of meer acties die Gmail automatisch uitvoert:
- Label toepassen: koppelt een bestaand of nieuw label aan het bericht, zodat het in het juiste overzicht terechtkomt.
- Inbox overslaan (archiveren): haalt het bericht meteen uit je inbox, terwijl het wel vindbaar blijft via het label.
- Doorsturen naar: stuurt een kopie naar een collega of groep (het doorstuuradres moet je vooraf bevestigen via Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP).
- Als gelezen markeren of Markeren als belangrijk: handig om ruis stil te zetten of juist prioriteit te geven.
- Verwijderen: stuurt ongewenste mail direct naar de prullenbak.
Pas de regel ook toe op bestaande mail
Onderaan het venster waar je acties kiest, staat de optie Filter ook toepassen op overeenkomende gesprekken. Vink die aan om de nieuwe regel meteen los te laten op mail die al in je inbox staat, niet alleen op toekomstige berichten.
Slimme labels met nesting
Gebruik geneste labels om structuur aan te brengen. Met een schuine streep maak je een hiërarchie, zoals Project/Klant-A en Project/Klant-B. Het bovenliggende label Project werkt dan als hoofdmap, met de klanten als sublabels eronder. Bij het aanmaken van een nieuw label kun je Label nesten onder aanvinken om het meteen onder een bestaand label te plaatsen.
Je kunt aan een bericht meerdere labels tegelijk hangen. Combineer bijvoorbeeld een onderwerp-label (Facturen) met een prioriteit-label (Actie-vereist) zodat je je inbox in een oogopslag kunt scannen op wat echt aandacht nodig heeft.
Filters delen via export en import
Heb je een set goede filters opgebouwd, dan kun je die exporteren en bij een collega importeren. Dat scheelt iedereen het handmatig naelkaar instellen.
Controleer doorstuur- en verwijderacties bij import
Een geëxporteerd filterbestand bevat ook acties zoals doorsturen en verwijderen. Bekijk de regels voor je ze importeert in een ander account, zodat je niet per ongeluk mail naar een verkeerd adres stuurt of belangrijke berichten weggooit.
Je vindt de export onder Instellingen > Filters en geblokkeerde adressen. Vink de filters aan die je wilt delen en kies Exporteren. De ontvanger gebruikt op dezelfde plek Importeer filters en uploadt het bestand.
Wat is het verschil tussen een filter en een label in Gmail?
Een label is een etiket dat je op een bericht plakt om het te ordenen. Een filter is een automatische regel die bepaalt wat er met binnenkomende mail gebeurt, bijvoorbeeld welk label er wordt toegepast of of het bericht wordt gearchiveerd.
Kan ik meerdere labels aan hetzelfde bericht koppelen?
Ja. Anders dan een klassieke map kan een bericht meerdere labels tegelijk dragen. Zo combineer je bijvoorbeeld een onderwerp-label met een prioriteit-label.
Werkt een nieuw filter ook op mail die al in mijn inbox staat?
Alleen als je dat aangeeft. Vink in het laatste scherm de optie aan om het filter ook toe te passen op bestaande overeenkomende gesprekken, anders geldt de regel alleen voor nieuwe berichten.
Hoe stop ik berichten die naar de verkeerde plek worden gefilterd?
Ga naar Instellingen, open het tabblad met filters en geblokkeerde adressen, en bewerk of verwijder de betreffende regel. Pas de zoekcriteria aan als het filter te breed of te smal matcht.
Kan ik mijn filters delen met collega's?
Ja. Exporteer je filters via Instellingen naar een bestand en laat je collega dat bestand op dezelfde plek importeren. Controleer eerst de doorstuur- en verwijderacties voor je ze deelt.