Veel organisaties die met Rackspace e-mail begonnen, lopen na verloop van tijd tegen de grenzen aan. Ze willen meer dan alleen e-mail: samenwerken in documenten, bestanden delen, videovergaderen en alles geintegreerd onder een account. Google Workspace biedt dat als compleet pakket. In dit artikel lees je waarom Workspace een sterk alternatief is en hoe je de overstap aanpakt.
Waarom overstappen
Rackspace e-mail is een degelijke maar op zichzelf staande e-maildienst. Naarmate een organisatie groeit, ontstaat er behoefte aan meer: realtime samenwerken, opslag in de cloud, videobellen en een hechtere integratie tussen de tools. Google Workspace bundelt zakelijke e-mail met Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Meet, Agenda en Chat in een samenhangend geheel, beheerd vanuit een centrale beheerdersconsole.
Google Workspace tegenover Rackspace
Wat je extra krijgt
Waar Rackspace zich op e-mail concentreert, voegt Google Workspace een complete productiviteitssuite toe. Denk aan realtime samenwerken in Documenten en Spreadsheets, ruime opslag in Drive, videovergaderingen via Meet en krachtige zoekfunctionaliteit. Alles draait in de browser en op mobiel, zonder lokale installatie.
Op prijs ligt Google Workspace per gebruiker iets hoger dan een kale Rackspace e-mailbox. Tegenover dat verschil staat een veel breder pakket: je betaalt niet alleen voor e-mail, maar voor een volledige werkomgeving. Voor de meeste groeiende organisaties weegt de meerwaarde van samenwerking, opslag en videovergaderen ruimschoots op tegen het prijsverschil.
De overstap voorbereiden
Planmatig overstappen
- Inventariseer hoeveel gebruikers en postvakken je hebt en welke data mee moet.
- Kies een Google Workspace-abonnement dat past bij je opslag- en functiebehoefte.
- Verifieer je domein in de Google Beheerdersconsole.
- Maak voor elke gebruiker een account met licentie aan.
- Plan de e-mailmigratie en de DNS-omschakeling op een rustig moment.
E-mail, contacten en agenda meenemen
De e-mail zelf migreer je met de Data Migration Service in de beheerdersconsole, via een IMAP-koppeling met de Rackspace-server. Je contacten exporteer je vanuit de Rackspace-webmail als Gmail CSV en importeer je in Google Contacten. Agenda-afspraken uit Outlook neem je mee als ICS-bestand dat je in Google Agenda importeert. Zo komt je hele werkomgeving netjes over.
Zet de e-mailstroom pas om als de migratie klaar is
Wijzig de MX-records van je domein pas nadat de bestaande mailboxen zijn overgezet. Vanaf dat moment komt nieuwe post bij Google binnen. Draai daarna nog een laatste synchronisatieronde zodat berichten die tijdens de overgang nog bij Rackspace binnenkwamen alsnog meekomen. Zo voorkom je verloren of dubbel ogende post.
Veilig migreren
Werk met veilige toegang
Laat een migratie altijd verlopen via beheerde toegang en tijdelijke wachtwoorden of een speciaal migratieaccount. Deel geen wachtwoorden via onbeveiligde kanalen en trek de migratietoegang in zodra de overstap is afgerond. Houd Rackspace nog even actief tot je zeker weet dat alles correct in Workspace staat.
Is Google Workspace duurder dan Rackspace e-mail?
Per gebruiker ligt Workspace doorgaans iets hoger dan een losse Rackspace-mailbox. Daar staat een compleet pakket tegenover met Drive, Documenten, Meet en Agenda, waardoor de prijs per geboden functie vaak juist gunstiger uitvalt.
Raak ik tijdens de overstap e-mail kwijt?
Nee, mits je de juiste volgorde aanhoudt. Migreer eerst de bestaande post, zet daarna pas de MX-records om en draai een laatste synchronisatieronde. Zo komt alle e-mail mee zonder verlies.
Kan ik mijn huidige e-mailadressen behouden?
Ja. Zolang je je domein in Google Workspace verifieert, behoud je dezelfde adressen, bijvoorbeeld naam@bedrijf.nl. Alleen de onderliggende dienst verandert van Rackspace naar Google.
Hoeveel werk is de migratie?
Voor een handvol gebruikers is het een kwestie van enkele uren met de Data Migration Service, een CSV-import voor contacten en een ICS-import voor agenda's. Bij veel gebruikers of grote postvakken loont het de overstap in fasen te plannen of een migratiepartner in te schakelen.