Klantrapportages met Workspace

Klantrapportages efficiënt opzetten

Marketing- en reclamebureaus, consultants en managed service providers sturen maandelijks rapporten aan tientallen klanten. Zonder automatisering kost dat uren per rapport. Met Google Workspace automatiseer je het genereerproces, zodat je alleen nog de kwalitatieve analyse hoeft toe te voegen.

Rapportagestructuur

Een professionele klantrapportage bevat doorgaans deze onderdelen:

1. Samenvatting: drie tot vijf bullet points met de kern van de maand.
2. Belangrijkste resultaten: de meest relevante KPI's visueel weergegeven.
3. Campagneoverzicht: prestaties per actieve campagne.
4. Vergelijking: maand op maand en jaar op jaar.
5. Analyse: kwalitatieve duiding van opvallende resultaten.
6. Aanbevelingen: twee tot drie concrete acties voor de komende periode.
7. Bijlage: gedetailleerde data voor wie dieper wil duiken.

Sjabloon aanmaken in Docs

Maak het rapportagesjabloon met variabele velden tussen vierkante haken. Het script vervangt deze later automatisch:

# Maandrapportage [MAAND] [JAAR]

**Klant:** [KLANTNAAM]
**Periode:** [STARTDATUM] tot [EINDDATUM]
**Opgesteld door:** [CONSULTANT]
**Datum:** [RAPPORTAGEDATUM]

## Samenvatting

[SAMENVATTING_TEKST]

## Kernresultaten

| KPI | Doelstelling | Resultaat | Verschil |
|---|---|---|---|
| [KPI1] | [DOEL1] | [RESULTAAT1] | [VERSCHIL1] |

Sla het sjabloon op in een vaste Sjablonen-map in Drive en noteer het bestand-ID uit de URL. Dat ID heb je straks nodig in het script.

Grafieken vanuit Sheets insluiten

Voor elke klant heb je een Sheets-bestand met data. Sluit de belangrijkste grafieken live in het rapport in, zodat ze meebewegen met de bron.

Je kunt een grafiek ook invoegen via Invoegen > Diagram > Uit Spreadsheets als je liever vanuit Docs begint.

Geautomatiseerde rapportage via Apps Script

Voor meerdere klanten schrijf je een script dat het sjabloon kopieert, de variabelen invult en een PDF mailt:

function genereerMaandrapportage() {
  var ss = SpreadsheetApp.openById('KLANTEN_SHEETS_ID');
  var klanten = ss.getSheetByName('Klanten').getDataRange().getValues();
  var sjabloonId = 'DOCS_SJABLOON_ID';
  var rapportageMap = DriveApp.getFolderById('RAPPORTAGES_MAP_ID');

  for (var i = 1; i < klanten.length; i++) {
    var klantnaam = klanten[i][0];
    var email = klanten[i][1];
    var sheetsId = klanten[i][2];

    var kopie = DriveApp.getFileById(sjabloonId).makeCopy(
      klantnaam + ' - Rapport ' + Utilities.formatDate(new Date(), 'Europe/Amsterdam', 'MMMM yyyy'),
      rapportageMap
    );

    var doc = DocumentApp.openById(kopie.getId());
    var body = doc.getBody();
    body.replaceText('\\[KLANTNAAM\\]', klantnaam);
    body.replaceText('\\[MAAND\\]', Utilities.formatDate(new Date(), 'Europe/Amsterdam', 'MMMM'));
    body.replaceText('\\[JAAR\\]', Utilities.formatDate(new Date(), 'Europe/Amsterdam', 'yyyy'));
    doc.saveAndClose();

    var pdf = kopie.getAs('application/pdf');
    GmailApp.sendEmail(email, 'Maandrapportage ' + klantnaam, 'Zie bijlage.', {
      attachments: [pdf],
      name: 'Rapportageservice'
    });
  }
}

Installeer daarna een maandelijkse, tijdgestuurde trigger zodat het script automatisch op de eerste dag van elke maand draait.