Een Google Docs-document publiceren als webpagina is handig wanneer je inhoud breed wilt delen zonder dat lezers het document zelf hoeven te openen of bewerkrechten krijgen. Docs maakt een schone, openbare webversie met een eigen link. Iedereen met die link leest de inhoud in zijn browser, zonder Google-account en zonder toegang tot je originele document.
Wat publiceren op het web doet
Publiceren op het web is iets anders dan delen. Bij delen geef je toegang tot het document zelf met een rol als lezer of bewerker. Bij publiceren maak je een aparte, openbare webpagina van de inhoud.
Het verschil in een notendop:
- Delen geeft toegang tot het bewerkbare document met rollen
- Publiceren maakt een losse, alleen-lezen webversie met een openbare link
- Lezers van de webversie zien geen opmerkingen, suggesties of bewerkmogelijkheden
- Je origineel blijft privé en los van de gepubliceerde versie
Openbaar voor iedereen met de link
De gepubliceerde versie is openbaar voor iedereen met de link, ook zonder Google-account. Dat maakt het ideaal voor handleidingen, nieuwsbrieven of openbare informatie, maar ongeschikt voor vertrouwelijke documenten.
Een document publiceren
Het publiceren zelf gaat snel en levert je direct een deelbare link op.
Publiceren op het web
- Open het document dat je wilt publiceren
- Klik op Bestand
- Ga naar Delen en kies Publiceren op het web
- Kies tussen een link of ingesloten code
- Klik op Publiceren en bevestig
- Kopieer de openbare link en deel hem waar je wilt
Je kunt kiezen tussen een gewone link naar de webpagina of ingesloten code waarmee je het document in een andere website plaatst. Voor de meeste gevallen volstaat de link.
Automatisch bijwerken instellen
Standaard beweegt de gepubliceerde versie mee wanneer je het document aanpast. Soms wil je dat juist niet, bijvoorbeeld bij een vastgestelde versie. Je hebt grofweg twee manieren om hiermee om te gaan:
- Automatisch bijwerken (standaard): elke wijziging in je document verschijnt na korte tijd ook in de gepubliceerde webversie. Handig voor levende documenten zoals een doorlopende handleiding.
- Vaste versie: wil je dat de webversie niet meebeweegt, dan open je Gepubliceerde content en instellingen en haal je het vinkje weg bij Automatisch opnieuw publiceren wanneer er wijzigingen worden gedaan. De webversie blijft dan staan zoals op het moment van publiceren.
Kies bewust per documenttype
Voor een nieuwsbrief of aankondiging die af is, zet je automatisch bijwerken uit, zodat een latere tikfout-correctie in je werkversie de gepubliceerde versie niet ongemerkt verandert. Voor een levende handleiding laat je het juist aanstaan.
Publicatie intrekken
Wil je de webpagina offline halen, dan trek je de publicatie in. De openbare link werkt daarna niet meer.
Publicatie stoppen
- Open het document
- Klik op Bestand
- Ga naar Delen en Publiceren op het web
- Klik op Gepubliceerde content en instellingen
- Klik op Publicatie ongedaan maken
- De openbare link werkt niet meer
Een link kan blijven rondgaan
Houd er rekening mee dat een gepubliceerde pagina door zoekmachines geindexeerd kan worden en dat mensen de link kunnen hebben gekopieerd. Trek je de publicatie in, dan stopt de officiele link, maar gegevens die al openbaar stonden kunnen elders gekopieerd zijn. Publiceer dus nooit vertrouwelijke informatie.
Hebben lezers een Google-account nodig?
Nee, dat is juist het voordeel van publiceren. Iedereen met de link opent de webpagina zonder Google-account.
Kunnen lezers het document bewerken?
Nee, de gepubliceerde versie is alleen-lezen. Lezers zien de inhoud maar hebben geen toegang tot je bewerkbare origineel.
Wordt de webversie automatisch bijgewerkt?
Standaard wel. Je kunt dit uitzetten via Gepubliceerde content en instellingen als je een vaste versie wilt tonen.
Kan ik publiceren weer ongedaan maken?
Ja, via Publiceren op het web kies je Publicatie ongedaan maken, waarna de openbare link niet meer werkt.
Wat is het verschil tussen publiceren en gewoon delen?
Bij delen geef je toegang tot het bewerkbare document met rollen als lezer of bewerker. Bij publiceren maak je een losse, alleen-lezen webpagina van de inhoud, los van je origineel.
Kan ik het gepubliceerde document op mijn eigen site tonen?
Ja, kies bij het publiceren voor ingesloten code in plaats van een link. Die HTML-code plak je in je eigen webpagina om het document daar te tonen.
Publiceren op het web is de snelste manier om Docs-inhoud breed toegankelijk te maken. Gebruik het voor openbare informatie, kies bewust of de webversie meebeweegt en publiceer nooit iets vertrouwelijks, want de link is voor iedereen toegankelijk.