Waarom Docs voor offertes
Google Docs biedt drie grote voordelen boven Word of een losse PDF-tool: real-time samenwerking (jij en je manager passen tegelijk aan), versiegeschiedenis (je ziet altijd wat er is gewijzigd en kunt terug) en directe koppeling met je Drive zodat de offerte altijd bereikbaar is.
Met een goed sjabloon ben je in vijf minuten klaar met een gepersonaliseerde offerte voor een nieuwe klant.
Bewaar je sjabloon op een vaste plek
Zet je offerte-sjabloon in een gedeelde Sjablonen-map in Google Drive. Kopieer het bestand voor elke nieuwe offerte zodat het origineel altijd intact blijft.
Het sjabloon opbouwen
Een goede offerte bevat in de praktijk deze onderdelen:
- Voorpagina: logo, klantnaam, datum, offertenummer en geldigheidsperiode.
- Samenvatting: twee alinea's over de klantsituatie en jouw oplossing.
- Diensten en prijzen: een tabel met omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaal.
- Tijdlijn: wanneer start het project en wanneer wordt het opgeleverd.
- Voorwaarden: betalingstermijn, annuleringsbeleid en eigendom.
- Ondertekening: naam en handtekeningveld voor klant en leverancier.
Gebruik in Docs Stijlen (Koptekst 1, Koptekst 2) voor consistente opmaak en voeg een automatische inhoudsopgave toe via Invoegen > Inhoudsopgave.
Offerte-sjabloon aanmaken
- Open een nieuw Google Docs-document en ga naar Bestand > Pagina-instelling. Stel de marges in op 2 cm aan alle kanten.
- Voeg je logo in via Invoegen > Afbeelding > Uploaden van computer.
- Maak een tabel voor de prijsopgave via Invoegen > Tabel en kies bijvoorbeeld 5 kolommen breed.
- Houd plekken voor klantnaam en datum makkelijk vindbaar zodat je ze later snel vervangt met Bewerken > Zoeken en vervangen (Ctrl+H).
- Ga naar Bestand > Naam wijzigen en noem het bestand
[SJABLOON] Offerte vJJJJMM. - Verplaats het bestand naar je gedeelde Sjablonen-map via Bestand > Verplaatsen.
Prijstabel met automatische berekening
Docs is geen Sheets, maar je kunt een eenvoudige prijstabel maken die er professioneel uitziet. Wil je automatische berekeningen, koppel dan een stuk Sheets in.
Live prijstabel uit Sheets invoegen
- Maak de prijsberekening in een apart Google Sheets-tabblad.
- Selecteer de tabel in Sheets en kopieer met Ctrl+C.
- Plak in Docs via Bewerken > Plakken speciaal > Gekoppelde spreadsheet plakken.
Nu bevat de Docs-offerte een live tabel. Pas je de prijs in Sheets aan, dan kun je de tabel in Docs bijwerken met de knop Bijwerken die verschijnt zodra je de gekoppelde tabel selecteert.
Huisstijl toepassen
Sla je huisstijl op als documentstijl zodat je hem in elk nieuw document hergebruikt.
- Stel lettertype, koptekstkleur en alinea-afstand in zoals je ze wilt.
- Klik op Opmaak > Alineastijlen > Opties > Sla op als mijn standaardstijlen.
Wil je dezelfde huisstijl voor een heel team, gebruik dan bedrijfssjablonen in de sjablonengalerij. Een Workspace-beheerder beheert deze via de Admin Console, waarna teamleden ze terugvinden onder Bestand > Nieuw > Van een sjabloon.
PDF exporteren en versturen
Exporteer de definitieve offerte als PDF via Bestand > Downloaden > PDF-document (.pdf). Geef de PDF een logische naam, bijvoorbeeld Offerte_2026_KlantNaam_v1.pdf.
Verstuur de PDF als bijlage via Gmail. Overweeg daarnaast om de Docs-link te delen als de klant feedback wil geven via opmerkingen, dat scheelt een heen-en-weer aan e-mails.
Native e-handtekening in Workspace
Google Workspace heeft tegenwoordig een ingebouwde e-handtekening. Start een tekenverzoek vanuit het document via Hulpprogramma's > E-handtekening, voeg tot tien ondertekenaars toe en de getekende versie plus audit-trail wordt automatisch in Drive opgeslagen. De functie zit in de meeste betaalde abonnementen, zoals Business Standard en Plus, Enterprise Starter, Standard en Plus en Education Plus. Heb je een instapabonnement zonder deze functie, dan kun je een add-on als Dropbox Sign (voorheen HelloSign) of DocuSign uit de Google Workspace Marketplace gebruiken.
Stuur altijd een definitieve versie
Deel een offerte ter ondertekening pas als de inhoud klopt. Wijzig je achteraf de prijs in een al getekend document, dan is de handtekening juridisch waardeloos. Vergrendel de inhoud door als PDF te versturen of het tekenproces via E-handtekening te starten.
Hoe maak ik automatisch een oplopend offertenummer?
Gebruik een vaste opbouw in je bestandsnaam, zoals 2026-001 en 2026-002. Voor echte automatisering koppel je je offerteproces aan een Sheets-register dat het hoogste nummer ophoogt met een MAX-formule.
Kan ik een offerte direct in Docs laten ondertekenen?
Ja. Google Workspace heeft een native e-handtekening onder Hulpprogramma's > E-handtekening in de betaalde abonnementen. Zit die functie niet in jouw abonnement, installeer dan een add-on via Uitbreidingen > Add-ons > Add-ons downloaden en zoek op eSign, Dropbox Sign of DocuSign.
Hoe bescherm ik de offerte tegen wijzigingen door de klant?
Deel het document met de klant als Alleen lezen of stuur de PDF. Zo kan de klant wel reageren via opmerkingen, maar de tekst niet aanpassen.
Kan ik de prijstabel beveiligen en de rest bewerkbaar houden?
Niet binnen Docs zelf. Maak de prijstabel in Sheets met bladbeveiliging en plak de uitkomst als gekoppelde tabel in Docs.
Hoeveel ondertekenaars kan een e-handtekening-verzoek aan?
Je kunt maximaal tien ondertekenaars toevoegen aan een verzoek via de native E-handtekening van Workspace.
Hoe houd ik mijn huisstijl consistent over alle offertes?
Sla je opmaak op als standaardstijl en werk vanuit een vast sjabloon in een gedeelde Sjablonen-map. Voor een heel team beheert een Workspace-beheerder bedrijfssjablonen via de Admin Console.