Documenten elektronisch ondertekenen in Google Docs betekent dat je een contract kunt laten tekenen zonder het te printen, scannen of door een aparte ondertekendienst te halen. Je voegt handtekeningvelden in je document toe, nodigt de ondertekenaar uit en krijgt een ondertekende pdf terug met een bewijsspoor van wie wanneer tekende.
Wat eSignature in Docs doet
De eSignature-functie laat je handtekeningvelden in een Google Docs-document plaatsen en het document ter ondertekening versturen. De ondertekenaar opent een veilige link, plaatst zijn handtekening en het systeem legt vast wie tekende en wanneer.
Je kunt vijf soorten velden invoegen:
- Handtekening van de ondertekenaar
- Initialen
- Naam
- Datum van ondertekening
- Tekstveld (voor extra gegevens, met een eigen omschrijving)
Per document kun je maximaal 200 velden plaatsen en maximaal 10 ondertekenaars aan een verzoek toevoegen. Elke ondertekenaar krijgt zijn eigen velden, zodat duidelijk is wie wat moet invullen.
Waarvoor eSignature geschikt is
eSignature is bedoeld voor lichte tot middelzware ondertekenbehoeften, zoals offertes, opdrachtbevestigingen en interne akkoorden. Voor zwaar gereguleerde sectoren met strenge eisen aan gekwalificeerde handtekeningen kan een gespecialiseerde dienst nodig zijn.
Een handtekeningverzoek opstellen
Je begint met het document dat ondertekend moet worden en voegt daar de velden in op de plekken waar gegevens moeten komen.
Een ondertekenverzoek maken
- Open het Docs-document dat ondertekend moet worden.
- Klik in de menubalk op Hulpprogramma's en kies eSignature.
- Voeg in de zijbalk de ondertekenaars toe (maximaal 10).
- Sleep een handtekeningveld naar de juiste plek in het document.
- Voeg eventueel velden toe voor datum, naam, initialen of een tekstveld.
- Wijs per veld aan welke ondertekenaar het moet invullen.
- Klik op Handtekening aanvragen, geef de pdf een titel en vul het e-mailadres van elke ondertekenaar in.
- Verstuur het verzoek.
Plaats velden waar mensen ze verwachten
Plaats handtekening- en datumvelden vlak bij elkaar onderaan het contract, op de plek waar mensen een handtekening verwachten. Een duidelijke ondertekenregel met de naam eronder maakt voor de ondertekenaar meteen helder waar hij moet tekenen.
Het ondertekenproces volgen
Nadat je het verzoek hebt verstuurd, ontvangt de ondertekenaar een e-mail met een link. Jij kunt ondertussen de status volgen. Het verloop ziet er zo uit:
| Fase | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Verzoek verstuurd | De ondertekenaar krijgt een e-mail met een veilige link. |
| In afwachting | Het document wacht tot de ondertekenaar tekent. |
| Ondertekend | De ondertekenaar heeft getekend en de pdf wordt gegenereerd. |
| Voltooid | Beide partijen ontvangen de ondertekende pdf met audittrail. |
Zodra de ondertekenaar klaar is, maakt Docs een ondertekende pdf aan en bewaart die in Drive, standaard in dezelfde map als het originele document. Bij die pdf hoort een bewijsspoor dat vastlegt wie tekende, op welk moment en vanaf welk e-mailadres.
Controleer het e-mailadres
Controleer altijd of je het verzoek naar het juiste e-mailadres stuurt. De ondertekenlink is gekoppeld aan dat adres, dus een typefout betekent dat de verkeerde persoon kan tekenen of dat de bedoelde ondertekenaar de link nooit ontvangt.
Beschikbaarheid en alternatieven
De eSignature-functie is onderdeel van Google Workspace en de beschikbaarheid hangt af van je abonnement. De functie zit zonder extra kosten in onder meer Business Standard en Plus, de Enterprise-edities, Education Plus en Workspace Individual. Een beheerder kan eSignature voor de organisatie aan- of uitzetten.
Heb je de ingebouwde functie niet, dan zijn er twee praktische routes:
- Add-on uit de Marketplace. Installeer een ondertekenadd-on uit de Workspace Marketplace die met Docs en Drive integreert, bijvoorbeeld een gevestigde dienst die je organisatie al gebruikt.
- Export naar pdf. Voor een eenvoudige ondertekening kun je het document exporteren naar pdf en via een externe dienst laten tekenen.
Is een elektronische handtekening rechtsgeldig?
In veel landen, waaronder Nederland, is een elektronische handtekening rechtsgeldig voor de meeste overeenkomsten. Voor sommige documenten gelden strengere eisen, bijvoorbeeld een gekwalificeerde handtekening; raadpleeg bij twijfel een juridisch adviseur.
Heeft de ondertekenaar een Google-account nodig?
Nee. De ondertekenaar opent de e-maillink in een browser en tekent rechtstreeks op de pagina, ook zonder Google-account.
Waar wordt de ondertekende versie bewaard?
De ondertekende pdf met audittrail komt in je Google Drive te staan, standaard in dezelfde map als het originele document, en is ook per e-mail beschikbaar voor beide partijen.
Kan ik meerdere ondertekenaars toevoegen?
Ja. Je kunt maximaal 10 ondertekenaars aan één verzoek toevoegen, elk met hun eigen velden.
Hoeveel velden kan ik in één document plaatsen?
Je kunt maximaal 200 velden van alle types samen in één document plaatsen.
Kan ik herinneringen sturen aan iemand die nog niet getekend heeft?
Ja. Bij het versturen kun je automatische herinneringen inschakelen zodat de ondertekenaar een seintje krijgt zolang het verzoek openstaat.
Elektronisch ondertekenen houdt je proces snel en papierloos. Voeg duidelijke velden toe, stuur het verzoek naar het juiste adres en bewaar de ondertekende pdf met audittrail als bewijs.