Als beheerder bepaal jij welke medewerkers Google Voice kunnen gebruiken en welk telefoonnummer ze krijgen. Een nummer toewijzen doe je in de Google Beheerdersconsole. In dit artikel lees je hoe je een licentie koppelt en vervolgens een nieuw of vrijgegeven nummer aan een gebruiker toewijst.
Voorwaarden vooraf
Voordat je een nummer kunt toewijzen, moet je organisatie een Google Voice-abonnement hebben en moeten er voldoende licenties beschikbaar zijn. De gebruiker moet al een Workspace-account hebben. Daarnaast heb je beheerdersrechten nodig om bij het onderdeel Google Voice in de console te komen.
Stap 1: licentie toewijzen
Een gebruiker kan pas bellen als er een Voice-licentie aan het account hangt. De licentie toewijzen kan automatisch of handmatig.
Een Voice-licentie toewijzen
- Meld je aan op admin.google.com met een beheerdersaccount.
- Ga naar Facturering en open Licentie-instellingen, of ga via Directory naar Gebruikers.
- Zoek de gebruiker op en open het profiel.
- Open het onderdeel Licenties.
- Zet de licentie voor Google Voice op Aan.
- Sla de wijziging op.
Stap 2: een telefoonnummer toewijzen
Na de licentie koppel je het nummer. Dit doe je in het Google Voice-onderdeel van de console.
Een nummer toewijzen via Google Voice
- Ga naar Apps, Google Workspace, Google Voice.
- Klik op Gebruikers.
- Selecteer de gebruiker aan wie je een nummer wilt toewijzen.
- Kies of je een nieuw nummer aanvraagt of een vrijgegeven nummer hergebruikt.
- Vraag je een nieuw nummer aan, voer dan het bedrijfsadres en de gewenste regio in. Google bepaalt op basis daarvan het netnummer.
- Bevestig de toewijzing.
Vrijgegeven nummers hergebruiken
Heeft een medewerker je organisatie verlaten, dan kun je het vrijgegeven nummer bewaren en later opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker, een belgroep of een nummerassistent. Zo blijft een bekend nummer behouden voor je bedrijf.
Activering van een nieuw nummer
Een nieuw aangevraagd Nederlands nummer is meestal binnen 4 tot 8 uur actief, met een uitschieter tot maximaal 24 uur. Pas daarna kan de gebruiker bellen en gebeld worden. Plan een toewijzing dus niet vlak voor een belangrijk moment.
Een bestaand zakelijk nummer overnemen
Wil je het huidige vaste nummer van je bedrijf gebruiken in Google Voice, dan wijs je geen nieuw nummer toe maar porteer je het bestaande nummer. Dat regel je in hetzelfde Google Voice-onderdeel onder Nummers porteren. Houd er rekening mee dat porteren enkele dagen duurt en dat je het oude contract pas mag opzeggen als het porteren is voltooid.
Eerst licentie, dan nummer
Probeer je een nummer toe te wijzen voordat de gebruiker een Voice-licentie heeft, dan lukt dat niet. Zorg dus altijd dat stap 1 volledig is afgerond voordat je een nummer koppelt.
Kan ik zelf het netnummer bepalen?
Je kiest de regio op basis van het bedrijfsadres en Google koppelt daar het bijbehorende netnummer aan. Een specifiek nummer handmatig uitkiezen is bij een nieuwe aanvraag niet mogelijk.
Wat gebeurt er met het nummer als ik de gebruiker verwijder?
Het nummer komt vrij en kun je bewaren om later opnieuw toe te wijzen, of definitief vrijgeven.
Kan ik meerdere nummers aan een gebruiker geven?
Nee, per gebruiker hoort een Google Voice-nummer. Voor meerdere inkomende lijnen gebruik je belgroepen of een nummerassistent.
Wanneer start de facturering?
De facturering van een licentie begint zodra je deze toewijst en stopt zodra je deze weer opheft.