Gmail als klantcommunicatiehub
Voor de meeste sales- en accountmanagers is Gmail het centrale zenuwstelsel voor klantcontact. Toch werkt de gemiddelde professional met de standaard inbox zonder labels, filters of sjablonen en verliest daarmee uren per week aan zoeken en herformuleren.
Met een paar slimme instellingen verander je Gmail van een passieve inbox in een actief klantcontactsysteem. Je hebt geen extra tools nodig, want alles zit al in Gmail.
Eerst labels, dan filters
Stel je labelsysteem in voordat je begint met filters. Een doordacht labelschema bespaart je later veel reorganisatiewerk, omdat je filters meteen naar de juiste labels kunt laten verwijzen.
Labels en kleurcodering
Labels zijn de ruggengraat van een georganiseerde inbox. Maak een hiërarchie die past bij je salesproces:
Klanten/
Klanten/Actief
Klanten/Prospect
Klanten/Verloren
Sales/
Sales/Follow-up nodig
Sales/Wacht op reactie
Sales/Offerte verstuurd
Geef elk label een kleur via het menu naast de labelnaam. Gebruik bijvoorbeeld rood voor Follow-up nodig, zodat die berichten direct opvallen.
Labels aanmaken en kleurcoderen
- Ga naar Gmail, klik op het tandwiel rechtsboven en kies Alle instellingen bekijken, daarna het tabblad Labels.
- Scroll naar beneden en klik op Nieuw label maken.
- Typ de naam, vink aan of het een sublabel is en klik op Maken.
- Beweeg in de zijbalk over het nieuwe label en klik op de drie puntjes.
- Kies Labelkleur en selecteer een kleur die past bij de urgentie of categorie.
Automatische filters instellen
Filters labelen e-mails automatisch zodra ze binnenkomen, zodat je inbox gesorteerd blijft zonder handmatig werk.
Stel bijvoorbeeld filters in voor:
- E-mails van vaste klantdomeinen, waarbij alle mail van
@klantnaam.nlhet labelKlanten/Actiefkrijgt. - Berichten met het woord
offertein de onderwerpregel, die het labelSales/Offerte verstuurdkrijgen. - Nieuwsbrieven die automatisch worden gearchiveerd, zodat ze je inbox niet vervuilen.
Een filter aanmaken
- Ga naar Instellingen, Filters en geblokkeerde adressen, en klik op Nieuw filter aanmaken.
- Vul de criteria in, bijvoorbeeld een afzender, domein of woord in het onderwerp.
- Klik op Filter maken en kies de actie, zoals Label toepassen, Archiveren of Doorsturen.
- Vink desgewenst Pas filter ook toe op bestaande conversaties aan om oude mail meteen mee te sorteren.
E-mailsjablonen voor standaardreacties
Sjablonen, vroeger bekend als standaardantwoorden, zijn voorgemaakte e-mailteksten die je met twee klikken invoegt. Handig voor een eerste reactie op een lead, een offerte-opvolgmail, een meetingbevestiging of een bedankje na een gesprek.
Sjablonen staan standaard uit en werken alleen in Gmail op de computer, niet in de mobiele app.
Sjablonen inschakelen en gebruiken
- Ga naar Instellingen, Geavanceerd, zet Sjablonen op Inschakelen en klik op Wijzigingen opslaan.
- Stel een nieuw bericht op en schrijf je standaardtekst.
- Klik op de drie puntjes rechtsonder in het opstelvenster en kies Sjablonen, Concept opslaan als sjabloon, Opslaan als nieuw sjabloon.
- Wil je het gebruiken? Open een nieuw bericht, klik op de drie puntjes, kies Sjablonen en selecteer de gewenste tekst.
- Pas daarna altijd de aanhef en de specifieke details aan voordat je verstuurt.
Snooze en taken voor follow-up
Met Snooze en Google Taken vergeet je nooit meer een opvolging.
