Digitaal ondertekenen met Google Docs eSignature maakt het printen, tekenen en scannen van documenten overbodig. Rechtstreeks in Google Documenten vraag je een handtekening aan, volg je de status en krijg je een getekende PDF terug. In dit artikel lees je hoe eSignature werkt en wanneer het de juiste keuze is.
Wat is eSignature in Google Documenten
eSignature is de ingebouwde mogelijkheid om in Google Documenten handtekeningvelden toe te voegen en een document ter ondertekening te versturen. De ondertekenaar vult zijn naam en handtekening in, en jij krijgt een getekende kopie en een audittrail met wie wanneer heeft getekend.
Je kunt eSignature gebruiken voor Google Documenten en voor PDF-bestanden die in je Drive staan. Aan het einde van de getekende PDF voegt Google automatisch een audittrailpagina toe met tijdstempels en de gegevens van aanvrager en ondertekenaars.
Geen aparte tekensoftware nodig
eSignature werkt rechtstreeks vanuit je document. Je hoeft geen aparte tekensoftware te openen of het document te exporteren naar een ander programma.
In welke abonnementen zit eSignature
Sinds 2024 is eSignature breed beschikbaar binnen Google Workspace. In juni 2026 zit de functie onder meer in Business Standard en Business Plus, in de meeste Enterprise-abonnementen en in Education Plus, en ook in Google Workspace Individual. Het abonnement Business Starter heeft de functie niet. Zie je eSignature niet in je document, controleer dan je abonnement of vraag je beheerder of de functie voor jouw organisatie is ingeschakeld.
Een document ter ondertekening sturen
Het aanvragen van een handtekening kost een paar stappen. Je bereidt het document voor, plaatst de velden en verstuurt het naar de ondertekenaar.
Een handtekening aanvragen met eSignature
- Open het document of de PDF in Google Documenten of Drive dat ondertekend moet worden.
- Klik in een document op Extra en kies eSignature. Open je een PDF in Drive, klik dan op het menu en kies eSignature.
- Voeg velden toe voor handtekening, naam, initialen en datum.
- Wijs elk veld toe aan de juiste ondertekenaar via het e-mailadres.
- Klik op Aanvragen en verstuur het document naar de ondertekenaars.
- Volg de status en ontvang de getekende PDF met audittrail als alles rond is.
Werk met sjablonen voor terugkerende documenten
Heb je vaak hetzelfde type contract of offerte, maak er dan een sjabloon van met de velden er al in. Zo hoef je alleen de inhoud aan te passen en is het document met een paar klikken verzendklaar.
Status volgen en bewaren
Nadat je het document hebt verstuurd, zie je in Documenten of het nog wacht op ondertekening of al getekend is. Zodra alle partijen hebben getekend, krijg je een melding en wordt de getekende PDF opgeslagen in de map waarin het origineel stond, of in je Drive. Ook elke ondertekenaar krijgt een eigen kopie in zijn Drive.
Bewaar getekende documenten geordend
Ondertekende documenten zijn belangrijke bewijsstukken. Bewaar ze geordend in een gedeelde Drive met beperkte toegang, zodat je ze terugvindt en alleen de juiste mensen erbij kunnen.
Wanneer is eSignature genoeg
Voor veel zakelijke documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen en interne akkoorden is eSignature prima. Voor documenten met strenge juridische eisen, zoals een gekwalificeerde elektronische handtekening, kan een gespecialiseerde dienst nodig zijn. Het onderstaande overzicht helpt je kiezen.
| Vorm | Wanneer gebruiken |
|---|---|
| eSignature in Documenten | Offertes, akkoorden en de meeste zakelijke stukken |
| Gespecialiseerde tekendienst | Strenge juridische of wettelijke eisen, gekwalificeerde handtekening |
| Natte handtekening op papier | Alleen waar dat echt wettelijk verplicht is |
Het hele proces verloopt in een paar duidelijke fasen: voorbereiden, velden plaatsen, versturen, status volgen en de getekende versie geordend bewaren. Houd die volgorde aan, dan blijft het overzichtelijk.
Meerdere ondertekenaars en volgorde
Veel documenten moeten door meer dan een persoon worden getekend, bijvoorbeeld een contract tussen twee partijen of een interne goedkeuring met meerdere akkoorden. Met eSignature kun je velden toewijzen aan maximaal tien ondertekenaars, zodat iedereen alleen zijn eigen velden invult. Ondertekenaars hebben geen Google-account nodig: ze openen de link in een browser en tekenen direct op de pagina. Bedenk vooraf in welke volgorde er getekend moet worden en of iedereen tegelijk of na elkaar aan de beurt is. Voor een opdrachtbevestiging tekent vaak eerst de klant en daarna jij ter bevestiging. Door de ondertekenaars en hun velden zorgvuldig in te stellen, voorkom je dat een document terugkomt omdat iemand op de verkeerde plek heeft getekend of een veld heeft gemist.
Een ondertekenproces dat werkt
Een soepel ondertekenproces bespaart tijd en voorkomt misverstanden. Maak in de begeleidende mail duidelijk wat je van de ondertekenaar verwacht en binnen welke termijn. Houd documenten kort en zorg dat de te tekenen velden makkelijk te vinden zijn. Volg openstaande verzoeken op met een vriendelijke herinnering als het lang stil blijft. Bewaar getekende documenten meteen geordend, zodat je ze terugvindt wanneer je ze nodig hebt. Door het proces vast en herkenbaar te maken, weten zowel jij als je klanten wat ze kunnen verwachten, en wordt digitaal ondertekenen een vanzelfsprekend onderdeel van zakendoen in plaats van een uitzondering.
Is een handtekening via eSignature rechtsgeldig?
Voor de meeste zakelijke afspraken is een elektronische handtekening rechtsgeldig. Voor specifieke gevallen met strenge wettelijke eisen kan een gekwalificeerde handtekening van een gespecialiseerde dienst nodig zijn. Raadpleeg bij twijfel een jurist.
Kan de ontvanger ook zonder Google-account tekenen?
Ja. De ontvanger krijgt een verzoek per mail, opent de link in een browser en tekent direct op de pagina. Een Google-account is niet vereist.
Hoeveel ondertekenaars kan ik toevoegen?
Je kunt aan een verzoek tot tien ondertekenaars toewijzen. Elk veld koppel je aan het e-mailadres van een specifieke ondertekenaar.
In welke abonnementen zit eSignature?
De functie zit in de meeste Workspace-abonnementen, waaronder Business Standard en Plus en de Enterprise-pakketten, en in Workspace Individual. Business Starter heeft de functie niet. Controleer je abonnement of vraag het je beheerder.
Waar vind ik het getekende document terug?
Na ondertekening krijg je een melding en wordt een getekende PDF met audittrail opgeslagen in je Drive. Ook elke ondertekenaar ontvangt een eigen kopie.
Werkt eSignature ook voor PDF-bestanden?
Ja. Naast Google Documenten kun je sinds eind 2024 ook PDF-bestanden die in je Drive staan ter ondertekening versturen.
Sneller zaken doen
Met eSignature teken je documenten snel en zonder printer. Wil je je documentatie en samenwerking breder op orde brengen, lees dan Kennis delen en documenteren in Google Workspace.