Tijdregistratie in een advocatenpraktijk
Accurate tijdregistratie is de basis van de facturatie in een advocatenpraktijk die op urenbasis werkt. Een goed systeem moet laagdrempelig zijn, want anders wordt het niet bijgehouden, het moet accuraat zijn en het moet een eenvoudige export bieden voor de facturatie.
Google Sheets biedt een flexibel tijdregistratiesysteem dat je zelf kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van je kantoor, zonder licentiekosten.
Wanneer kies je toch dedicated software
Voor grotere kantoren met meerdere advocaten loont gespecialiseerde software zoals Clio, PracticePanther of TimeSolv. Die bundelen tijdregistratie, dossierbeheer en facturatie in een platform, met gebruikersisolatie en audit-trail. Het Sheets-systeem hieronder is het meest geschikt voor kleine kantoren en eenmanszaken.
Sheets-structuur voor tijdregistratie
Maak een Google Sheet aan met meerdere tabbladen. Houd de kolomvolgorde aan zoals hieronder, want de VLOOKUP-formules verderop verwijzen naar deze kolommen.
Tabblad Uren (kolom A tot en met K):
| Kolom | Veld |
|---|---|
| A | Datum |
| B | Medewerker |
| C | Dossiernummer |
| D | Cliëntnaam (automatisch) |
| E | Activiteitscode |
| F | Bestede tijd (decimaal, 0.5 = 30 minuten) |
| G | Beschrijving |
| H | Tarief per uur (automatisch) |
| I | Bedrag (automatisch) |
| J | Declarabel (ja/nee) |
| K | Gefactureerd (ja/nee) |
Tabblad Dossiers (kolom A tot en met E):
| Kolom | Veld |
|---|---|
| A | Dossiernummer |
| B | Cliëntnaam |
| C | Tarief per uur |
| D | Behandelend advocaat |
| E | Status (Actief/Gesloten) |
Tabblad Activiteitscodes:
- Code, bijvoorbeeld CP voor cliëntoverleg, BR voor brief, RZ voor rechtszitting.
- Beschrijving.
Tijdinvoer via Google Forms
Maak een Google Form voor snelle tijdinvoer. Dat maakt het makkelijker voor advocaten om uren bij te houden via telefoon of tablet, ook onderweg of in de rechtbankgang. Velden:
- Datum, met vandaag als standaardwaarde.
- Dossiernummer, als keuzelijst die je voedt vanuit het Dossiers-tabblad.
- Activiteitscode, als keuzelijst.
- Beschrijving, als vrij tekstveld.
- Bestede tijd, als getal in decimalen.
De inzendingen landen automatisch in een gekoppeld antwoordtabblad. Verwijs vanuit het Uren-tabblad naar dat antwoordtabblad, of laat een Apps Script-trigger de rij naar Uren kopiëren, zodat je formules en opmaak intact blijven.
Decimalen in plaats van klokuren
Laat advocaten tijd invoeren in decimalen (0.25, 0.5, 0.75, 1.0) en niet als uu:mm. Decimalen rekenen direct door in de bedrag-formule zonder tijdconversie, en een keuzelijst met vaste stappen voorkomt typfouten.
Dossiergegevens automatisch invullen
Met VLOOKUP haal je de cliëntnaam, het tarief en het bedrag op zodra het dossiernummer is ingevuld. Vul de formules in rij 2 in en kopieer ze naar beneden.
Urenregistratie koppelen aan dossiernummer
- Zet in kolom D (Cliëntnaam):
=IFERROR(VLOOKUP(C2; Dossiers!$A:$E; 2; ONWAAR); ""). - Zet in kolom H (Tarief):
=IFERROR(VLOOKUP(C2; Dossiers!$A:$E; 3; ONWAAR); 0). - Zet in kolom I (Bedrag):
=ALS(C2=""; ""; F2*H2). - Stel voorwaardelijke opmaak in: kleur rijen waar kolom K (Gefactureerd) gelijk is aan
Neelichtgeel, zodat openstaande uren opvallen.
In Sheets met Engelse functienamen gebruik je VLOOKUP(...; FALSE) en IF(...). De puntkomma als argumentscheiding hoort bij een Nederlandse landinstelling, bij een Engelse instelling gebruik je een komma.
Maandoverzicht en facturatiebasis
Maak een draaitabel op een tabblad Facturatie met het Uren-tabblad als bron:
- Rijen: Dossiernummer en Cliëntnaam.
- Waarden: som van Bestede tijd en som van Bedrag.
- Filters: Gefactureerd is gelijk aan
Neeen Declarabel is gelijk aanJa.
Dit geeft per dossier het totaal niet-gefactureerde declarabele uren met het bijbehorende bedrag. Exporteer het als PDF voor de cliënt of de boekhouder, of gebruik het als basis voor je factuurprogramma.
Na facturatie zet je de betrokken rijen in het Uren-tabblad op Gefactureerd is Ja, zodat ze niet dubbel worden meegenomen. Ververs daarna de draaitabel.
Voorkom dubbel factureren
Markeer uren pas als gefactureerd nadat de factuur daadwerkelijk is verstuurd, en doe dat in een vaste maandelijkse handeling. Een draaitabel ververst niet automatisch, dus klik na het bijwerken altijd op verversen voordat je een nieuw overzicht uitdraait.
Samenvatting per medewerker
Maak een tweede draaitabel voor het kantooroverzicht:
- Rijen: Medewerker.
- Kolommen: Maand of kwartaal.
- Waarden: som van Bestede tijd.
Dit geeft inzicht in de declarabele inzet per medewerker en helpt bij capaciteitsplanning. Zet er een tweede waarde naast op basis van Declarabel om de verhouding declarabel tegenover niet-declarabel te zien.
Hoe ga ik om met reistijd of niet-declarabele uren?
Registreer ze wel, maar zet de kolom Declarabel op Nee. Zo houd je reistijd en intern overleg zichtbaar voor interne analyse, terwijl het draaitabelfilter ze uitsluit van de facturatiebasis.
Kan ik de Sheets-tijdregistratie koppelen aan mijn boekhoudprogramma?
Via export werkt het altijd: exporteer het maandoverzicht als CSV en importeer het in je boekhouding. Sommige pakketten zoals Exact en Twinfield laten zich ook via Zapier of Make aan Google Sheets koppelen voor een automatische doorzet.
Hoe zorg ik dat medewerkers alleen hun eigen uren zien?
Binnen één spreadsheet is dat beperkt mogelijk. Je kunt kolommen of bereiken vergrendelen met beschermde bereiken, maar echte gebruikersisolatie per advocaat vraagt om een aparte spreadsheet per persoon of om dedicated software.
Is het systeem geschikt voor opdrachten met een vaste prijs?
Ja. Registreer de uren ook bij een vaste prijs voor interne analyse, zet het tarief op 0 voor die dossiers en gebruik een aparte kolom of tabblad voor de afgesproken projectprijs.
Hoe voorkom ik dat formules breken als rijen via Forms binnenkomen?
Laat Forms in een eigen antwoordtabblad schrijven en verwijs daar met formules naartoe, of kopieer rijen met Apps Script naar Uren. Plak nooit handmatig over de antwoordrijen heen, want Forms voegt nieuwe regels onderaan toe en kan jouw formules verschuiven.
Hoe rond ik tijd af volgens een minimale eenheid?
Veel kantoren factureren per zes minuten (0.1 uur). Laat de keuzelijst alleen veelvouden van 0.1 toe, of rond af in de bedrag-formule met =AFRONDEN.BOVEN(F2; 1)/10 op een hulpkolom voordat je vermenigvuldigt met het tarief.