Met Snooze laat je een e-mail tijdelijk verdwijnen en op een gekozen moment opnieuw bovenaan je inbox verschijnen. Beweeg over een e-mail in de lijst en klik op het klokpictogram, of open de mail en gebruik het klokpictogram in de werkbalk. Kies een tijdstip, bijvoorbeeld volgende week maandag om terug te bellen.
Met Taken koppel je een e-mail aan een actie. Open een e-mail, klik op de drie puntjes en kies Toevoegen aan Taken. De e-mail wordt gekoppeld aan een taak in Google Taken. Stel een vervaldatum in en de taak verschijnt in je Agenda.
Combineer Snooze met een label
Label je uitgaande offerte-mail met Sales/Wacht op reactie en snooz de thread drie werkdagen. Zo krijg je automatisch een herinnering om op te volgen en blijft de offerte zichtbaar in het juiste label.
Meerdere handtekeningen beheren
Bedien je meerdere klanttypen of heb je meerdere e-mailadressen? Maak dan een handtekening per context.
Een extra handtekening maken
- Ga naar Instellingen, Algemeen, en scroll naar Handtekening.
- Klik op Nieuwe handtekening maken en geef hem een herkenbare naam.
- Schrijf de tekst en voeg eventueel je logo toe via het afbeeldingspictogram.
- Stel onderaan in welke handtekening standaard wordt gebruikt voor nieuwe mails en welke voor antwoorden.
Zoeken als een pro
De zoekoperatoren van Gmail zijn krachtig. Deze zijn handig voor dagelijks gebruik:
| Operator | Voorbeeld | Wat het doet |
|---|---|---|
from: |
from:jan@bedrijf.nl |
E-mails van een specifieke afzender |
to: |
to:mij@bedrijf.nl |
E-mails aan jezelf |
label: |
label:klanten/actief |
Gefilterd op label |
has:attachment |
has:attachment offerte |
Mails met een bijlage |
older_than: |
older_than:30d label:wacht |
Oude, onbeantwoorde mails |
Sla veelgebruikte zoekopdrachten op als filter met een automatisch label, zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft in te typen.
Let op je labelnamen in zoekopdrachten
Zoeken op label: werkt alleen exact. Een spatie in een labelnaam vervang je door een liggend streepje, dus label:klanten/actief in plaats van de weergavenaam met spaties. Klopt je zoekopdracht niet, controleer dan eerst de exacte schrijfwijze van het label.
Kan ik Gmail koppelen aan mijn CRM in Sheets?
Via Apps Script kan dat. Je schrijft een script dat e-mails uit gelabelde threads automatisch logt als activiteit in je Sheets-CRM. Kijk voor de uitleg in het artikel over Apps Script.
Hoe gebruik ik meerdere Gmail-accounts voor sales en privé?
Voeg je zakelijke account toe via Instellingen, Accounts en import, en daar de optie om een e-mailaccount toe te voegen. Je schakelt dan vanuit één Gmail-venster tussen accounts zonder uit te loggen.
Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen?
Archiveren haalt de e-mail uit je inbox maar bewaart hem in Alle mail. Verwijderen plaatst hem in de prullenbak, die na 30 dagen automatisch wordt geleegd. Archiveer klant-e-mails, zodat je ze later nog kunt doorzoeken.
Kan ik zien of een klant mijn e-mail heeft geopend?
Gewone Gmail-accounts hebben geen ingebouwde leesbevestiging. In Google Workspace kan een beheerder leesbevestigingen aanzetten, maar de ontvanger kan een bevestiging altijd weigeren. Reken er dus niet op als harde indicatie.
Werken sjablonen en filters ook op mijn telefoon?
Sjablonen maak en beheer je alleen in Gmail op de computer. Filters stel je ook op de computer in, maar ze werken daarna automatisch op al je apparaten, ook in de mobiele app.
Hoeveel filters en labels kan ik aanmaken?
Voor dagelijks gebruik loop je in de praktijk niet tegen grenzen aan. Houd je labelschema wel compact en logisch, want te veel labels maken je zijbalk juist onoverzichtelijk.