Met e-mailrouting bepaal je als beheerder waar berichten naartoe gaan voordat ze in een postvak belanden. Denk aan het doorsturen van een kopie naar een archiefsysteem, het wijzigen van de bestemmingsserver of het toevoegen van headers. In Google Workspace regel je dit in de Admin-console onder Apps > Google Workspace > Gmail, met twee verschillende instellingen: Standaardrouting en Routing.
Standaardrouting versus Routing
Het verschil zit in de reikwijdte:
- Standaardrouting stelt het standaard bezorggedrag in voor je hele organisatie. Dit gebruik je als je alle (of vrijwel alle) mail op een bepaalde manier wilt verwerken, bijvoorbeeld dubbele bezorging naar een tweede systeem.
- Routing is voor specifiekere regels of om het standaardgedrag te overschrijven, bijvoorbeeld op basis van afzender, ontvanger of berichtinhoud.
Beide instellingen kun je toepassen op je hele domein of op een specifieke organisatie-eenheid. Laat de bovenste organisatie-eenheid geselecteerd om de regel voor iedereen te laten gelden, of kies een onderliggende eenheid om de regel te beperken tot een afdeling of team.
Geldt alleen voor actieve Gmail-gebruikers
Routing-instellingen gelden alleen voor actieve gebruikers met Gmail ingeschakeld. Voor geschorste gebruikers of gebruikers zonder Gmail worden routingregels niet toegepast.
Standaardrouting instellen
Een veelvoorkomend gebruik is dubbele bezorging: een kopie van elk bericht gaat naar een extra postvak of systeem, terwijl het origineel gewoon wordt afgeleverd.
Zo stel je standaardrouting in
- Ga in de Admin-console naar Apps > Google Workspace > Gmail > Standaardrouting.
- Klik op Configureren of Nog een regel toevoegen.
- Kies op welke berichten de instelling van toepassing is: inkomend, uitgaand of intern.
- Bepaal de actie, zoals het wijzigen van de bestemming of het toevoegen van een ontvanger voor dubbele bezorging.
- Selecteer de juiste organisatie-eenheid en klik op Opslaan.
Een routingregel maken
Voor gerichtere bezorging gebruik je de Routing-instelling. Hiermee kun je voorwaarden combineren, zoals een specifiek afzenderadres of de aanwezigheid van een bepaalde header, en daar een actie aan koppelen.
Zo maak je een routingregel
- Ga naar Apps > Google Workspace > Gmail > Routing.
- Klik op Nog een regel toevoegen en geef de regel een herkenbare naam.
- Kies het berichttype waarop de regel werkt: inkomend, uitgaand en/of intern verzonden.
- Stel eventueel voorwaarden in, bijvoorbeeld op afzenderadres, ontvanger of de aanwezigheid van een header.
- Bepaal de actie, zoals het wijzigen van de bestemming van de standaard Gmail-server naar een andere mailserver, of het toevoegen van headers die de spam- en phishingstatus aangeven.
- Klik onderaan op Opslaan.
De spam- en phishingheaders zijn handig wanneer een ander systeem die informatie verderop in de verwerking nodig heeft.
Geef regels een duidelijke naam
Geef elke regel een beschrijvende naam zoals Inkomend - kopie naar archief. Bij meerdere regels weet je dan in één oogopslag wat elke regel doet en voorkom je dubbel werk.
Volgorde en samenspel van regels
Standaardrouting en specifieke routingregels kunnen elkaar beïnvloeden. Een specifieke regel kan het standaardgedrag overschrijven. Test daarom na elke wijziging met een paar echte berichten of mail nog steeds op de juiste plek aankomt, vooral als je meerdere regels hebt.
Wijzigingen werken niet altijd direct
Het kan tot 24 uur duren voordat een wijziging in routing daadwerkelijk actief is, al gaat het in de praktijk meestal sneller. Reken bij belangrijke wijzigingen dus niet op een direct effect en plan ze niet vlak voor een kritiek moment.
Praktische aandachtspunten
- Begin met één regel tegelijk en controleer het effect voordat je de volgende toevoegt.
- Documenteer waarom een regel bestaat; routingregels worden vaak vergeten en blijven dan onnodig actief.
- Verwijder regels die je niet meer nodig hebt, zodat het overzicht beheersbaar blijft.
Wil je eerst zorgen dat je uitgaande mail überhaupt wordt vertrouwd, regel dan eerst je SPF, DKIM en DMARC.
Wat is het verschil tussen Standaardrouting en Routing?
Standaardrouting stelt het bezorggedrag voor je hele organisatie in en gebruik je voor brede acties zoals dubbele bezorging. Routing is voor gerichtere regels op basis van afzender, ontvanger of inhoud, en kan het standaardgedrag overschrijven.
Hoe lang duurt het voordat een routingwijziging actief is?
Het kan tot 24 uur duren, maar in de praktijk gaat het meestal sneller. Reken bij belangrijke wijzigingen niet op een direct effect en test daarna of de mail goed aankomt.
Gelden routingregels voor alle gebruikers?
Nee. Routing-instellingen gelden alleen voor actieve gebruikers met Gmail ingeschakeld. Geschorste gebruikers en gebruikers zonder Gmail vallen buiten de regels.
Kan ik routing beperken tot één afdeling?
Ja. Je kunt zowel standaardrouting als routingregels toepassen op een specifieke organisatie-eenheid in plaats van het hele domein. Selecteer daarvoor de onderliggende organisatie-eenheid bij het instellen van de regel.
Welke rechten heb ik nodig om routing in te stellen?
Je hebt het beheerdersrecht voor Gmail-instellingen nodig. Zonder dat recht zie je de routing-instellingen in de Admin-console niet of kun je ze niet wijzigen.
Wat is dubbele bezorging?
Bij dubbele bezorging gaat een kopie van elk bericht naar een extra postvak of systeem, bijvoorbeeld een archief, terwijl het origineel gewoon op de normale plek wordt afgeleverd.