NDA's en standaardcontracten in Docs
Non-disclosure agreements (NDA's) en andere standaardcontracten zijn terugkerende documenten in elke juridische praktijk. Een efficiënt beheersysteem in Google Workspace bespaart tijd en vermindert het risico op het gebruik van verouderde versies.
Het systeem bestaat uit drie lagen: sjablonen als vertrekpunt, een werkmap voor actieve contracten en een archiefmap voor ondertekende exemplaren.
Bescherm je sjablonen tegen wijzigingen
Maak sjablonen altijd als alleen-lezenbestand in een aparte map. Medewerkers kopiëren het sjabloon voor elk nieuw contract. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk het sjabloon zelf aanpast.
Sjablonen aanmaken en beheren
Maak een gedeelde Drive-map aan met de naam Contractsjablonen. Voeg een sjabloon toe voor elk veelgebruikt contracttype:
- NDA (wederzijds en eenzijdig).
- Opdrachtovereenkomst.
- Geheimhoudingsverklaring voor medewerkers.
- Samenwerkingsovereenkomst.
- Licentieovereenkomst.
Stel de toegang voor de sjablonenmap in op Lezer voor alle medewerkers. Alleen de contractbeheerder of juridisch verantwoordelijke mag sjablonen bewerken.
Voeg aan elk sjabloon een koptekst toe met versienummer, datum van laatste update en naam van de verantwoordelijke. Zo zie je in één oogopslag of je met de actuele versie werkt.
Werkproces voor een nieuw NDA
Nieuw NDA opstellen en versturen
- Open de map Contractsjablonen in Drive.
- Klik met de rechtermuisknop op het gewenste sjabloon en kies Een kopie maken.
- Hernoem de kopie volgens het patroon
[Jaar] - NDA - [Partijnaam]. - Verplaats de kopie naar de map Actieve contracten.
- Pas het document aan: vul namen, datum en specifieke bepalingen in.
- Laat de tekst beoordelen door de verantwoordelijke advocaat.
- Stuur het contract via eSignature in Docs of via een externe dienst ter ondertekening.
- Verplaats het ondertekende exemplaar naar Ondertekend archief en zet de rechten terug naar Lezer.
eSignature zit standaard in de meeste betaalde plannen
De ingebouwde eSignature van Google Docs is in juni 2026 algemeen beschikbaar op onder andere Business Standard en Plus, Enterprise Starter, Standard en Plus, en Education Plus. Op Business Starter en de gratis persoonlijke Gmail-versie ontbreekt de functie. Werk je op zo'n plan, gebruik dan een externe handtekeningdienst die je via Drive koppelt.
Contracten organiseren in Drive
Gebruik een gestructureerde Drive-hiërarchie:
Gedeelde Drive - Contracten
├── Sjablonen (Leestoegang)
├── Actieve contracten (Bewerktoegang behandelaars)
│ ├── 2026 - NDA - Bedrijf XYZ
│ └── 2026 - Opdracht - Klant ABC
├── Ter ondertekening (Leestoegang team)
└── Ondertekend archief (Leestoegang)
Hanteer een consistent naamgevingsbeleid, bijvoorbeeld [Jaar] - [Type] - [Partij]. Eenduidige namen maken je archief doorzoekbaar en voorkomen dubbele of zoekgeraakte contracten.
Versiebeheer van contractonderhandelingen
Bij contractonderhandelingen met wederpartijen gaan documenten meerdere keren heen en weer. Gebruik de ingebouwde versiegeschiedenis van Docs:
- Sla elke conceptversie op via Bestand > Versiegeschiedenis > Huidige versie een naam geven.
- Geef versies herkenbare namen, zoals
Ontwerp v1,Reactie wederpartij v1enTegenvoorstel v2. - Gebruik de Voorstellen-modus in Docs voor wijzigingen die de wederpartij aanbrengt, zodat jij ze expliciet kunt accepteren of weigeren.
Herinneringen voor verlengingen en vervaldatums
Contracten hebben doorgaans een looptijd. Stel Google Agenda-herinneringen in voor contractvervaldatums:
- 90 dagen voor de verloopdatum: herinnering om een verlenging te beoordelen.
- 30 dagen voor de verloopdatum: definitieve beslissing nodig.
Voeg contractvervaldatums daarnaast toe aan een centrale Sheets-tracker. Met een formule die de resterende looptijd berekent en conditional formatting die rijen kleurt zodra een contract bijna verloopt, mis je geen enkele deadline.
Leg toegang vast voordat je deelt
Controleer voor elk extern gedeeld contract wie er toegang heeft. Zet wederpartijen op Commenter wanneer je alleen opmerkingen wilt ontvangen, en op Bewerker als zij echt mogen meeschrijven. Trek de toegang in zodra de onderhandeling is afgerond.
Hoe voorkomen we dat twee medewerkers hetzelfde sjabloon tegelijk aanpassen?
Stel de sjablonenmap in op Leestoegang voor alle medewerkers. Alleen de contractbeheerder heeft bewerktoegang. Wijzigingsverzoeken lopen via Chat of e-mail naar de contractbeheerder.
Kan ik de wederpartij wijzigingen laten voorstellen in Docs?
Ja. Deel het document met de wederpartij via hun e-mailadres en stel de toegang in op Bewerker of Commenter. Bij Commenter kunnen ze opmerkingen toevoegen maar het document niet direct bewerken. Beoordeel altijd de versiegeschiedenis nadat je een extern bewerkt document terugkrijgt.
Hoe exporteer ik een Docs-contract naar Word voor de wederpartij?
Ga naar Bestand, dan Downloaden en kies Microsoft Word (.docx). Controleer de opmaak na de export, want complexe Docs-opmaak kan er in Word iets anders uitzien.
Werkt de ingebouwde eSignature op mijn Workspace-plan?
Dat hangt van je editie af. In juni 2026 zit eSignature in de meeste betaalde plannen, zoals Business Standard en Plus en de Enterprise-edities, maar niet in Business Starter of de gratis Gmail-versie. Ontbreekt de functie, gebruik dan een externe handtekeningdienst uit de Workspace Marketplace.
Hoe lang moeten we getekende NDA's bewaren?
Bewaar getekende NDA's ruim, doorgaans tot na het einde van de geheimhoudingsverplichting plus de geldende verjaringstermijn, zodat je bij een schending nog actie kunt ondernemen. Stem de exacte bewaartermijn af met je juridisch verantwoordelijke, omdat die per situatie en rechtsgebied verschilt.