Een nummerassistent, ook wel auto-attendant genoemd, beantwoordt inkomende gesprekken automatisch met een begroeting en een keuzemenu. De beller toetst een cijfer en wordt doorverbonden naar de juiste medewerker of afdeling. In dit artikel lees je hoe je een nummerassistent instelt via de Google Beheerdersconsole.
Voorwaarden
De nummerassistent is beschikbaar vanaf de Google Voice Standard-editie en hoger. In de Starter-editie ontbreekt deze functie. Verder heb je een vrij telefoonnummer nodig dat je aan de assistent koppelt, en beheerdersrechten om bij het Google Voice-onderdeel te komen. Bereid vooraf voor welke menukeuzes je wilt aanbieden en naar welke gebruikers of belgroepen die moeten verwijzen.
De nummerassistent aanmaken
Een nummerassistent instellen
- Meld je aan op admin.google.com met een beheerdersaccount.
- Ga naar Apps, Google Workspace, Google Voice.
- Klik op Nummerassistenten en kies Nummerassistent toevoegen.
- Geef de assistent een herkenbare naam, bijvoorbeeld Hoofdnummer of Receptie.
- Wijs een telefoonnummer toe, of laat een nieuw nummer aanvragen.
- Stel de begroeting in. Je typt de tekst en Google Voice zet die om in spraak.
- Voeg menukeuzes toe en koppel elke keuze aan een gebruiker of belgroep.
- Sla de configuratie op.
Begroeting via tekst naar spraak
De welkomstboodschap wordt door een computerstem ingesproken op basis van de tekst die je invoert. Houd de tekst kort en duidelijk, en spel lastige woorden eventueel fonetisch zodat de uitspraak klopt.
Openingstijden instellen
Met openingstijden bepaal je hoe de assistent zich gedraagt binnen en buiten kantooruren. Tijdens openingstijden verbindt de assistent door volgens je keuzemenu. Buiten openingstijden kun je een afwijkende boodschap afspelen of bellers direct naar voicemail leiden.
Openingstijden toevoegen
- Open de nummerassistent die je hebt aangemaakt.
- Ga naar het onderdeel Openingstijden.
- Stel per dag de uren in waarop je organisatie bereikbaar is.
- Bepaal het gedrag buiten openingstijden, bijvoorbeeld een aparte boodschap of doorschakelen naar voicemail.
- Sla de instellingen op.
Doorverbinden naar een belgroep
Laat een menukeuze niet naar een enkele persoon verwijzen maar naar een belgroep, zodat meerdere collega's tegelijk gebeld worden. De eerste die opneemt, neemt het gesprek aan. Belgroepen vergroten de kans dat een beller snel iemand bereikt. Houd er rekening mee dat belgroepen de Premier-editie vereisen.
Testen voordat je live gaat
Bel na het instellen zelf het nummer van de assistent en loop alle menukeuzes door. Controleer of de begroeting goed klinkt, of elke keuze bij de juiste persoon uitkomt en of het gedrag buiten openingstijden klopt. Pas de configuratie aan waar nodig.
Wijzigingen kunnen even doorwerken
Na het opslaan van een nieuwe of gewijzigde nummerassistent kan het enkele minuten duren voordat alles actief is. Test daarom niet direct, maar geef de instellingen even de tijd om door te werken.
Heb ik een Starter-abonnement of meer nodig?
De nummerassistent vereist minimaal de Standard-editie. In de Starter-editie is deze functie niet beschikbaar.
Kan ik mijn eigen stem inspreken in plaats van een computerstem?
De begroeting wordt standaard uit ingevoerde tekst gegenereerd met een computerstem. Controleer in de console of jouw abonnement een eigen opname ondersteunt.
Kan een keuze doorverbinden naar een andere nummerassistent?
Ja, met een meerlaagse nummerassistent kun je keuzes laten doorverwijzen naar een volgende assistent, zodat je een menustructuur met meerdere niveaus bouwt.
Wat gebeurt er buiten openingstijden?
Dat bepaal je zelf. Je kunt een aparte boodschap afspelen of de beller direct naar voicemail leiden.