Dealtracking met Sheets en Docs

Van eerste contact tot gesloten deal

Dealtracking gaat verder dan een spreadsheet bijhouden. Je wilt een systeem waarbij elk gesprek, elke offerte en elk contract herleidbaar is tot de oorspronkelijke opportunity. Met Google Sheets als basis en Docs voor de documenten bouw je zo'n systeem in minder dan een dag.

Het principe is simpel. Sheets bevat de feiten (waarde, fase, datum, eigenaar), Docs bevat de verhalen (offertecontext, afspraken, onderhandelingshistorie). De koppeling tussen beide zorgt dat je altijd in twee klikken van het dealoverzicht naar het juiste document gaat.

Het dealregister in Sheets

Naast de basiskolommen uit het CRM voeg je voor dealtracking een aantal kolommen toe:

De kolommen next_action en next_action_datum zijn cruciaal. Gebruik voorwaardelijke opmaak om rijen rood te kleuren als de datum voorbij is en de deal nog niet gesloten is. Een passende regel is Aangepaste formule is met =EN($G2<VANDAAG(); $E2<>"Gewonnen"; $E2<>"Verloren"), waarbij je de kolomletters aanpast aan je eigen layout.

Offertedocumenten koppelen

Maak voor elke deal een Google Docs-document vanuit een sjabloon. Dat kan handmatig, maar via Apps Script gaat het sneller en consistenter.

Statusflow visualiseren

Een visualisatie van de dealfases helpt het team zien waar de pipeline samentrekt. Gebruik een samenvattingstabel met COUNTIF en SUMIF en zet er een staafdiagram bij.

Fase           | Aantal                      | Waarde
Prospect       | =COUNTIF(E:E;"Prospect")    | =SUMIF(E:E;"Prospect";D:D)
Gekwalificeerd | =COUNTIF(E:E;"Gekwalificeerd") | =SUMIF(E:E;"Gekwalificeerd";D:D)
Voorstel       | =COUNTIF(E:E;"Voorstel")    | =SUMIF(E:E;"Voorstel";D:D)

Selecteer de samenvattingstabel en maak een grafiek via Invoegen > Grafiek. Kies een gestapeld staafdiagram als je zowel aantal als waarde naast elkaar wilt tonen.

Verloren deals analyseren

Verloren deals bevatten waardevolle informatie. Zorg dat reden_verlies een verplichte dropdown is met vaste opties, bijvoorbeeld: Prijs, Functionaliteit, Concurrent gekozen, Timing, Geen budget, Geen reactie en Intern project. Vaste opties houden de analyse schoon, want vrije tekst maakt een draaitabel waardeloos.

Analyseer maandelijks met een draaitabel:

1. Selecteer je Deals-tabblad.
2. Ga naar Invoegen > Draaitabel en plaats hem in een nieuw tabblad.
3. Zet reden_verlies in de rijen en voeg als waarden deal_id (als COUNTA) en waarde (als SUM) toe.

Zo zie je direct welke reden het meeste omzetverlies verklaart en waar je verkoopproces het meeste lekt.

Teamnotificaties bij statuswijziging

Gebruik Apps Script om een Google Chat-bericht te sturen zodra een deal naar de fase Gewonnen of Verloren gaat.

function onEdit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  if (sheet.getName() !== 'Deals') return;
  var faseKolom = 5;
  if (e.range.getColumn() !== faseKolom) return;
  var fase = e.value;
  if (fase !== 'Gewonnen' && fase !== 'Verloren') return;

  var rij = e.range.getRow();
  var dealNaam = sheet.getRange(rij, 3).getValue();
  var waarde = sheet.getRange(rij, 4).getValue();
  var webhookUrl = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('CHAT_WEBHOOK');
  var bericht = fase + ': ' + dealNaam + ' (' + waarde + ')';

  UrlFetchApp.fetch(webhookUrl, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    payload: JSON.stringify({ text: bericht })
  });
}

Sla de webhook-URL op via Project-instellingen > Scripteigenschappen zodat hij niet in de code staat. Zo voorkom je dat een gedeelde kopie van je Sheet de webhook lekt.

Integratie met de rest van je Workspace

• Koppel Google Calendar aan je next_action_datum via Apps Script, zodat acties automatisch in de agenda van de eigenaar verschijnen.
• Gebruik Google Meet voor verkoopgesprekken en sla de opnamelink op in een Activities-tab bij de bijbehorende deal.
• Genereer PDF-offertes uit je Docs-sjabloon via Bestand > Downloaden > PDF-document en hang die naast de bewerkbare versie.