Bestanden offline beschikbaar maken in Google Drive is onmisbaar als je wilt doorwerken zonder internet. Of je nu in de trein zit of in een gebied zonder verbinding, met offline toegang blijf je productief. In dit artikel laat ik zien hoe je dit instelt op elk apparaat.
Hoe offline werken werkt
Bij offline werken bewaart Drive een lokale kopie van je bestanden op je apparaat. Je kunt die bestanden openen, lezen en bewerken zonder internetverbinding. Zodra je weer online bent, stuurt Drive je wijzigingen automatisch door en haalt het de wijzigingen van anderen op. Zo blijft alles synchroon zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
Offline werken kan met Google Docs, Sheets en Slides in de browser, en met vrijwel alle bestandstypen in de mobiele app en in Drive voor desktop. Je kiest zelf welke bestanden offline beschikbaar moeten zijn.
Eenmalig de extensie installeren
Voor offline werken in de browser heb je de Google Docs Offline-extensie nodig. Die werkt in Chrome en in Microsoft Edge. Je installeert hem eenmalig, daarna werkt offline toegang in je browser zonder verdere stappen. Op een Chromebook en bij een geinstalleerde Drive voor desktop staat offline vaak al automatisch aan.
Offline werken in de browser
In de browser schakel je offline toegang in via de instellingen van Drive. Je opent de instellingen via het tandwiel rechtsboven en zet de optie voor offline aan. Daarna bewaart je browser je recente Docs, Sheets en Slides lokaal, zodat je er altijd bij kunt. Gebruik hiervoor een gewoon venster, want in incognito of privemodus werkt offline toegang niet.
Offline toegang inschakelen in de browser
- Installeer de Google Docs Offline-extensie in Chrome of Edge als je die nog niet hebt.
- Open Google Drive en klik rechtsboven op het tandwiel, kies Instellingen.
- Zet bij Offline de schakelaar aan om recente bestanden offline beschikbaar te maken.
- Wil je een specifiek document zeker offline hebben, klik er dan met de rechtermuisknop op en kies Offline beschikbaar maken. Er verschijnt een groen vinkje als het klaarstaat.
- Wacht tot Drive de bestanden heeft gesynchroniseerd voordat je je verbinding verbreekt.
Offline werken op mobiel
In de mobiele Drive-app kies je per bestand of map of die offline beschikbaar moet zijn. Tik op het menu met de drie puntjes naast een bestand en kies Offline beschikbaar maken. Het bestand krijgt dan een markering en blijft toegankelijk zonder verbinding. Lees meer over de app in Google Drive mobiele app.
Bereid een lange reis voor
Maak voor een lange reis de bestanden die je onderweg nodig hebt vooraf offline beschikbaar, terwijl je nog wifi hebt. Zo voorkom je dat je zonder verbinding ineens niet bij je documenten kunt.
Offline in Drive voor desktop
Met Drive voor desktop kun je hele mappen lokaal beschikbaar maken via de optie Beschikbaar maken offline. De bestanden staan dan op je computer en blijven toegankelijk zonder internet. Andere bestanden blijven in de cloud en worden alleen gedownload wanneer je ze opent. Lees meer in Selectieve synchronisatie instellen.
Niet op een gedeelde computer
Offline bestanden staan lokaal op je apparaat. Op een gedeelde of openbare computer betekent dat een veiligheidsrisico, want anderen kunnen er mogelijk bij. Schakel offline toegang dus nooit in op een computer die niet van jou is.
Synchroniseren en conflicten
Zodra je weer online bent, synchroniseert Drive je wijzigingen automatisch. Heeft iemand anders ondertussen hetzelfde document gewijzigd, dan voegt Drive de wijzigingen meestal netjes samen. Bij echte conflicten bewaart Drive beide versies, zodat er niets verloren gaat. Je kunt dan zelf kiezen welke versie je aanhoudt.
Controleren of een bestand echt offline staat
Voordat je je verbinding verbreekt, wil je zeker weten dat de bestanden die je nodig hebt daadwerkelijk lokaal beschikbaar zijn. In de mobiele app herken je een offline bestand aan een markering, vaak een vinkje of een offline-pictogram naast de naam. In de browser zie je een groen vinkje bij de bestanden die je expliciet offline beschikbaar maakte, en zorg je er verder voor dat je je recente documenten hebt geopend terwijl je nog online was, zodat ze in de offline cache staan.
Een veelgemaakte fout is denken dat alles automatisch offline staat. Dat is niet zo: alleen wat je expliciet offline beschikbaar maakt of recent hebt geopend, is zonder verbinding te gebruiken. Maak er daarom een gewoonte van om vlak voor een reis even te controleren of je belangrijkste documenten de offline-markering hebben. Een minuut controleren bespaart je de frustratie dat je onderweg ineens niet bij een cruciaal bestand kunt. Zeker bij presentaties en contracten loont die laatste check altijd.
Kan ik elk bestandstype offline gebruiken?
In de mobiele app en in Drive voor desktop kun je vrijwel alle bestandstypen offline beschikbaar maken. In de browser geldt offline bewerken vooral voor Google Docs, Sheets en Slides.
Synchroniseren mijn wijzigingen automatisch?
Ja. Zodra je apparaat weer verbinding heeft, stuurt Drive je offline wijzigingen automatisch door en haalt het updates van anderen op.
Wat gebeurt er bij een conflict?
Als twee mensen offline hetzelfde bestand wijzigen, probeert Drive de wijzigingen samen te voegen. Lukt dat niet, dan bewaart Drive beide versies zodat je niets kwijtraakt.
Neemt offline werken ruimte in op mijn apparaat?
Ja. Offline bestanden worden lokaal opgeslagen en nemen ruimte in. Maak alleen de bestanden offline die je echt nodig hebt om geen onnodige ruimte te verbruiken.
Werkt offline toegang in elke browser?
Offline bewerken werkt in Chrome en in Microsoft Edge met de Google Docs Offline-extensie. Gebruik een gewoon venster, want in incognito of privemodus werkt offline toegang niet.
Waarom staat er geen offline-markering bij mijn bestand?
Dan is het bestand nog niet gesynchroniseerd of niet als offline gemarkeerd. Controleer of je nog online bent, wacht tot de synchronisatie klaar is en kies eventueel handmatig Offline beschikbaar maken.
Met offline toegang werk je overal door, ook zonder verbinding. Stel het vooraf in terwijl je online bent, dan sta je nooit met lege handen onderweg.